Dokumentacja kadrowa cz. III - zwolnienie z pracy

W "Poradniku", który mają Państwo przed sobą, szczegółowo opisujemy tryb, sposoby i możliwości rozwiązania umowy o pracę. Skupiamy się na odpowiednim sformułowaniu przyczyny wypowiedzenia, ponieważ jej pozorność lub wadliwość mogą być podstawą sprawy w sądzie. Omawiamy też zwolnienie bez wypowiedzenia, do którego może dojść z winy pracownika lub bez jego winy. Szczegółowo opisujemy rozliczanie się pracownika z mienia pracodawcy oraz zasady wypełniania świadectwa pracy. Wszystko po to, aby proces rozstania z pracownikiem przebiegł szybko i możliwie bezboleśnie dla obydwu stron stosunku pracy.

Zachęcamy do lektury.

Rozwiązanie umowy o pracę

W części "c" akt osobowych pracownika pracodawca gromadzi dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia.

Powinny się tam znajdować:

● oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

● kopia wydanego świadectwa pracy,

● informacja dotycząca czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 k.c.),

● umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,

● orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy,

● pisma dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1¹ k.p.) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.).

W dalszej części "Poradnika" zamieszczamy szczegółowe wskazówki dotyczące poszczególnych dokumentów.

Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu

Kodeks pracy określa szczegółowo sposoby rozwiązywania umów o pracę oraz obowiązujące zasady dokonania czynności wymaganych do rozwiązania tych umów.

Umowa o pracę rozwiązuje się zgodnie z art. 30 k.p.:

● na mocy porozumienia stron,

● przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem),

● przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia),

● z upływem czasu, na który była zawarta,

● z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania była zawarta.

Każdą umowę o pracę bez względu na jej rodzaj można rozwiązać na mocy porozumienia stron. Polega ono na złożeniu zgodnego oświadczenia woli przez obie strony umowy co do jej rozwiązania i ustaleniu terminu, w którym umowa ma się rozwiązać. W tym trybie może być również rozwiązana umowa z pracownikiem objętym szczególną ochroną prawną przed rozwiązaniem i wypowiedzeniem stosunku pracy.

Konsultacja wypowiadania umów o pracę

Pracodawca w myśl art. 38 § 1 k.p. ma obowiązek zawiadomić na piśmie zakładową organizację związkową o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę na czas nieokreślony, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Obowiązek konsultacji zamiaru wypowiedzenia dotyczy zarówno pracowników będących członkami organizacji związkowej, jak i pracowników niezrzeszonych, którzy na ich wniosek zostali objęci ochroną związkową. Przed dokonaniem wypowiedzenia pracodawca jest zobowiązany zwrócić się na podstawie art. 30 ust. 2¹ ustawy o związkach zawodowych o udzielenie informacji o pracownikach korzystających z ochrony związkowej. Związek przedstawia swoje stanowisko w formie opinii w terminie 5 dni. Decyzja pracodawcy może odbiegać od stanowiska zgłoszonego przez związek. Podjęcie decyzji o wypowiedzeniu bez zasięgania opinii związku lub przed upływem terminu jej przedstawienia przez związek zawodowy będzie działaniem niezgodnym z prawem. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa, zakres stosowania trybu przewidzianego w art. 38 k.p. musi być rozpatrywany łącznie z przepisem art. 30 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.), który ustanawia zasadę reprezentowania w zakładzie pracy - jeżeli działa w nim więcej niż jedna organizacja związkowa - praw i interesów pracowników-członków związków zawodowych przez zakładowe organizacje związkowe, do których oni należą.

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem przez jedną ze stron

Wypowiedzenie umowy o pracę stanowi jednostronne oświadczenie woli pracodawcy lub pracownika, które zmierza do rozwiązania istniejącej umowy o pracę z upływem okresu wypowiedzenia. Dla skuteczności tego wypowiedzenia nie jest wymagana zgoda drugiej strony. Wypowiedzenie uważa się za dokonane wówczas, gdy doszło do drugiej strony w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Zapoznanie się z treścią pisma wypowiadającego stosunek pracy oznacza skuteczne jego wręczenie, co w konsekwencji powoduje rozpoczęcie biegu wypowiedzenia.

Przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek podania przyczyny dokonanego wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony w złożonym oświadczeniu woli. Przyczyna ta nie powinna być przez pracodawcę modyfikowana lub zmieniana. Brak uzasadnienia w wypowiedzeniu dokonanym przez pracodawcę nie oznacza jednak wstrzymania jego biegu. Stanowi natomiast naruszenie przepisów o rozwiązywaniu umów o pracę będących podstawą wystąpienia do sądu pracy.

Uzasadniając wypowiedzenie, pracodawca może uwzględnić w jego treści następujące elementy:

● słuszny interes pracodawcy oraz przymioty pracownika związane z pracą,

● brak realizacji ze strony pracownika wymagań postawionych przez pracodawcę,

● zawinione lub niezawinione naruszenie obowiązków pracowniczych oraz inne okoliczności niezależne od pracownika, jeżeli przemawia za tym uzasadniony interes pracodawcy,

● konieczność zmniejszenia stanu zatrudnienia,

● absencję chorobową,

● utratę zaufania do pracownika.

Natomiast pracownik, wypowiadając umowę o pracę na czas nieokreślony, nie jest zobowiązany do podania przyczyny rezygnacji z zatrudnienia. W drodze wypowiedzenia może być rozwiązana:

● umowa o pracę zawarta na czas nieokreślony,

● umowa zawarta na okres próbny,

● umowa zawarta na czas określony dłuższy niż 6 miesięcy i zawierająca klauzulę o możliwości jej wypowiedzenia.

Kodeks pracy w art. 30 § 3 przewiduje, że oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Niezachowanie pisemnej formy oznacza, że wypowiedzenie bądź rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło z naruszeniem przepisów o wypowiadaniu umów o pracę i stwarza roszczenia dla pracownika.

Okresy wypowiadania umów

Kodeks pracy w art. 34 i 36 określa okresy wypowiadania umów o pracę, które są uzależnione od stażu pracy u danego pracodawcy. Istnieje jednak możliwość wliczenia zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli aktualny pracodawca jest następcą prawnym poprzedniego (art. 23¹ k.p.).

W przypadku umów zawartych na czas nieokreślony czas trwania wypowiedzenia wynosi:

● 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,

● 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,

● 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Strony w umowie mogą wydłużyć okres wypowiedzenia, w przypadku gdy pracownik zatrudniony jest na stanowisku związanym z odpowiedzialnością materialną.

Taka możliwość wynika z art. 36 § 5 k.p., zgodnie z którym:

● 2-tygodniowy okres wypowiedzenia można wydłużyć do 1 miesiąca,

● 1-miesięczny okres wypowiedzenia można wydłużyć do 3 miesięcy.

Strony już po dokonaniu wypowiedzenia mogą ustalić wcześniejsze terminy rozwiązania umowy. Takie ustalenia nie zmieniają trybu rozwiązania umowy o pracę. Ponadto należy pamiętać, że okres wypowiedzenia wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależy długość tego wypowiedzenia.

CO NA TO SĄD?

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony w rozumieniu art. 36 § 1 k.p., wlicza się okres wypowiedzenia tej umowy.

Uchwała SN z 4 kwietnia 1979 r., sygn. akt I PZP 33/78, OSNC 1979/10/188

Przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę w przypadku wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę obowiązek uzasadnienia tej decyzji oraz zamieszczenia pouczenia o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy.

Pracodawca podaje termin na wniesienie odwołania od wypowiedzenia do sądu pracy ze wskazaniem adresu tego sądu. Odwołanie od wypowiedzenia wnosi się w terminie 7 dni od dnia otrzymania wypowiedzenia, natomiast od rozwiązania bez wypowiedzenia - w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu bez wypowiedzenia.

Brak takiego pouczenia powoduje, że wypowiedzenie nastąpiło z naruszeniem przepisów o wypowiadaniu. W takiej sytuacji pracownik będzie mógł w każdym czasie wystąpić do sądu o przywrócenie do pracy lub o odszkodowanie.

Skrócenie okresu wypowiedzenia

W art. 36¹ k.p. ustawodawca przewidział możliwość jednostronnego skrócenia (jednak tylko przez pracodawcę) okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony, w przypadkach gdy rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy.

ZAPAMIĘTAJ

Dokonanie skrócenia okresu wypowiedzenia jest możliwe tylko w oświadczeniu woli pracodawcy o wypowiedzeniu.

W celu wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę 3-miesięczny okres wypowiedzenia może być skrócony najwyżej do jednego miesiąca. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie za pozostałą część okresu wypowiedzenia. Okres, za który przysługuje odszkodowanie, jest wliczany do okresu zatrudnienia, jeżeli w tym czasie pracownik pozostaje bez pracy.

Zwolnienie na poszukiwanie pracy

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę dokonanego przez pracodawcę, jeżeli okres ten trwa co najmniej 2 tygodnie, pracownikowi przysługuje zwolnienie na poszukiwanie pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Wymiar tego zwolnienia zależy od okresu wypowiedzenia i wynosi:

● 2 dni robocze - w okresie 2-tygodniowego i 1-miesięcznego wypowiedzenia,

● 3 dni robocze - gdy okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące.

