Które umowy JST nie trafią do Centralnego Rejestru Umów

Od 1 lipca 2026 r. kierownicy jednostek sektora finansów publicznych będą zobowiązani do udostępniania informacji o zawieranych umowach w Centralnym Rejestrze Umów JSFP. Obowiązek obejmuje szeroki katalog podmiotów: od urzędów gmin po SPZOZ. Zanim jednak jednostka zacznie wprowadzać dane do rejestru, warto wiedzieć, które umowy nie podlegają publikacji w CRU JSFP.

Centralny rejestr umów, jednostki samorządu terytorialnego, CRU JSFP,

Centralny Rejestr Umów JSFP w JST – czy obowiązki w tym zakresie można powierzyć skarbnikowi »

Faktura to nie umowa - podstawowy błąd przy ocenie obowiązku rejestracji w CRU JSFP

CRU JSFP obejmuje wyłącznie umowy w rozumieniu art. 7 pkt 32 Prawa zamówień publicznych, czyli umowy odpłatne, których przedmiotem jest nabycie robót budowlanych, dostaw lub usług. Faktury, rachunki i paragony nie są umowami w rozumieniu przepisów prawa i nie podlegają publikacji w rejestrze. To rozróżnienie jest kluczowe: sama faktura potwierdza należność, ale - jak wskazuje orzecznictwo sądów - nie stanowi dowodu zawarcia umowy. Błąd w kwalifikacji dokumentu może prowadzić albo do niepotrzebnego ujawniania danych, albo do przeoczenia rzeczywistego obowiązku.

Forma zawarcia umowy a obowiązek wpisu do CRU JSFP

Rejestracji podlegają umowy zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub innej formie szczególnej. Pozornie prosta zasada kryje poważne pułapki. Wymiana między stronami skanów jednostronnie podpisanych dokumentów nie jest formą pisemną - to forma dokumentowa. Forma pisemna wymaga odręcznego podpisu obu stron na tym samym dokumencie. Z kolei forma elektroniczna w rozumieniu Kodeksu cywilnego to wyłącznie dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym - podpis zaufany ani profil ePUAP nie spełniają tego wymogu. Nieprawidłowe określenie formy może prowadzić do błędnej oceny, czy obowiązek w ogóle powstał.

Wyłączenia z obowiązku publikacji - kto nie wpisuje umów do CRU JSFP

Ustawa wprost wyłącza z obowiązku publikacji umowy zawierane przez: Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencję Wywiadu, Służbę Kontrwywiadu Wojskowego, Służbę Wywiadu Wojskowego i CBA, placówki zagraniczne RP oraz jednostki organizacyjne podległe Ministrowi Obrony Narodowej. Wyłączeniu podlegają też umowy dotyczące zamówień w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa oraz czynności operacyjno-rozpoznawczych finansowanych z funduszu operacyjnego. Odrębnie traktowane są umowy o świadczenia opieki zdrowotnej - te publikuje Narodowy Fundusz Zdrowia we własnym systemie.

Ustalenie, czy konkretna umowa podlega obowiązkowi rejestracji w CRU JSFP, wymaga więc zbadania trzech warunków jednocześnie: czy dokument jest umową w rozumieniu Pzp, w jakiej formie został zawarty oraz czy nie zachodzi wyłączenie podmiotowe lub przedmiotowe. - znajdziesz w pełnej wersji artykułu.

Oprac. Agata Wróbel

Na podstawie artykułu Centralny Rejestr Umów JSFP od podstaw Magdaleny Grotkiewicz