Interpretacja indywidualna z dnia 30 lipca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.502.2026.2.PR

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 24 lipca 2026 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

… (dalej również jako: „Wnioskodawca” lub „…”) stanowi aparat pomocniczy organu wykonawczego … i jest samorządową jednostką sfery budżetowej w rozumieniu rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190, dalej jako: „Rozporządzenie”).

Wnioskodawca jest pracodawcą w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277, dalej: „Kodeks pracy”) oraz płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, na którym ciążą obowiązki wynikające z art. 32 i art. 38 UPDOF – obliczenie, pobranie i wpłata zaliczek na podatek od przychodów – osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy.

W ramach realizowanych zadań pracownicy Wnioskodawcy odbywają krajowe podróże służbowe na podstawie poleceń wyjazdu służbowego.

Zgodnie z § 3 ust. 3 i 4 Rozporządzenia oraz biorąc pod uwagę regulacje wewnętrzne …, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, a pracownikowi przysługuje wówczas zwrot kosztów – przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 343 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2025 r. poz. 1490, dalej: „Ustawa o transporcie drogowym”).

W przypadku samochodów wyposażonych w silniki spalinowe, Wnioskodawca stosuje maksymalne stawki za 1 kilometr przebiegu wskazane w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27 poz. 271, dalej jako: „Rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów”).

Zgodnie z § 2 pkt 1 Rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów, koszty używania pojazdów do celów – służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1)dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,89 zł,

2)dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł.

Jeden z pracowników … zwrócił się z wnioskiem o wyrażenie zgody na wykorzystanie samochodu osobowego, niebędącego własnością pracodawcy w krajowej podróży służbowej. Pojazd ten jest samochodem osobowym o napędzie wyłącznie elektrycznym, niewyposażonym w silnik spalinowy. Silniki pojazdów elektrycznych nie posiadają cylindrów, ani tłoków, w konsekwencji samochód pracownika nie posiada parametru „pojemność skokowa silnika” wyrażonego w cm³.

Ponieważ przepisy Rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów nie wskazują wysokości maksymalnej stawki za 1 km przebiegu pojazdu w przypadku samochodów osobowych innych niż samochody wyposażone w silnik spalinowy, w ramach obowiązujących w … regulacji wewnętrznych przyjęto, że w przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie w krajowej podróży służbowej samochodu prywatnego o napędzie wyłącznie elektrycznym (lub innego samochodu niewyposażonego w silnik spalinowy – tłokowy, dla którego nie można określić pojemności skokowej silnika) zwrot kosztów przejazdu ustala się jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów oraz stawia w wysokości 0,89 zł za 1 km, tj. maksymalnej stawki dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ przewidzianej w § 2 pkt 1 lit. a Rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów.

Uzupełnienie

Na moje pytanie o treści:

Jakie miejsce jest wskazane w zawartej przez Państwa umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy (tj. czy w ww. umowie miejscem świadczenia pracy jest Państwa siedziba, czy też inne miejsce/obszar świadczenia pracy – proszę wskazać jaki)?

Odpowiedzieli Państwo:

Miejsce wykonywania pracy pracownika jest określone w zawartej z nim umowie o pracę. W przypadku pracownika, którego dotyczy przedstawiony we wniosku stan faktyczny, miejscem wykonywania pracy jest miasto … .

Na moje pytanie o treści:

Czy „podróż służbowa”, o której mowa we wniosku stanowi podróż służbową, o której mowa w art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.)?

Odpowiedzieli Państwo:

Podróż, której dotyczy przedstawiony we wniosku stan faktyczny, stanowi podróż służbową, o której mowa w art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.). Podróż służbowa pracownika odbywa się na polecenie pracodawcy, w celu wykonania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Na moje pytanie o treści:

Na jakiej podstawie Państwa Pracownik używa prywatnego samochodu, do celów służbowych (czy wynika to z zawartej z tym pracownikiem dodatkowej umowy cywilnoprawnej, czy obowiązek ten wynika z zawartej umowy o pracę, czy na innej podstawie prawnej – jakiej)?

Odpowiedzieli Państwo:

Pracownik wykorzystuje prywatny samochód do celów służbowych w ramach podróży służbowej na podstawie:

a)§ 3 pkt 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tj. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190 ze zm.),

b)obowiązującej u pracodawcy regulacji wewnętrznej, tj. Zarządzenia Nr … w sprawie krajowych podróży służbowych.