Rozwiązywanie terminowych umów

Złożenie przez stronę wypowiedzenia powoduje rozwiązanie umowy z upływem przewidzianego przepisami prawa okresu wypowiedzenia, niezależnie od woli drugiej strony umowy.

Według Kodeksu pracy okresy wypowiadania umów na okres próbny wynoszą:

● 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni,

● 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie,

● 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

ZAPAMIĘTAJ

Okresy wypowiedzenia oznaczone w tygodniach będą kończyły się w sobotę.

Umowa o pracę na czas wykonania określonej pracy rozwiązuje się z chwilą ukończenia przez pracownika umówionej pracy i nie wymaga podejmowania przez strony jakichkolwiek czynności. Wcześniejsze rozwiązanie tej umowy jest możliwe w każdym czasie w drodze porozumienia stron. W przypadku gdy została ogłoszona likwidacja albo upadłość pracodawcy, wówczas taką umowę rozwiązuje się za 2-tygodniowym okresem wypowiedzenia.

Umowa o pracę zawarta na czas określony rozwiązuje się z upływem terminu, na jaki została zawarta. Strony mogą, zgodnie z art. 33 k.p., dopuścić możliwość jej wcześniejszego rozwiązania za 2-tygodniowym okresem wypowiedzenia, ale w przypadku gdy jest ona zawarta na okres dłuższy niż 6 miesięcy. Zamieszczenie takiej klauzuli w umowie daje stronom możliwość skorzystania z wypowiedzenia w każdym czasie przy zachowaniu okresu wypowiedzenia. Może to nastąpić również przed upływem 6 miesięcy.

CO NA TO SĄD?

Umowa o pracę zawarta na czas określony, dłuższy niż 6 miesięcy, w której strony przewidziały dopuszczalność jej wcześniejszego rozwiązania za dwutygodniowym wypowiedzeniem (art. 33 k.p.), może być w ten sposób rozwiązana także przed upływem 6 miesięcy jej trwania.

Uchwała SN z 7 września 1994 r., sygn. akt I PZP 35/94, OSNP 1994/11/173

Szczególną formą umowy na czas określony jest umowa na zastępstwo nieobecnego pracownika. Umowa taka rozwiązuje się z chwilą powrotu zastępowanego pracownika do pracy. Kodeks pracy wprowadził możliwość rozwiązania tej umowy przez każdą ze stron z 3-dniowym okresem wypowiedzenia.

Jak pracodawca powinien uzasadnić wypowiedzenie, aby nie przegrać w sporze sądowym z pracownikiem

Dla ważności złożonego przez pracodawcę wypowiedzenia niezbędne jest jego prawidłowe uzasadnienie, co ma istotne znaczenie z punktu widzenia potencjalnych sporów sądowych. Podanie nieprawidłowej przyczyny może bowiem skutkować obowiązkiem wypłaty odszkodowania lub ponownego zatrudnienia pracownika.

Pracodawca, wypowiadając umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia, co do zasady, musi je uzasadnić.

Które wypowiedzenia wymagają uzasadnienia

Wymóg uzasadnienia wypowiedzenia dotyczy wyłącznie umów zawartych na czas nieokreślony (art. 30 § 4 k.p.). Pracodawca, wypowiadając umowę, nie musi zatem uzasadniać powodu rozwiązania umowy z pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy na okres próbny, na czas określony, na czas wykonania określonej pracy czy na zastępstwo. Obowiązku uzasadnienia wypowiedzenia (bez względu na rodzaj zawartej umowy) nie ma jednak pracownik.

ZAPAMIĘTAJ

Pracodawca ma obowiązek uzasadnić wypowiedzenie umowy zawartej na czas nieokreślony.

Uzasadnienie wypowiedzenia to co innego niż uzasadniona przyczyna. Kodeks pracy rozróżnia te dwa pojęcia. Przyczyna nie tylko musi być wskazana, ale również musi być zasadna (art. 45 § 1 k.p.).

Powody uzasadniające wypowiedzenie można podzielić na dotyczące pracownika (np. naruszenie obowiązków pracowniczych) i niedotyczące pracownika (np. likwidacja stanowiska).

Powód wypowiedzenia jest wiążący

Pracodawca musi prawidłowo podać powód wypowiedzenia, ponieważ wskazane przyczyny są dla niego wiążące. W przeciwnym razie podczas ewentualnego sporu sądowego nie będzie mógł argumentować zasadności rozwiązania umowy z pracownikiem na podstawie innych okoliczności niż powoływane w treści wypowiedzenia (wyrok SN z 19 kwietnia 2010 r., sygn. akt II PK 306/09).

PRZYKŁAD

Pracodawca wypowiedział pracownicy umowę o pracę zawartą na czas nieokreślony. Jako przyczynę podał niezrealizowanie planu sprzedaży za 2012 r. Do obowiązków pracownicy należało bowiem realizowanie planów sprzedaży, m.in. na 2012 r., rozdzielanie oraz monitorowanie pracy podległego zespołu w taki sposób, aby osiągnąć odpowiednie wyniki sprzedaży. Pracownica w każdym roku otrzymywała szczegółowe wytyczne, wyznaczające cele na dany rok. W 2012 r. było to pozyskanie nowych klientów. Podana przez pracodawcę przyczyna wypowiedzenia jest konkretna, ale nie uzasadnia takiej decyzji, ponieważ sprzedaż w spółce zwiększyła się o 50%. Wpływ na ten wynik miał jednak rozwój jednego z kontrahentów, który otworzył nową filię firmy w Gdańsku. W 2012 r. pracownica nie pozyskała żadnego nowego klienta, często była nieobecna w pracy z powodu choroby, nienależycie nadzorowała podległy zespół, który m.in. nieterminowo wysyłał zamówienia do klientów. W związku z tym wzrost procentowy sprzedaży nie zależał od pracy pracownicy, tylko od rozwoju jednego z klientów firmy. Podczas sporu sądowego pracodawca nie będzie mógł powoływać się na wskazane okoliczności, ponieważ w wypowiedzeniu jako powód podał brak wzrostu sprzedaży, który nie jest zgodny ze stanem faktycznym.

Wzór pisma wypowiadającego umowę o pracę

Nieprawdziwa przyczyna to brak uzasadnienia

Podanie nieprawdziwej przyczyny wypowiedzenia jest uznawane za brak uzasadnienia wypowiedzenia (wyrok SN z 7 października 2009 r., sygn. akt III PK 34/09). Jeśli pracownik udowodni, że pracodawca podał niezgodną z prawdą przyczynę wypowiedzenia, to wypowiedzenie może zostać w całości uznane za bezzasadne, co będzie skutkować zasądzeniem na rzecz pracownika odszkodowania lub przywrócenia go do pracy.

PRZYKŁAD

Pracodawca rozwiązał za wypowiedzeniem umowę o pracę z księgową, wskazując jako przyczynę niedokładne i niesumienne wykonywanie przez nią powierzonych obowiązków. Jednocześnie zwolnił pracownicę ze świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia. W tym samym dniu wręczył wypowiedzenia 4 innym księgowym z tą samą przyczyną rozwiązania umowy. Następnego dnia w firmie pojawiło się biuro rachunkowe, które przejęło wszelkie sprawy związane z księgowością firmy. Pracodawca na zebraniu z pracownikami poinformował, że w związku ze złą sytuacją w firmie był zmuszony zlikwidować dział księgowości. Pracodawca w wypowiedzeniu podał nieprawdziwą przyczynę, ponieważ nie chciał wypłacać pracownicom odpraw. Wypowiedzenie może zostać uznane przez sąd za bezzasadne, co będzie się wiązać m.in. z wypłatą odprawy lub przywróceniem pracownic do pracy.

ZAPAMIĘTAJ

Uznanie jednego z powodów wypowiedzenia za niezasadny nie oznacza, że całe wypowiedzenie jest nieuzasadnione.

W wypowiedzeniu pracodawca może podać więcej niż jedną przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Bezpieczniej jest podać kilka przyczyn, ponieważ w sytuacji, gdy pracodawca uwzględnił kilka powodów wypowiedzenia, nieprawdziwość jednego z nich nie oznacza, że całe wypowiedzenie jest nieuzasadnione.

Co może być przyczyną wypowiedzenia

Powód wypowiedzenia musi być określony w taki sposób, aby pracownik był w pełni świadomy, dlaczego pracodawca zdecydował się rozwiązać z nim umowę. Wypowiedzenie musi być sformułowane w sposób jasny, zrozumiały i konkretny (wyrok SN z 10 maja 2000 r., sygn. akt I PKN 641/99, OSNP 2001/20/618). Należy przyjąć, że przyczyna wypowiedzenia nie musi być szczególnej wagi oraz każdorazowo wiązać się ze stratą po stronie pracodawcy czy działaniem pracownika sprzecznym z zasadami obowiązującymi w firmie. Powód wypowiedzenia może być bardziej prozaiczny.

ZAPAMIĘTAJ

Powód wypowiedzenia musi być jasny, zrozumiały i konkretny.

PRZYKŁAD

Pracodawca wypowiedział pracownikowi umowę o pracę, podając jako przyczynę niewłaściwe wywiązywanie się z obowiązków bez wskazania, na czym ta niewłaściwość polegała. Podana przyczyna nie spełnia wymagań uzasadnienia wypowiedzenia, jest bowiem zbyt ogólna. Prawidłowe wypowiedzenie umowy o pracę z tego powodu mogłoby wyglądać następująco:

Sformułowanie wypowiedzenia w taki sposób, że nie odwołuje się ono do konkretnych zachowań pracownika, nie jest uzasadnioną przyczyną.

