Czy pracodawca powinien wydać pracownikowi kopię wypowiedzenia oraz kopie pisemnych nagan i upomnień

PROBLEM

Pracownik zatrudniony na umowę na czas nieokreślony otrzymał wypowiedzenie z zachowaniem okresu wypowiedzenia (3 miesiące). Przyczyna wypowiedzenia to niestosowanie się do poleceń oraz opryskliwość wobec klientów. Pracownik w trakcie zatrudnienia otrzymywał upomnienia i nagany. Po zapoznaniu się z treścią wypowiedzenia pracownik odmówił przyjęcia wypowiedzenia. Świadkowie zdarzenia potwierdzili pisemnie (dopisane na druku wypowiedzenia) odmowę przyjęcia wypowiedzenia. Po 2 dniach pracownik wrócił z żądaniem wydania wypowiedzenia i kopii nagan i upomnień. Czy pracodawca powinien wydać ponownie kopię wypowiedzenia, kopie pisemnych nagan i upomnień lub inny dokument potwierdzający odmowę przyjęcia wypowiedzenia?

RADA

Tak, oprzeć się należy zarówno na przepisach o obowiązku sporządzenia na żądanie pracownika kopii wskazanej części dokumentacji pracowniczej, jak i na samej kwestii wypowiedzenia - jakkolwiek pracownik w pierwszej chwili odmówił jego przyjęcia to uzyskanie tego pisma jest niezbędne dla podejmowania przez pracownika kroków związanych z odwołaniem.

UZASADNIENIE

Wypowiedzenie jest dokonane z chwilą, w której dotarło do pracownika w taki sposób, że mógł się z nim zapoznać. Odmowa przyjęcia pisma niczego nie zmienia odnośnie wypowiedzenia. Zostało dokonane, co pracodawca jest w stanie wykazać.

Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na złożony w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek:

1) pracownika lub byłego pracownika albo

2) uprawnionego członka rodziny, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika.

Istnieje zatem wprost wyrażone zobowiązanie pracodawcy do wydawania kopii wszelakich dokumentów znajdujących się w dokumentacji pracowniczej. Wszystkie zaś wskazane dokumenty powinny być w aktach osobowych, a zatem wydania ich kopii pracownik może się domagać.

Druga kwestia to samo wypowiedzenie. Pracownik nie otrzymał go z jego winy, niemniej jest mu ono potrzebne i na takie żądanie należy je wydać.

Marek Rotkiewicz

prawnik specjalizujący się w prawie pracy, specjalista z zakresu kadr i zatrudnienia