Zgodnie z obowiązującymi zasadami pracownik wskazuje w poleceniu krajowej podróży służbowej zamiar odbycia podróży z wykorzystaniem samochodu prywatnego, natomiast na wykorzystanie tego środka transportu wymagana jest zgoda osoby zlecającej wyjazd.

Po uzyskaniu wymaganej zgody pracownik odbywa podróż służbową przy wykorzystaniu prywatnego samochodu, a następnie przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu na zasadach określonych w obowiązujących przepisach dotyczących należności z tytułu podróży służbowej.

Na moje pytanie o treści:

Czy rozliczenie kosztów przejazdu następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej w ramach dokumentu rozliczenia podróży służbowej, która zawiera wszystkie dane niezbędne do ustalenia wysokości należności, w tym trasę, liczbę przejechanych kilometrów oraz stawkę za 1 km przebiegu?

Odpowiedzieli Państwo:

Rozliczenie kosztów przejazdu następuje po zakończeniu podróży służbowej na podstawie dokumentu pn. „Rachunek kosztów podróży służbowej”, w którym pracownik wykazuje wszystkie niezbędne do rozliczenia informacje, w szczególności: informacje o miejscu rozpoczęcia i za kończenia podróży służbowej, liczbie przejechanych kilometrów stawkę za 1 km przebiegu w zależności od wskazanej pojemności skokowej silnika wykorzystanego w delegacji samochodu.

Pytanie

Czy wypłata na rzecz pracownika należności z tytułu zwrotu kosztów przejazdu w ramach krajowej podróży służbowej odbywanej jego prywatnym samochodem osobowym, dla którego nie można określić pojemności skokowej silnika (w analizowanym przypadku samochodem z napędem elektrycznym), wiąże się z koniecznością poboru przez Wnioskodawcę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz dopełnienia innych obowiązków płatnika, o których mowa w art. 32 i art. 38 UPDOF?

Państwa stanowisko w sprawie

Wypłata na rzecz pracownika należności z tytułu zwrotu kosztów przejazdu w ramach krajowej podróży służbowej odbywanej jego prywatnym samochodem osobowym, dla którego nie można określić pojemności skokowej silnika (w analizowanym przypadku samochodem z napędem elektrycznym) nie wiąże się z koniecznością poboru przez Wnioskodawcę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz dopełnienia innych obowiązków – płatnika, o których mowa w art. 32 i art. 38 UPDOF, ponieważ wypłata ta korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a UPDOF.

Uzasadnienie

W myśl art. 9 ust. 1 UPDOF, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 523 i 52C oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Powyższy przepis ustanawia generalną zasadę opodatkowania podatkiem dochodowym, zgodnie z którą opodatkowaniu tym podatkiem podlegają wszelkie uzyskane przez podatnika w danym roku korzyści majątkowe, z wyjątkiem tych, które na mocy ustawy wyłączone zostały z tego opodatkowania.

Według art. 12 ust. 1 UPDOF, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u pracownika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

W świetle art. 32 ust. 1 UPDOF, zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Regulacje art. 38 UPDOF precyzują obowiązki płatnika zawiązane z przekazaniem pobranych zaliczek oraz spoczywające na płatniku obowiązki dokumentacyjne.

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbowy.

W myśl natomiast art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a UPDOF, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c (które to zastrzeżenia nie mają zastosowania w przypadku, którego dotyczy niniejszy wniosek).

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, są regulacje rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z ty tulu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190, dalej: „Rozporządzenie”).

Zgodnie z § 3 ust. 3 i 4 ww. Rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W tych przypadkach, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów – przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 343 ust. 2 Ustawy o transporcie drogowym.

W zakresie dotyczącym zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego w podróży służbowej zastosowanie znajduje przywoływane wyżej Rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów. Jednakże Rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów nie obejmuje swoim zakresem samochodów osobowych o napędzie elektrycznym, ani żadnych innych pojazdów, dla których nie można określić pojemności skokowej silnika.

Zgodnie bowiem z § 2 pkt 1 Rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów, koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywę pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1)dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,89 zł,

2)dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł.

Zdaniem Wnioskodawcy, mając na względzie literalne brzmienie przytoczonych regulacji, należałoby przyjąć, że w przypadku korzystania przez pracownika z samochodu osobowego, dla którego nie można, z przyczyn technicznych, ustalić pojemności skokowej silnika, nie obowiązują żadne limity ograniczające możliwość skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania należności z tytułu podróży służbowej na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a UPDOF.