W wyroku z 24 lutego 1998 r., sygn. akt I PKN 538/97, OSNP 1999/3/86, Sąd Najwyższy stwierdził, że: (...) wskazanie jako przyczyny wypowiedzenia umowy "braku dyscypliny pracy" nie narusza art. 30 § 4 k.p., jeżeli w okolicznościach sprawy stanowi uogólnienie zarzutów skonkretyzowanych wcześniej w pismach doręczonych pracownikowi i zamieszczonych w jego aktach osobowych (...).

Podanie jako przyczyny wypowiedzenia sformułowania, które ma charakter klauzuli generalnej (jest stwierdzeniem niedookreślonym), spełnia przesłanki przyczyny zasadnej, jeżeli w oświadczeniu o wypowiedzeniu uogólnione zostały zarzuty wcześniej postawione pracownikowi, takie jak np. "brak dyscypliny pracy", "utrata zaufania do pracownika" czy "niespełnienie oczekiwań pracodawcy". Sąd Najwyższy dopuszcza podanie takiej przyczyny, jeżeli była ona znana pracownikowi.

PRZYKŁAD

Pracodawca wręczył pracownikowi karę nagany 30 maja 2014 r. Szczegółowo opisał w niej utratę zaufania, która polegała na wysyłaniu konkurencyjnych ofert do kontrahentów firmy oraz nakłanianie ich do zmiany dostawcy towarów (firmę o podobnym profilu działalności do firmy, w której pracował, otworzyła teściowa pracownika). Pracodawca w naganie przedstawił konkretne daty i godziny, kiedy takie zachowanie miało miejsce. 3 czerwca 2014 r. pracodawca wręczył pracownikowi wypowiedzenie, wskazując jako powód utratę zaufania. Należy uznać, że działanie pracodawcy było prawidłowe, ponieważ pracownik znał powód rozwiązania umowy.

Z wypowiedzenia wręczonego pracownikowi musi jasno wynikać, w sposób niebudzący jakichkolwiek wątpliwości, co jest powodem rozwiązania umowy (wyrok SN z 11 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 112/06, Pr. Pracy 2007/5/27). Podany w sposób bardzo ogólny powód wypowiedzenia jest traktowany jak brak przyczyny rozwiązania umowy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca musi sformułować ją w sposób drobiazgowy, opisując bardzo szczegółowo zdarzenia, fakty i daty tych zdarzeń (wyrok SN z 6 stycznia 2010 r., sygn. akt I PK 168/09, M.P.Pr. 2010/10/542-543).

PRZYKŁAD

Pracodawca 31 lipca 2013 r. wręczył pracownicy zatrudnionej jako księgowa wypowiedzenie umowy o pracę. Wskazał w nim, że przyczyną rozwiązania umowy za wypowiedzeniem jest popełnienie błędów w księgowaniu: faktury nr 10/2012 z 15 grudnia 2012 r., które miało miejsce 20 grudnia 2012 r. o godz. 15.00, faktury nr 13/2012 z 30 grudnia 2012 r., które miało miejsce 10 stycznia 2013 r. o godz. 11.15 itd. Pracodawca wymienił wszystkie nieprawidłowości popełnione przez pracownicę na przełomie lat 2012/2013. Ostatecznie objętość wypowiedzenia wyniosła 10 stron. Takie działanie miało charakter szczegółowy i było niepotrzebne dla zasadności wypowiedzenia. Pracodawca mógł bowiem wskazać, że przyczyną rozwiązania umowy za wypowiedzeniem są notorycznie popełniane błędy w księgowaniu dokumentów, które zostały wskazane podczas badania sprawozdania za 2012 r. przez biegłego rewidenta.

Pracodawca rozwiązujący umowę o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika (np. organizacyjnych), oprócz podania ogólnego powodu wypowiedzenia w postaci np. "redukcji zatrudnienia" i "zmian organizacyjnych", musi nawiązać w wypowiedzeniu do kryterium doboru pracowników do zwolnienia, a także wskazać, że ten wybór jest spowodowany usprawiedliwionymi, np. znanymi pracownikowi niższymi kwalifikacjami zawodowymi w odniesieniu do innych pracowników (wyrok SN z 16 grudnia 2008 r., sygn. akt I PK 86/08). W wyroku z 7 kwietnia 2011 r. Sąd Najwyższy (sygn. akt I PK 238/10) stwierdził, że pracodawca nie musi podawać w treści wypowiedzenia kryterium wyboru pracowników do zwolnienia, ponieważ nie są one wymagane przez art. 30 § 4 k.p. Natomiast podlega kontroli sądu zasadność wypowiedzenia (art. 45 k.p.). Wobec rozbieżności w orzecznictwie należy uznać, że podanie kryteriów doboru pracowników do zwolnienia nie będzie naruszeniem przepisów o wypowiedzeniu, a może okazać się dla pracodawcy bezpieczniejszym rozwiązaniem.

Przyczyna musi być podana na piśmie

Wypowiedzenie umowy o pracę powinno być dokonane w formie pisemnej (art. 30 § 3 k.p.). Przyczyna wypowiedzenia może zostać podana pracownikowi w odrębnym piśmie, jednak doręczonym najpóźniej w dniu dokonania wypowiedzenia.

PRZYKŁADY

Pracodawca poprosił telefonicznie dział kadr o wręczenie pracownikowi wypowiedzenia. Kierownik działu wręczył wypowiedzenie, nie podając jego przyczyny. W tym samym dniu prezes firmy w oddzielnym piśmie podał przyczynę rozwiązania umowy. Powodem wypowiedzenia był brak wyników sprzedaży za poprzedni rok, który został potwierdzony raportem centrali. Takie działanie pracodawcy należy uznać za prawidłowe.

***

Pracodawca wręczył pracownikowi wypowiedzenie, nie podając jego przyczyny. O powodzie wypowiedzenia poinformował pracownika ustnie. Mimo że pracownik poznał powód wypowiedzenia, to tak dokonane wypowiedzenie będzie wadliwe. Postępowanie pracodawcy było nieprawidłowe.

Wzór pisma wypowiadającego dla pracownika zwalnianego z przyczyn pracodawcy

Wzór pisma rozwiązującego umowę o pracę za wypowiedzeniem

Wzór pisma rozwiązującego umowę o pracę z zastosowaniem skróconego okresu wypowiedzenia

Wzór pisma wypowiadającego warunki umowy o pracę

Katarzyna Kalata

ekspert z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, doktorantka Wydziału Prawa Uniwersytetu Warszawskiego, praktyk z 10-letnim doświadczeniem w działach personalnych

PODSTAWA PRAWNA

● art. 30, 45, 52, 55 i 167¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94, ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 208),

● art. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. nr 90, poz. 844, ost. zm. Dz.U. z 2008 r. nr 237, poz. 1654).

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia

W tym trybie może być rozwiązana każda umowa o pracę. Warunkiem dokonania takiego wypowiedzenia jest złożenie odpowiedniego oświadczenia przez jedną ze stron stosunku pracy, które jest dopuszczalne tylko w przypadkach określonych przepisami prawa.

Rozwiązanie umowy w tym trybie może być dokonane zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę.

CO NA TO SĄD?

Oświadczenie woli zakładu pracy o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia jest złożone pracownikowi z chwilą, gdy doszło do niego w taki sposób, że mógł się zapoznać z jego treścią, chociaż tego nie uczynił (art. 61 k.c. w związku z art. 300 k.p.).

Wyrok SN z 16 marca 1995 r., sygn. akt I PRN 2/95, OSNP 1995/18/229

Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w przypadku ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych. Podstawowym warunkiem rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia jest zawinione przez pracownika działanie lub zaniechanie stanowiące ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, a skutki tego działania są na tyle poważne dla pracodawcy, że uzasadniają zwolnienie pracownika w tym trybie.

Należy pamiętać, że rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okolicznościach uzasadniających rozwiązanie umowy. Termin ten jest terminem zawitym do wykonania prawa, to znaczy, że nie może być w żadnym przypadku przedłużony.

Również przy rozwiązaniu umowy z winy pracownika pracodawca konsultuje zamiar rozwiązania tej umowy. Zakładowa organizacja związkowa wyraża swoją opinię nie później jednak niż w ciągu 3 dni.

Pracownik może również rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy, jeżeli pracodawca nie przeniesie go w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim do innej pracy odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje zawodowe.

Ponadto pracownik może w tym trybie rozwiązać umowę, gdy pracodawca dopuścił się wobec niego ciężkiego naruszenia obowiązków polegających w szczególności na:

● nieterminowym wypłacaniu wynagrodzenia,

● braku bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,

● nieudzielaniu pracownikowi urlopu wypoczynkowego.

Wymóg pisemnego oświadczenia woli o rozwiązaniu stosunku pracy bez wypowiedzenia dotyczy również wypowiadania umów w tym trybie przez pracownika.

ZAPAMIĘTAJ

Pracownikowi przysługuje od pracodawcy, który dopuścił się ciężkiego naruszenia obowiązków wobec pracownika, odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia, a jeżeli umowa o pracę została zawarta na czas określony lub czas wykonania określonej pracy - odszkodowanie za okres 2 tygodni.

Rozwiązanie umowy o pracę bez winy pracownika

Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem:

● jeżeli niezdolność do pracy wskutek choroby trwa:

- dłużej niż 3 miesiące - gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy,

- dłużej niż łączny okres pobierania z tego tytułu wynagrodzenia i zasiłku oraz pobierania świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące - gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy lub jeżeli niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową,

● w razie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy z innych przyczyn trwającej dłużej niż 1 miesiąc.

Możliwość skorzystania przez pracodawcę z rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z podanych przyczyn jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy po upływie okresu ochronnego nieobecność pracownika z tej samej przyczyny trwa nadal.

ZAPAMIĘTAJ

Niedopuszczalne jest rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia, gdy pracownik po upływie okresu ochronnego przystąpi do pracy albo jest nadal nieobecny w pracy, ale z innych niż wymienione wyżej przyczyn.

Wygaśnięcie umowy o pracę

Umowa o pracę wygasa w przypadkach wskazanych w Kodeksie pracy i w przepisach szczególnych.

W świetle przepisów Kodeksu pracy umowa o pracę wygasa:

● z dniem śmierci pracownika;

Za dzień śmierci przyjmuje się datę zgonu wystawioną w akcie zgonu i z tym dniem następuje ustanie stosunku pracy z mocy samego prawa, a wszelkie prawa majątkowe po śmierci pracownika przechodzą w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W braku takich osób prawa te wchodzą do spadku.

Do praw majątkowych ze stosunku pracy zaliczamy m.in.:

- należne a niewypłacone pracownikowi wynagrodzenie (część), nagrodę jubileuszową, dodatkowe roczne wynagrodzenia,

- ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy bieżący i zaległy, pod warunkiem że prawo do tych świadczeń nie uległo przedawnieniu,

- poniesione przez pracownika kwoty na rzecz pracodawcy, np. z tytułu kosztów delegacji służbowych, korzystanie przez pracownika w pracy z własnego sprzętu; celu realizacji praw majątkowych ze stosunku pracy po zmarłym pracowniku osoby uprawnione powinny swoje prawo udokumentować, np. aktem zawarcia związku małżeńskiego, aktem zgonu, w przypadku przysposobienia dziecka - wyciągiem z akt urzędu stanu cywilnego czy wpisem do dowodu osobistego. Od praw majątkowych po zmarłym pracowniku wypłaconych osobom uprawnionym nie odprowadza się składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Otrzymane świadczenia są dla osób uprawnionych przychodem i były pracodawca jest zobowiązany do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych i wystawienia po zakończeniu roku podatkowego PIT-11.

● z dniem śmierci pracodawcy;

Śmierć pracodawcy powoduje wygaśnięcie stosunku pracy tylko wówczas, gdy wraz z jego śmiercią ustaje działalność zakładu pracy. Wygaśnięcie stosunku pracy w następstwie śmierci pracodawcy powoduje konieczność wypłaty pracownikowi odszkodowania za okres wypowiedzenia, a w przypadku umów na czas określony lub na czas wykonywania określonej pracy - w wysokości wynagrodzenia za okres 2 tygodni.

Przepisy Kodeksu pracy nie określają podmiotu zobowiązanego do wydania świadectwa pracy w przypadku śmierci pracodawcy.

W takiej sytuacji obowiązki te przechodzą na spadkobierców zgodnie z zasadami prawa spadkowego (art. 922 § 1 k.c. w związku z art. 300 k.p.).

Jeżeli natomiast prowadzony przez zmarłego pracodawcę zakład pracy zostaje przejęty przez inną osobę, to osoba ta wchodzi w prawa i obowiązki wynikające ze stosunków pracy nawiązanych przez zmarłego pracodawcę.

● z upływem 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania, chyba że pracodawca rozwiązał wcześniej bez wypowiedzenia umowę o pracę z winy pracownika;

W myśl obowiązujących przepisów trwające dłużej niż 3 miesiące tymczasowe aresztowanie pracownika powoduje wygaśnięcie stosunku pracy. Bez znaczenia jest w tym przypadku przyczyna aresztowania.

Pracodawca jest zobowiązany ponownie zatrudnić pracownika, jeżeli postępowanie karne zostało umorzone lub gdy zapadł wyrok uniewinniający, a pracownik zgłosił swój powrót do pracy w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia. Pracodawca jednak nie ma takiego obowiązku, jeżeli postępowanie karne umorzono z powodu przedawnienia albo amnestii, a także w razie warunkowego umorzenia postępowania.

● w razie niezgłoszenia się pracownika w ciągu 7 dni od rozwiązania stosunku pracy z wyboru do zakładu pracy, w którym pracownik pozostawał na urlopie bezpłatnym w związku z wyborem;

Wygaśnięcie stosunku pracy następuje, gdy pracownik pozostający w związku z wyborem na urlopie bezpłatnym nie zgłosi pracodawcy, u którego był zatrudniony w chwili wyboru, swojego powrotu w ciągu 7 dni od rozwiązania stosunku pracy z wyboru.

W przypadku zgłoszenia w tym terminie powrotu do pracy pracownikowi przysługuje roszczenie o dopuszczenie do pracy na stanowisku zajmowanym przed urlopem bezpłatnym lub równorzędnym pod względem wynagrodzenia.

W przypadku gdy pracownik nie zgłosi się w tym terminie do pracy, stosunek pracy wygasa, chyba że pracownik udowodni, że nie zachował terminu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy.

Wzór pisma rozwiązującego umowę o pracę bez wypowiedzenia

Opracował Adam Malinowski

PODSTAWA PRAWNA

● art. 52, 53, 54 i 55 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94, ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 208).

Zwolnionego pracownika trzeba rozliczyć

Pracodawca, który zwalnia pracownika, musi się z nim rozliczyć. Nie tylko powinien zapłacić mu należne wynagrodzenie za ostatni miesiąc pracy, ale także musi wypłacić ekwiwalent pieniężny za urlop, jeżeli pracownik nie wykorzystał całego przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Możliwe jest ponadto zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy.

Pracodawcy przysługują także określone prawa, które mogą mu ułatwić rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy.

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy nie jest regulowane przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy. Jednak taka forma zwolnienia od wykonywania pracy występuje w praktyce. Zwolnienie pracownika ze świadczenia pracy ma najczęściej miejsce, gdy:

● zlikwidowano stanowisko pracownika,

● pracodawca ocenia obecność pracownika w pracy jako zbędną i niechcianą, np. gdy pracodawca wypowiedział umowę o pracę,

● istnieje sytuacja sporna, np. pracownikowi zarzuca się naruszenie określonych obowiązków pracowniczych, a w razie potwierdzenia stawianych zarzutów, w stosunku do pracownika mogą być zastosowane określone sankcje, np. w postaci rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

W praktyce powstają wątpliwości, czy pracodawca może zwolnić ze świadczenia pracy pracownika w okresie wypowiedzenia, jeżeli pracownik nie wyraża na to zgody. W tej sprawie istnieją kontrowersje. Niektórzy eksperci prawa pracy, powołując się na wyrok Sądu Najwyższego z 28 października 1998 r. (sygn. akt I PKN 361/98, OSNP 1999/23/750), uważają, że takie jednostronne zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy jest niedopuszczalne. Zwracają przy tym uwagę na definicję stosunku pracy określoną w art. 22 k.p., zgodnie z którą przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Z tego wynika wniosek, że zobowiązanie pracodawcy polega nie tylko na wypłacie wynagrodzenia, ale także na zatrudnianiu, przez co należy rozmieć umożliwienie pracownikowi faktycznego świadczenia pracy, a nie tylko utrzymanie formalnego zatrudnienia.

Warto zwrócić uwagę, że w wyroku z 5 lipca 2005 r. (sygn. akt I PK 176/04, OSNP 2006/9-10/154) Sąd Najwyższy orzekł, że (...) skuteczne zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia przesądza o tym, że pracownik, który nie wyraża zgody na cofnięcie oświadczenia woli w tym przedmiocie, nie jest zobowiązany do podporządkowania się poleceniom pracodawcy świadczenia pracy we wskazanym miejscu i terminie. Niezastosowanie się pracownika do takich poleceń pracodawcy nie stanowi ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.) (...).

Kilka lat później Sąd Najwyższy w wyroku z 4 marca 2009 r. (sygn. akt II PK 202/08, OSNP 2010/19-20/231) stwierdził, że (...) pracodawca nie może według własnego jednostronnego i swobodnego uznania zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, czyli bez świadczenia pracy. Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy jest dopuszczalne tylko i wyłącznie na podstawie zgodnego porozumienia stron stosunku pracy. Zatem każdorazowo od woli stron stosunku pracy zależy, jak ustalą wysokość i sposób obliczenia należności przysługujących pracownikowi za okres niewykonywania pracy. Na mocy porozumienia pracownik i pracodawca zgadzają się, że pracownik w okresie wypowiedzenia nie będzie świadczył pracy i jaką otrzyma zapłatę. W razie zaś jednostronnego zwolnienia pracownika ze świadczenia pracy - choć bezprawnego - pracownik powinien zastosować się do polecenia pracodawcy, jednakże ma możliwość dochodzenia dopuszczenia do wykonywania pracy przed sądem (...).