Takie stanowisko wyrażane jest również w interpretacjach Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, np. w interpretacji z 13 listopada 2025 r. sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.688.2025.1.SJ, w której czytamy, że: „W zakresie dotyczącym zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego w podróży służbowej zastosowanie znajduje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 z późn. zm.). Jednakże rozporządzenie to nie obejmuje swoim zakresem samochodów osobowych o napędzie elektrycznym.

Powyższe przepisy prawa wskazują zatem, że otrzymywany przez pracownika zwrot kosztów używania samochodu elektrycznego niebędącego własnością pracodawcy w związku z przejazdem, który odbywa się według zasad obowiązujących przy podróżach służbowych na obszarze kraju może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednocześnie podkreślić jednak należy, że w przypadku zwrotu kosztów przejazdu z tytułu odbycia podróży służbowej prywatnym samochodem o napędzie elektrycznym nie ma zastosowania limit wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu z rozporządzenia Ministra Infrastruktury. Otrzymany zwrot kosztów przejazdu samochodem elektrycznym korzysta zatem w całości ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy (nie jest ograniczony limitem)”.

Analogicznie wypowiedział się Szef Krajowej Administracji Skarbowej w interpretacji zmieniającej z 18 stycznia 2026 r. sygn. DOP12.8221.45.2025. Choć interpretacja ta dotyczy możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków zwracanych pracownikom z tytułu korzystania z ich prywatnych samochodów elektrycznych w podróżach służbowych, pozostaje ona adekwatna dla niniejszej sprawy, gdyż regulujący to zagadnienie art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554) odwołuje się do limitów – z § 2 pkt 1 Rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów, analogicznie jak art. 21 ust. 1 pkt 16 UPDOF.

W interpretacji tej Szef Krajowej Administracji Skarbowej wskazał, że: „Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 19 czerwca 2023 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.211.2023.1.IN uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe i stwierdził, że Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia w całości wydatków stanowiących zwrot kosztów przejazdów w ramach odbywanej przez pracownika podróży służbowej jego prywatnym pojazdem elektrycznym, hybrydowym lub napędzanym wodorem do kosztów uzyskania przychodów, jednak z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z rozporządzenia Ministra Infrastruktury.

Po zapoznaniu się z aktami sprawy Szef KAS stwierdza, że interpretacja indywidualna z 19 czerwca 2023 r. nr 0114-KDIP2 2.4010.211.2023.1.IN wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej jest nieprawidłowa.

(...) wydatki te nie podlegają limitowi, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT ze względu na fakt, że odrębne przepisy, do których odwołuje się ustawodawca, w obecnym stanie prawnym nie przewidują limitów dla samochodów innych niż spalinowe. Zatem wydatki z tego tytułu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT”.

W ocenie Wnioskodawcy, obowiązujące obecnie przepisy prawa wskazują zatem, że otrzymywany przez pracownika zwrot kosztów używania samochodu elektrycznego (czy też innego samochodu zasilanego alternatywnymi źródłami energii, dla którego nie można określić pojemności skokowej silnika) niebędącego własnością pracodawcy, w związku z przejazdem, który odbywa się według zasad obowiązujących przy podróżach służbowych na obszarze kraju, może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a UPDOF.

Skoro regulacje Rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów przewidują limit tego zwrotu dla samochodów o określonej pojemności skokowej silnika, oznacza to, że w przypadku samochodów o napędzie elektrycznym czy też samochodów zasilanych innymi alternatywnymi źródłami energii, dla których – z przyczyn technicznych – nie można określić pojemności skokowej silnika, zwrot ten nie jest limitowany przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

Innymi słowy, w przypadku zwrotu kosztów przejazdu z tytułu odbycia podróży służbowej prywatnym samochodem o napędzie elektrycznym (lub samochodem zasilanym innymi alternatywnymi źródłami energii, dla którego nie można określić pojemności skokowej silnika), nie ma zastosowania limit wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu wynikający z przepisów Rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów.