Należy zatem przyjąć, że pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy, jeżeli zawrze z nim w tej sprawie porozumienie. W przypadku zwolnienia w taki sposób z obowiązku świadczenia pracy wezwanie pracownika do pracy przed terminem ustalonym w porozumieniu powinno nastąpić za zgodą pracownika.

W okresie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

CO NA TO SĄD?

Za okres takiego zwolnienia od pracy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości, jak za przestój niezawiniony przez pracownika, o którym mowa w art. 81 § 1 k.p.

Wyrok SN z 16 czerwca 2005 r., sygn. akt I PK 260/04, OSNP 2006/9-10/145

Takie wynagrodzenie należy zatem obliczać wyłącznie ze stawki osobistego zaszeregowania pracownika, a zatem bez żadnych dodatków czy premii, nawet o stałym charakterze. Jeżeli taka stawka nie została wyodrębniona przy określaniu warunków wynagradzania, pracownikowi przysługuje 60% wynagrodzenia obliczonego jak wynagrodzenie za urlop. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę. Pracownik zwolniony z wykonywania pracy doznaje przeszkód w jej świadczeniu z przyczyn dotyczących pracodawcy, który odsunął go od wypełniania obowiązków. Według sądu, taka sytuacja została unormowana wprost w art. 81 § 1 k.p. i nie ma podstaw do korzystania z przepisów dotyczących wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy lub ekwiwalentu pieniężnego za ten urlop. Jednak postępowanie pracodawcy może być w tym zakresie korzystniejsze dla pracownika.

Pracodawca może zatem ustalić wynagrodzenie za czas zwolnienia ze świadczenia pracy według zasad właściwych dla liczenia wynagrodzenia urlopowego lub ekwiwalentu za urlop.

Pracownik w okresie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy nadal podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, tak jak każdy inny pracownik. Wynagrodzenie za okres zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych. Od kwoty tego wynagrodzenia należy zatem naliczyć i opłacić wszystkie składki, zgodnie z zasadami obowiązującymi w odniesieniu do osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy, a zatem składki: emerytalną, rentowe, chorobową, wypadkową oraz obowiązkową składkę zdrowotną, a także - pod ustawowymi warunkami - składki na Fundusz Pracy i FGŚP.

ZAPAMIĘTAJ

Składki na FP i FGŚP są naliczane od wynagrodzenia ze stosunku pracy, nawet jeśli to wynagrodzenie zostało wypłacone po ustaniu zatrudnienia.

Pracodawca nie odprowadza natomiast składek od wynagrodzenia wypłacanego za czas niezdolności do pracy, od zasiłków z ubezpieczeń społecznych, a także kwot wymienionych w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje w okresie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, nie zostało zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne - powinno być zatem oskładkowane i wykazane w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA (raport składkowy). Okresu, w którym zwalniany pracownik został zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, nie należy wykazywać w raporcie ZUS RSA (raport o przerwie w opłacaniu składek). Nie ma bowiem kodu świadczenia/przerwy, który służyłby do wykazania tego okresu. Istnieje co prawda kod świadczenia/przerwy 151 ("okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku"), oznaczający usprawiedliwioną nieobecność w pracy, ale stosuje się go tylko wówczas, gdy jednocześnie pracownikowi nie przysługują za ten okres ani wynagrodzenie, ani zasiłek z ubezpieczenia społecznego. Dlatego kod ten nie może mieć zastosowania do okresu zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, gdyż nie jest to okres przerwy w opłacaniu składek ani okres pobierania świadczenia lub zasiłku z ubezpieczeń.

Za pracownika będącego w okresie wypowiedzenia, który został zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, należy w tym okresie składać tylko raporty ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, z wykazanymi składkami na ubezpieczenia od kwot wynagrodzenia za miesiące, w których to wynagrodzenie zostało wypłacone lub pozostawione do dyspozycji pracownika.

ZAPAMIĘTAJ

Za okres zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, za który przysługuje wynagrodzenie, nie należy składać raportów ZUS RSA, ponieważ nie jest to okres przerwy w opłacaniu składek.

W okresie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy zatrudniona osoba zachowuje status pracownika. Wyrejestrowanie na dokumencie ZUS ZWUA powinno nastąpić dopiero od dnia następującego po dniu rozwiązania stosunku pracy, wskazanego w świadectwie pracy. Na wyrejestrowanie zwalnianego pracownika z ZUS pracodawca ma 7 dni od dnia rozwiązania stosunku pracy.

Udzielanie urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest zobowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu (art. 167¹ k.p.). W takim przypadku wymiar udzielanego urlopu, z wyjątkiem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru proporcjonalnego urlopu przysługującego za rok, w którym następuje rozwiązanie umowy o pracę.

W okresie wypowiedzenia to pracodawca decyduje o udzieleniu pracownikowi bądź nie urlopu wypoczynkowego. Pracodawca udziela pracownikowi w okresie wypowiedzenia urlopu wypoczynkowego bez wniosku, zaś pracownik ma obowiązek z takiego urlopu skorzystać. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 2 września 2003 r. (sygn. akt I PK 403/02, OSNP 2004/18/310), stwierdzając m.in., że "na zasadach określonych w art. 167¹ k.p. w okresie wypowiedzenia pracownik jest obowiązany wykorzystać zarówno bieżący, jak i zaległy urlop wypoczynkowy". Ponadto, zdaniem Sądu Najwyższego, udzielenie urlopu zaległego za poprzednie lata w pierwszym kwartale następnego roku (obecnie jest to termin do 30 września następnego roku) nie wymaga zgody pracownika także wówczas, gdy w tym samym czasie biegnie okres wypowiedzenia umowy o pracę.

ZAPAMIĘTAJ

Pracodawca może udzielić pracownikowi w okresie wypowiedzenia urlopu zaległego za lata ubiegłe oraz urlopu bieżącego.

W przypadku ustania zatrudnienia w trakcie roku kalendarzowego pracownik nabywa za ten rok prawo do urlopu w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym.

W przypadku gdy pracodawca w okresie wypowiedzenia nie zechce udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego (całego przysługującego mu lub jego części), taki pracownik nie ma roszczenia do pracodawcy o jego udzielenie. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego.

Pozbawienie pracownika dodatkowych świadczeń w okresie wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia stosunek pracy trwa nadal i pracownika obowiązują dotychczasowe warunki pracy i płacy. W tym czasie pracodawca nie może jednostronnie zmienić warunków zatrudnienia pracownika tylko dlatego, że znajduje się on w okresie wypowiedzenia. Jeżeli zatem pracownik na podstawie przepisów o wynagradzaniu lub umowy o pracę spełnia warunki do przyznania premii, prowizji czy innych dodatkowych świadczeń, przysługują one także w okresie wypowiedzenia.

Pracodawca może pogorszyć warunki płacowe pracownika w czasie wypowiedzenia, ale wyłącznie za zgodą pracownika, w trybie porozumienia stron. Jeśli pracownik nie wyrazi zgody, pracodawca może zastosować wypowiedzenie zmieniające, przy czym nowe warunki zaczną obowiązywać po upływie okresu wypowiedzenia, a zatem w takim przypadku zmiana ta nie wejdzie w życie.

Pożyczki z zfśs i kasy zapomogowo-pożyczkowej

W ramach działalności socjalnej pracodawca może m.in. udzielać pracownikom pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Najczęściej zwrotną pomocą na cele mieszkaniowe jest pożyczka. Jej wysokość, przeznaczenie, warunki spłaty, także w razie zakończenia zatrudnienia, formy zabezpieczenia, powinien określać regulamin zfśs, a także umowa między pożyczkodawcą (pracodawcą) a pożyczkobiorcą (pracownikiem). Spłata pożyczki następuje najczęściej w ratach miesięcznych potrącanych z wynagrodzenia pracownika, za jego pisemną zgodą. Tryb spłaty pożyczki w razie rozwiązania umowy o pracę zależy od tego, z czyjej inicjatywy zakończył się stosunek pracy. Jeżeli pracodawca dokonał wypowiedzenia umowy o pracę, pożyczka jest nadal spłacana przez pracownika zgodnie z harmonogramem spłat, według umowy pożyczki. Pracownik po ustaniu zatrudnienia spłaca ją w ratach jak dotychczas, a kwoty przekazuje np. na rachunek bankowy byłego pracodawcy lub bezpośrednio na rachunek zfśs. W niektórych przypadkach pracodawca będzie mógł zażądać natychmiastowej spłaty pozostałej kwoty pożyczki, jeżeli pracownik wypowiedział umowę o pracę lub gdy pracodawca rozwiązał ją w trybie bez wypowiedzenia z winy pracownika. Postanowienia w tym zakresie powinny wynikać zarówno z umowy pożyczki, jak i z regulaminu zfśs.

ZAPAMIĘTAJ

W sytuacji gdy pracownik wypowiedział umowę o pracę lub gdy pracodawca rozwiązał ją w trybie bez wypowiedzenia z winy pracownika, pracodawca może zażądać natychmiastowej spłaty pozostałej kwoty pożyczki, jeżeli przewiduje to umowa pożyczki lub regulamin zfśs.