W opisanym stanie faktycznym, Wnioskodawca wyraża zgodę na używanie przez pracownika elektrycznego samochodu osobowego do celów służbowych w krajowej podróży służbowej. Ponieważ samochód jest pojazdem elektrycznym, dla którego nie można określić pojemności skokowej silnika, zwrot kosztów przejazdu ustalono zgodnie z obowiązującymi w … regulacjami wewnętrznymi, jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów oraz stawki w wysokości 0,89 zł za 1 km, tj. maksymalnej stawki dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ przewidzianej w § 2 pkt 1 lit. a Rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów.

Otrzymany przez pracownika Wnioskodawcy zwrot kosztów przejazdu samochodem elektrycznym korzysta zatem w całości ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a UPDOF.

Oznacza to, że w okolicznościach opisanych w stanie faktycznym, wypłata na rzecz pracownika należności z tytułu zwrotu kosztów przejazdu w ramach krajowej podróży służbowej odbywanej jego prywatnym samochodem osobowym, dla którego nie można określić pojemności skokowej silnika (w analizowanym przypadku samochodem z napędem elektrycznym), nie wiąże się z koniecznością poboru przez Wnioskodawcę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz dopełnienia innych obowiązków płatnika, o których mowa w art. 32 i art. 38 UPDOF.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.):

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Stosownie do art. 11 ust. 2 ww. ustawy:

Wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem ust. 2c oraz art. 12 ust. 2-2c, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Na podstawie art. 11 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

1)jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia – według cen stosowanych wobec innych odbiorców;

2)jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu;

3)jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;

4)w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Jak wynika z treści art. 11 ust. 2b przywołanej ustawy:

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według zasad określonych w ust. 2 lub 2a, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.

Przy czym, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wyraźnie rozróżnia źródła przychodów oraz sposób opodatkowania dochodów z poszczególnych źródeł.

W świetle art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:

Źródłami przychodu są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Zgodnie zaś z art. 12 ust. 1 tej ustawy:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty w ww. przepisie zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on realną korzyść, będzie powstawał obowiązek zwiększenia jego przychodu. Wyjątek od tej zasady stanowią świadczenia wskazane w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawarte w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Stosownie do treści art. 38 wyżej cytowanej ustawy:

Płatnicy, o których mowa w art. 32-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.

Z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a)podróży służbowej pracownika,

b)podróży osoby niebędącej pracownikiem

-do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Zwolnienie, przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przysługuje do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), a w zakresie dotyczącym zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego w podróży służbowej rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.).

Zgodnie z § 1 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:

1)na obszarze kraju, zwanej dalej „podróżą krajową”;

2)poza granicami kraju, zwanej dalej „podróżą zagraniczną”.

W myśl § 2 powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1)diety;

2)zwrot kosztów:

a)przejazdów,

b)dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)noclegów,

d)innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jak stanowi § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Przy czym, zgodnie z § 3 ust. 3 tego rozporządzenia:

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Natomiast, jak wynika z treści § 3 ust. 4 ww. rozporządzenia:

W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm.).

Zgodnie z § 5 ust. 1 powołanego rozporządzenia:

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Stosownie zaś do § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia:

Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Powyższe przepisy wskazują, że otrzymane przez pracowników świadczenie dotyczące kosztów używania samochodów osobowych stanowiących własność pracownika z tytułu odbycia podróży służbowej może zostać objęte zwolnieniem od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile zostaną spełnione warunki związane z korzystaniem z tej preferencji. Kluczowym jest jednak użyty przez ustawodawcę zwrot „podróż służbowa”.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w kwestii znaczenia tego zwrotu należy posiłkować się przepisem zawartym w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.). Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy:

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróżą służbową jest więc taki wyjazd pracownika, który odbywa się w związku z poleceniem pracodawcy do wykonania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Ponadto z powyższego przepisu wynika brak możliwości przerzucenia na pracownika kosztów podróży służbowej. Jest to przepis bezwzględnie obowiązujący.