W razie rozwiązania stosunku pracy, zarówno z inicjatywy pracownika, jak i pracodawcy, pożyczkobiorca może ubiegać się o umorzenie zobowiązania, jeżeli tak przewiduje umowa pożyczki lub regulamin zfśs. Gdy pracownik zaprzestanie spłaty pożyczki, pracodawca może zobowiązać do jej uregulowania poręczycieli wskazanych w umowie pożyczki. Jeżeli nie ma poręczycieli, pracodawca może dochodzić roszczeń na drodze sądowej.

Jeżeli pracownik jest członkiem kasy zapomogowo-pożyczkowej (dalej KZP) i posiada wobec niej zobowiązania, a z powodu rozwiązania stosunku pracy został skreślony z listy członków, powinien nadal spłacać raty zgodnie z umową pożyczki, jeśli wkłady nie pokryły pozostałego zadłużenia. W pierwszej kolejności zadłużenie podlega bowiem potrąceniu z wkładów wniesionych przez pracownika. W razie skreślenia na wniosek członka KZP z listy członków, spłata zadłużenia jest wymagalna natychmiast, niezależnie od terminów spłaty ustalonych przy udzielaniu pożyczki. W razie zwłoki w spłacie zadłużenia wobec KZP dłużnik jest wzywany do uregulowania należności na piśmie, z podaniem terminu spłaty. Kopię wezwania należy doręczyć poręczycielom. W razie niedokonania wpłaty przez dłużnika w wyznaczonym terminie zarząd KZP ma prawo pokryć to zadłużenie z wkładów poręczycieli.

Rozliczenie dofinansowania kształcenia pracownika

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy przysługują określone przywileje - płatny urlop szkoleniowy i płatne zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Pracodawca może także dobrowolnie sfinansować koszty nauki, np. opłacić zakwaterowanie, wyżywienie, przejazdy na zajęcia, zakupić podręczniki czy pomoce naukowe.

W tym zakresie pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę na piśmie, określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowa nie jest konieczna, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. W umowie strony powinny także uregulować sytuację dotyczącą zwrotu kosztów edukacji w razie jej przerwania lub wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę.

Kodeks pracy ściśle określa przypadki, w jakich pracownik jest zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń, gdyż tylko one podlegają zwrotowi. Okoliczności te dotyczą przede wszystkim rozwiązania stosunku pracy. Pracownik musi zwrócić koszty poniesione przez pracodawcę w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia, jeżeli dojdzie do rozwiązania umowy o pracę przez:

● pracodawcę bez wypowiedzenia z winy pracownika, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata,

● pracownika za wypowiedzeniem, w okresie, o którym mowa wyżej, z wyjątkiem, gdy przyczyną tego rozwiązania jest stosowanie mobbingu w pracy,

● pracownika bez wypowiedzenia we wskazanym wyżej okresie, z powodu przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania pracy lub ciężkiego naruszenia przez pracodawcę obowiązków wobec pracownika (art. 55 k.p.) lub z powodu mobbingu (art. 94³ k.p.), mimo braku tych przyczyn (art. 103⁵ k.p.).

Dodatkowe świadczenia przyznane zgodnie z Kodeksem pracy pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe są zwolnione zarówno z podatku dochodowego, jak i ze składek na ZUS. Jeżeli zatem pracownik zwróci te świadczenia po ustaniu zatrudnienia, nie spowoduje to żadnych konsekwencji w zakresie należności publicznoprawnych.

Zwrot mienia pracodawcy

Pracownicy często korzystają z mienia pracodawcy, np. służbowego samochodu, telefonu, komputera, a także odzieży czy obuwia roboczego, za które ponoszą odpowiedzialność. Zarówno przekazanie, jak i zwrot służbowego mienia powinny być prawidłowo przeprowadzone. Postanowienia w tym zakresie może określać np. umowa. W razie rozwiązania umowy o pracę powierzone mienie pracownik ma obowiązek zwrócić. Przeprowadzenie odbioru służbowego sprzętu najlepiej i najbezpieczniej przeprowadzić na piśmie, np. w formie protokołu czy oświadczenia z podpisem pracownika i osoby upoważnionej przez pracodawcę. Jeśli pracownik nie zwróci mienia lub je uszkodzi, zniszczy czy zagubi, ponosi odpowiedzialność za szkodę w pełnej wysokości.

Nierozliczenie się pracownika z powierzonego mienia nie może jednak spowodować opóźnienia w wydaniu świadectwa pracy.

Pracodawca, chcąc zmusić pracowników do poszanowania służbowego mienia i jego zwrotu, w aktach wewnątrzzakładowych może zamieścić informacje o ewentualnych konsekwencjach uchylania się pracowników od dokonania zwrotu, np. wystąpienie pracodawcy do sądu i dochodzenie od pracownika zwrotu mienia.

Rozliczenie z umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej

Pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem do wyliczenia się. Podstawą takiego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta na piśmie przez pracowników z pracodawcą. Zarówno prawidłowe powierzenie, jak i rozliczenie się pracowników z mienia przebiega w drodze remanentu (spisu z natury).

W praktyce powołana komisja inwentaryzacyjna sporządza spis według stanu faktycznego. Podstawą inwentaryzacji nie mogą być dokumenty. Jeżeli spis z natury odzwierciedla stan rzeczywisty, dokument inwentaryzacyjny podpisują członkowie komisji oraz upoważniony pracownik. Rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem, który przyjął wspólną odpowiedzialność, skutkuje koniecznością przeprowadzenia remanentu. W razie stwierdzenia niedoborów pracownik, co do zasady, odpowiada za szkodę w części wynikającej z umowy o wspólnej odpowiedzialności.

Karta obiegowa

Przepisy prawa pracy nie regulują kwestii związanych z obowiązkiem i sposobem wypełniania karty obiegowej. Kwestia ta może być uregulowana w regulaminie pracy lub w innych przepisach wewnątrzzakładowych. W praktyce mamy do czynienia z kartą obiegową przyjęcia do pracy oraz z kartą obiegową związaną ze zwolnieniem z pracy.

Celem wypełnienia karty obiegowej przed odejściem z pracy jest rozliczenie się pracownika z pracodawcą. Chodzi tu np. o zwrot powierzonego mu sprzętu, takiego jak komputer, drukarka, samochód służbowy, telefon komórkowy, a także rozliczenie się z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych lub zapomogową kasą pożyczkową.

Karta obiegowa osoby odchodzącej z pracy z reguły zawiera takie dane, jak: pieczęć nagłówkowa pracodawcy, imię i nazwisko pracownika, stanowisko, nazwa komórki organizacyjnej, w której pracownik był zatrudniony, data rozwiązania stosunku pracy, nazwy działów związanych z wykonywaniem pracy na danym stanowisku (np. dział finansowy, dział administracyjny, PKZP), data i podpis uprawnionego pracownika wymienionego działu, data i podpis uprawnionego pracownika działu kadr.

Pracownik rozlicza się z wymienionymi w karcie obiegowej jednostkami organizacyjnymi i po uzyskaniu podpisów uprawnionych pracowników wypełnioną kartę składa w dziale personalnym.

Rozwiązanie umowy o pracę oraz związane z tym wydanie świadectwa pracy nie może być uzależniane od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z pracodawcą i od złożenia w kadrach wypełnionej karty obiegowej.

Wydawanie referencji i opinii pracownikom

Informacje dotyczące zakresu obowiązków wykonywanych przez pracownika oraz elementy ocenne dotyczące jego pracy u danego pracodawcy mogą znaleźć odzwierciedlenie w pisemnych referencjach lub opiniach wydanych na jego wniosek w dniu rozwiązania stosunku pracy. Taki dokument może stanowić wartościowe źródło informacji dla kolejnego pracodawcy.

Przepisy prawa pracy nie regulują jednak kwestii związanych z wydawaniem pracownikowi referencji, dlatego w razie wystąpienia pracownika z takim wnioskiem pracodawca samodzielnie decyduje, w jakiej formie wyda referencje i jaką treść zamieści w opinii. Warto pamiętać, że pracownik nie ma do pracodawcy roszczenia o wydanie takiego dokumentu. Opinia powinna odzwierciedlać stan faktyczny. Jak się wydaje, opinia o pracowniku lub referencje powinny zawierać przede wszystkim opis czynności wykonywanych na zajmowanym przez pracownika stanowisku, czyli zakres obowiązków. Trudno bowiem wyrażać wyłącznie sądy na temat rzetelności czy zaangażowania danej osoby albo czy była ona dobrym pracownikiem. Przybliżenie w opinii głównych obowiązków oraz zakres ponoszonej przez pracownika odpowiedzialności przekaże zdecydowanie więcej informacji przyszłemu pracodawcy niż subiektywne opinie.

Wątpliwości budzi kwestia umieszczania opinii o pracowniku w świadectwie pracy. Niedopuszczalne jest umieszczenie (a przez to niewłaściwe wypełnienie świadectwa) referencji i opinii w ust. 6 świadectwa "informacje uzupełniające" (co zdarza się w praktyce), gdyż w tym ustępie zamieszcza się jedynie informacje o należnościach ze stosunku pracy uznanych przez pracodawcę i niewypłaconych pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych, a także na żądanie pracownika informacje o:

● wysokości i składnikach wynagrodzenia,

● uzyskanych kwalifikacjach,

● prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania.