Z wniosku wynika w szczególności, że w ramach realizowanych zadań Państwa pracownicy odbywają krajowe podróże służbowe na podstawie poleceń wyjazdu służbowego. Zgodnie z § 3 ust. 3 i 4 Rozporządzenia oraz biorąc pod uwagę Państwa regulacje wewnętrzne, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, a pracownikowi przysługuje wówczas zwrot kosztów – przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 343 ust. 2 Ustawy o transporcie drogowym. W przypadku samochodów wyposażonych w silniki spalinowe, stosują Państwo maksymalne stawki za 1 kilometr przebiegu wskazane w Rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów. Jeden z Państwa pracowników, zwrócił się z wnioskiem o wyrażenie zgody na wykorzystanie samochodu osobowego, niebędącego własnością pracodawcy w krajowej podróży służbowej. Pojazd ten jest samochodem osobowym o napędzie wyłącznie elektrycznym, niewyposażonym w silnik spalinowy. Silniki pojazdów elektrycznych nie posiadają cylindrów, ani tłoków, w konsekwencji samochód pracownika nie posiada parametru „pojemność skokowa silnika” wyrażonego w cm³. Ponieważ przepisy Rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów nie wskazują wysokości maksymalnej stawia za 1 km przebiegu pojazdu w przypadku samochodów osobowych innych niż samochody wyposażone w silnik spalinowy, w ramach obowiązujących w Państwa regulacji wewnętrznych przyjęto, że w przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie w krajowej podróży służbowej samochodu prywatnego o napędzie wyłącznie elektrycznym (lub innego samochodu niewyposażonego w silnik spalinowy – tłokowy, dla którego nie można określić pojemności skokowej silnika) zwrot kosztów przejazdu ustala się jako iloczyn liczby przejechanych kilometrów oraz stawki w wysokości 0,89 zł za 1 km, tj. maksymalnej stawki dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ przewidzianej w § 2 pkt 1 lit. a Rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów. Miejsce wykonywania pracy pracownika jest określone w zawartej z nim umowie o pracę. W przypadku pracownika, którego dotyczy przedstawiony we wniosku stan faktyczny, miejscem wykonywania pracy jest miasto … .

Definicje pojazdów elektrycznych, hybrydowych i napędzanych wodorem wprowadzono ustawą z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1289 ze zm.).

Zgodnie z art. 2 pkt 12 ww. ustawy:

Pojazd elektryczny jest to pojazd samochodowy w rozumieniu art. 2 pkt 33 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym, wykorzystujący do napędu wyłącznie energię elektryczną akumulowaną przez podłączenie do zewnętrznego źródła zasilania.

W świetle art. 2 pkt 13 cytowanej ustawy:

Pojazd hybrydowy jest to pojazd samochodowy w rozumieniu art. 2 pkt 33 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym, o napędzie spalinowo-elektrycznym, w którym energia elektryczna jest akumulowana przez podłączenie do zewnętrznego źródła zasilania.

Zaś stosownie do art. 2 pkt 15 przywołanej ustawy:

Pojazd napędzany wodorem jest to pojazd silnikowy w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym, pojazd szynowy lub jednostka pływająca, wykorzystujące do napędu energię elektryczną wytworzoną z wodoru w zainstalowanych w nich ogniwach paliwowych.

Maksymalne koszty używania pojazdów do celów służbowych, które pokrywa pracodawca reguluje § 2 przywoływanego wyżej rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Zgodnie z § 2 pkt 1 tego rozporządzenia:

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1)dla samochodu osobowego:

a)o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,89 zł,

b)o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł.

W przypadku zwrotu kosztów podróży służbowej pracownika, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ww. ustawy, stawkę za 1 km przebiegu pojazdu osobowego uzależnia się od pojemności skokowej silnika. Tym samym rozporządzenie różnicuje wysokość maksymalnego zwrotu w zależności od tego, czy samochód osobowy wyposażony jest w silnik o pojemności skokowej do 900 cm³, bądź silnik o pojemności skokowej większej niż 900 cm³.

Zarówno rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r., jak i rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. nie zawierają regulacji odnoszących się do pojazdów elektrycznych, hybrydowych czy pojazdów napędzanych wodorem, o których mowa w ustawie o elektromobilności i paliwach alternatywnych.

Oznacza to, że w przypadku zwrotu kosztów przejazdu z tytułu odbycia podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym o napędzie elektrycznym, hybrydowym lub samochodem napędzanym wodorem nie ma zastosowania limit w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r.

Zatem wypłata na rzecz pracownika należności z tytułu zwrotu kosztów przejazdu w ramach krajowej podróży służbowej odbywanej jego prywatnym samochodem osobowym, dla którego nie można określić pojemności skokowej silnika (w analizowanym przypadku samochodem z napędem elektrycznym), nie powoduje po Państwa stronie obowiązku poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, ani innych obowiązków płatnika, o których mowa w art. 32 i art. 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wobec powyższego, Państwa stanowisko uznałem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.