Obowiązki pracodawcy związane z zajęciem wynagrodzenia

Pracodawca, który dotąd potrącał pracownikowi-dłużnikowi określone należności zgodnie z posiadanym zawiadomieniem o egzekucji, w razie rozwiązania stosunku pracy z takim pracownikiem ma określone obowiązki.

Dotychczasowy pracodawca sporządza wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia w świadectwie pracy wydanym dłużnikowi. Jeżeli nowy pracodawca dłużnika jest znany dotychczasowemu pracodawcy, przesyła temu pracodawcy zawiadomienie komornika i dokumenty dotycząc e zajęcia wynagrodzenia oraz powiadamia o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne. Wzmianka w świadectwie pracy powinna zawierać oznaczenie komornika, który zajął należność, oraz numer sprawy egzekucyjnej, jak również wskazać wysokość potrąconych kwot. Przesłanie zawiadomienia komornikowi ma skutki zajęcia należności dłużnika u nowego pracodawcy od chwili dojścia zawiadomienia do tego pracodawcy. Natomiast nowy pracodawca, któremu pracownik przedstawi świadectwo pracy ze wzmianką o zajęciu należności, zawiadamia o zatrudnieniu pracownika pracodawcę, który wydał świadectwo, oraz komornika wskazanego w świadectwie. Jeżeli nowy pracodawca, któremu pracownik nie przedstawił świadectwa pracy, dowie się, gdzie pracownik był przedtem zatrudniony, jest zobowiązany zawiadomić poprzedniego pracodawcę o zatrudnieniu takiego pracownika, chyba że pracownik przedstawi zaświadczenie tego zakładu stwierdzające, że jego należności nie były zajęte.

Obowiązek powiadomienia komornika o zmianie pracodawcy obciąża również dłużnika. O obowiązku tym oraz o skutkach jego zaniedbania dłużnik powinien być pouczony przy zawiadomieniu go o zajęciu wynagrodzenia za pracę (art. 884 Kodeksu postępowania cywilnego).

Termin wystawienia PIT-11

Pracownik, który uzyskuje od pracodawcy przychody ze stosunku pracy lub z działalności wykonywanej osobiście i dokonuje samodzielnie rocznego rozliczenia podatku, musi otrzymać od płatnika za dany rok imienną informację PIT-11 o osiągniętym przychodzie i pobranych zaliczkach na podatek. Informację tę należy przekazać pracownikowi do końca lutego każdego roku. Jeżeli jednak stosunek pracy ustanie w trakcie roku podatkowego, pracodawca ma obowiązek wydać PIT-11 w ciągu 14 dni, jeżeli pracownik zwróci się o to w pisemnym wniosku. W przeciwnym razie informację należy doręczyć pracownikowi na ogólnych zasadach.

W informacji PIT-11 należy wykazać łączną kwotę przychodów osiągniętych u danego płatnika w roku podatkowym, z wyjątkiem przychodów zwolnionych z podatku na podstawie art. 21 u.p.d.o.f. Jeśli pracodawca, oprócz należności ze stosunku pracy lub pokrewnych, wypłacał pracownikowi zasiłki z ubezpieczenia społecznego, to należy je doliczyć do przychodów ze stosunku pracy. W PIT-11 powinny się znaleźć także przychody osiągnięte przez pracownika z tytułu działalności wykonywanej osobiście na rzecz pracodawcy, tj. z:

● umowy zlecenia,

● umowy o dzieło,

● powołania do pełnienia funkcji członka zarządu, rady nadzorczej, z tytułu udziału w organach stanowiących osób prawnych.

Ponadto należy wykazać uzyskane przez zatrudnionego przychody z kontraktów menedżerskich lub umów o zarządzanie przedsiębiorstwem.

PIT-11 powinien odzwierciedlać stan faktyczny, jaki miał miejsce w czasie trwania stosunku pracy.

ZAPAMIĘTAJ

Przychody pracownika od tego samego pracodawcy, ale z różnych źródeł, należy wykazać w jednym PIT-11.

Wyrejestrowanie z ubezpieczeń pracownika i członków rodziny

Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, musi zostać wyrejestrowana przez płatnika z tych ubezpieczeń. Jako datę wyrejestrowania w dokumencie ZUS ZWUA podaje się pierwszy dzień, w którym ubezpieczony nie podlegał już ubezpieczeniom z danego tytułu. Oznacza to, że w dokumencie ZUS ZWUA, wyrejestrowującym pracownika, jako datę wyrejestrowania (blok IV, pole 02 formularza) należy wskazać dzień następujący po dniu rozwiązania umowy o pracę.

Wyrejestrowania - zarówno z ubezpieczeń społecznych, jak i zdrowotnego - dokonuje się na formularzu ZUS ZWUA. Płatnik ma 7 dni na wyrejestrowanie swojego byłego pracownika.

Ustawa systemowa nie reguluje odrębnie zasad obliczania terminu na złożenie dokumentu wyrejestrowującego ZUS ZWUA. Odsyła w tym zakresie do uregulowań Kodeksu postępowania administracyjnego. Zgodnie z nimi, bieg terminu na wyrejestrowanie należy liczyć od dnia następującego po dniu ustania tytułu do ubezpieczeń. W przypadku pracownika tytuł do ubezpieczeń ustaje z dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, w przypadku zleceniobiorcy - z dniem rozwiązania bądź wygaśnięcia umowy.

Siódmy dzień terminu jest zarazem ostatnim dniem, w którym zgłoszenie/wyrejestrowanie będzie uważane za dokonane w terminie. Jeżeli ostatni dzień 7-dniowego terminu, liczony według powyższych zasad, przypada w niedzielę, inny dzień ustawowo wolny od pracy, a także w sobotę, wówczas za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy, następujący po nim dzień powszedni (uchwała NSA z 15 czerwca 2011 r., sygn. akt I OPS 1/11, niepublikowana).

Za dzień dokonania wyrejestrowania uznaje się:

● dzień przesłania dokumentu do ZUS (jeżeli dokument jest przesłany drogą elektroniczną) lub

● dzień wpływu dokumentu do jednostki organizacyjnej ZUS (jeżeli dokument jest składany osobiście przez płatnika lub osobę przez niego upoważnioną), lub

● datę stempla pocztowego (jeżeli dokument jest przesyłany przez Pocztę Polską).

Wyrejestrowania ubezpieczonego z ZUS należy dokonać w formie dokumentu elektronicznego lub dokumentu papierowego, w zależności od tego, do jakiej formy składania dokumentacji jest zobowiązany płatnik w kontaktach z ZUS.

Dokonując wyrejestrowania pracownika, trzeba pamiętać również o wyrejestrowaniu członków jego rodziny, których zgłaszał on do ubezpieczenia zdrowotnego. Ubezpieczenie zdrowotne zgłoszonego członka rodziny ustaje wraz z ustaniem ubezpieczeń pracowniczych. Obowiązkiem płatnika jest złożenie formularza ZUS ZCNA ("Zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego"). Jako datę utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny (blok IV.A., pole 02 formularza) należy wskazać tę samą datę, od której pracownik zgłaszający daną osobę został wyrejestrowany z ubezpieczeń. Formularz ZUS ZCNA należy przekazać do ZUS w ciągu 7 dni od daty wygaśnięcia tytułu do ubezpieczeń pracownika, który zgłosił członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego. Podobnie jak w przypadku pracowników, członkowie rodziny zachowają prawo do świadczeń opieki zdrowotnej przez 30 dni od dnia wygaśnięcia obowiązku ubezpieczeniowego.

Rozliczanie składek po ustaniu zatrudnienia

Wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek wykazuje się w dokumentach rozliczeniowych składanych do ZUS za miesiąc, w którym dokonano wypłaty należności (lub postawiono ją do dyspozycji pracownika). Osoby, których stosunek pracy jeszcze trwał w miesiącu dokonywania wypłaty, powinny być wykazywane z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx (pracownik podlegający ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu). Natomiast w przypadku dokonywania wypłaty w miesiącu następującym po miesiącu, w którym ustał stosunek pracy, należy używać kodu tytułu ubezpieczenia 30 00 xx (osoba, za którą należy rozliczyć i opłacić składki lub należne świadczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc, po ustaniu tytułu do ubezpieczeń).

Kod tytułu ubezpieczenia zależy od miesiąca, w którym miała miejsce wypłata wynagrodzenia. Jeżeli były pracownik otrzymał je po ustaniu zatrudnienia i po wyrejestrowaniu z ZUS, ale jeszcze w miesiącu, w którym był zatrudniony (podlegał ubezpieczeniom), to wypełniając raport ZUS RCA, nadal należy posługiwać się pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia (01 10 xx). Jeżeli natomiast firma dokonała wypłaty w następnych miesiącach po rozwiązaniu umowy o pracę, składki od niego trzeba rozliczyć w raporcie ZUS RCA, używając kodu 30 00 xx (inny tytuł).

Zasiłek chorobowy a ustanie zatrudnienia

Obowiązki płatnika składek, wypłacającego zatrudnionym pracownikom świadczenia z tytułu choroby i macierzyństwa względem pracownika, nie kończą się z dniem rozwiązania umowy o pracę. Jeżeli pracownik stał się niezdolny do pracy w trakcie zatrudnienia, a przedłożone zwolnienia lekarskie obejmują także okres po ustaniu zatrudnienia, pracodawca powinien je przekazać do oddziału ZUS właściwego ze względu na miejsce zamieszkania pracownika, wraz z dokumentacją niezbędną do dalszej wypłaty zasiłku.

Po ustaniu tytułu ubezpieczenia zasiłek chorobowy przysługuje, jeżeli niezdolność do pracy powstała w czasie trwania ubezpieczenia i trwa nieprzerwanie po jego zakończeniu. Zasiłek przysługuje także, gdy niezdolność do pracy powstała po ustaniu tytułu ubezpieczenia. W takim przypadku niezdolność do pracy musi trwać nieprzerwanie 30 dni i powstać nie później niż w ciągu 14 dni od ustania ubezpieczenia chorobowego. W razie choroby zakaźnej, oznaczonej na zwolnieniu lekarskim kodem E, która ujawnia się po dłuższym okresie, zasiłek przysługuje, jeśli niezdolność do pracy powstała w ciągu 3 miesięcy od ustania ubezpieczenia.

W sytuacji gdy pracownik zachoruje już po rozwiązaniu umowy o pracę i wystąpi bezpośrednio do ZUS o wypłatę zasiłku chorobowego, wówczas ZUS przesyła płatnikowi składek druk ZUS Z-3 lub ZUS Z-3a (w przypadku np. zleceniobiorców) w celu jego wypełnienia. Były już pracodawca ma obowiązek wypełnienia formularza i odesłania go do ZUS, aby ten mógł ustalić uprawnienia do wypłaty zasiłku.

Ubezpieczony, który był pracownikiem, po ustaniu zatrudnienia ma prawo do zasiłku chorobowego, nawet jeśli w danym roku kalendarzowym nie otrzymał wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy lub nie wykorzystał całego limitu wynagrodzenia chorobowego.

Prawo do zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia przysługuje także wówczas, gdy niezdolność do pracy powstała w okresie urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego, gdy równocześnie z zakończeniem przerwy w ubezpieczeniu ustaje tytuł ubezpieczenia chorobowego.

Zasiłku chorobowego po ustaniu tytułu ubezpieczenia nie otrzyma osoba (czyli zarówno były pracownik, jak i były zleceniobiorca), która:

● ma ustalone prawo do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy albo nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego,

● kontynuuje lub podjęła działalność zarobkową, która stanowi tytuł do objęcia ubezpieczeniem chorobowym obowiązkowo lub dobrowolnie,

● nie nabyła prawa do zasiłku w czasie trwania ubezpieczenia, np. z powodu okresu wyczekiwania,

● jest uprawniona do zasiłku dla bezrobotnych, zasiłku przedemerytalnego lub świadczenia przedemerytalnego,

● podlega obowiązkowo ubezpieczeniu społecznemu rolników, w przypadku gdy niezdolność do pracy powstała po co najmniej jednodniowej przerwie, a powierzchnia gospodarstwa przekracza 1 ha przeliczeniowy.

Nie traci uprawnień do zasiłku chorobowego za okres niezdolności do pracy z powodu choroby przypadającej po ustaniu zatrudnienia pracownik, który był zatrudniony na podstawie więcej niż jednej umowy o pracę, a jedna z tych umów zakończyła się.

PRZYKŁAD

Pracownik do 28 lutego br. był zatrudniony równocześnie w dwóch zakładach pracy. Od 1 marca pozostaje w jednym zatrudnieniu. W okresie od 5 do 15 marca był niezdolny do pracy z powodu choroby. Pracownik wykorzystał już okres wypłaty wynagrodzenia za czas choroby w tym roku kalendarzowym. Z oświadczenia pracownika wynika, że oprócz trwającego zatrudnienia nie zachodzą inne okoliczności wykluczające prawo do zasiłku chorobowego. Za okres tej niezdolności do pracy pracownik ma prawo do zasiłku chorobowego z tytułu zatrudnienia, które trwa, oraz do zasiłku z tytułu zatrudnienia, które ustało, wypłacanego przez ZUS. Jeżeli pracownik lub ZUS zwróci się do byłego już zakładu pracy o wystawienie zaświadczenia na druku ZUS Z-3, to pracodawca ma obowiązek to zrobić.

Obowiązkiem pracodawcy wobec zwalnianego pracownika, który jest niezdolny do pracy, jest przekazanie do ZUS, według miejsca zamieszkania pracownika, dokumentacji do dalszej wypłaty zasiłku chorobowego. Obok zwolnienia lekarskiego ZUS ZLA pracodawca powinien przedłożyć:

● zaświadczenie płatnika składek wystawione na druku ZUS Z-3 w przypadku pracownika lub ZUS Z-3a w przypadku pozostałych ubezpieczonych, zawierające dane niezbędne do ustalenia prawa do zasiłku, jego wysokości oraz podstawy wymiaru, a także

● oświadczenie osoby występującej o zasiłek na druku ZUS Z-10 o niekontynuowaniu lub niepodjęciu działalności zarobkowej oraz braku uprawnień do: emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy albo nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, zasiłku dla bezrobotnych zasiłku lub świadczenia przedemerytalnego, o niepodleganiu obowiązkowo ubezpieczeniu społecznemu rolników.

Podczas wypełniania druku ZUS Z-3 pracodawca powinien zwrócić szczególną uwagę na fakt, że inne składniki wynagrodzenia uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego w trakcie zatrudnienia, a inne po ustaniu zatrudnienia.

Za wynagrodzenie uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego zarówno w trakcie zatrudnienia, jak i po jego ustaniu uważa się przychód pracownika, stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe, finansowanych ze środków pracownika.

Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjmuje się wynagrodzenie uzyskane przez pracownika u płatnika składek w okresie nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, z tytułu którego przysługuje zasiłek chorobowy. Jeżeli pracownik jest zatrudniony u tego samego pracodawcy na podstawie kolejno następujących po sobie umów, do podstawy zasiłku chorobowego przyjmuje się wynagrodzenie wypłacone z tytułu tych kolejno następujących po sobie umów. Nie traktuje się jako przerwy w ubezpieczeniu przerwy przypadającej na dzień ustawowo wolny od pracy.

W ZUS Z-3 pracodawca powinien wykazać wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy. Jeżeli pracownik pracował krócej, należy wykazać wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące faktycznego okresu zatrudnienia.

Przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego uwzględnia się wszystkie składniki wynagrodzenia, od których jest odprowadzona składka na ubezpieczenie chorobowe. Jednak w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego w czasie trwania ubezpieczenia nie uwzględnia się tych składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub z przepisami o wynagrodzeniu albo z umów o pracę, jeżeli składniki te są wypłacane pracownikowi za okres pobierania zasiłku (art. 41 ustawy zasiłkowej).

Sytuacja ta zmienia się w przypadku pracownika pobierającego zasiłek chorobowy po ustaniu zatrudnienia. Składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo za okres pobierania zasiłku w czasie ubezpieczenia, podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku przysługującego za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia wypłacanego przez ZUS. A zatem składniki te pracodawca powinien wykazać w przekazywanym do ZUS formularzu ZUS Z-3.

Pracodawca odpowiada za prawidłowe wypełnienie formularza ZUS Z-3. Wypełniając ten dokument, należy uwzględnić ewentualne zmiany wymiaru czasu pracy w trakcie zatrudnienia oraz odpowiednio wpisać wypłacone składniki wynagrodzenia podlegające uzupełnieniu i przyjmowane w faktycznej wysokości. Trzeba również pamiętać, że podstawy wymiaru zasiłku nie ustalamy na nowo, jeżeli przerwa między okresami pobierania zasiłków trwała krócej niż 3 miesiące kalendarzowe.

Jeżeli płatnik składek wypłaca zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową oraz rozwiąże z takim ubezpieczonym umowę, do dokumentacji opisanej powyżej powinien dołączyć odpowiednio:

● protokół powypadkowy w odniesieniu do pracownika albo

● kartę wypadku przy pracy w odniesieniu do pozostałych ubezpieczonych lub

● decyzję o stwierdzeniu choroby zawodowej.

Ponadto pracodawca, przekazując do ZUS dokumentację do wypłaty zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia danemu ubezpieczonemu (tj. zarówno pracownikowi, jak i zleceniobiorcy), jest zobowiązany poinformować ZUS - płatnika zasiłku po ustaniu zatrudnienia o tytułach egzekucyjnych tego pracownika.

Dowodem stwierdzającym czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, pobytu w szpitalu jest zaświadczenie lekarskie wydawane przez upoważnionego lekarza na formularzu ZUS ZLA. Zaświadczenia lekarskie wystawia się z dwiema kopiami. Pierwsza z tych kopii służy do wypłaty zasiłku. Ubezpieczony jest zobowiązany dostarczyć zaświadczenie lekarskie płatnikowi składek w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania. Jeżeli zaświadczenie to zostanie dostarczone po upływie 7 dni, zasiłek chorobowy ulega obniżeniu o 25% za okres od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia tego zaświadczenia.

Obowiązkiem pracodawcy po rozwiązaniu stosunku pracy z pracownikiem przebywającym na zwolnieniu lekarskim jest przekazanie do ZUS zaświadczenia lekarskiego wraz z pozostałą dokumentacją. Pracodawca powinien przekazać druk ZUS ZLA, który otrzymał od pracownika, natomiast w zakładzie pracy pozostawić kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem, jeżeli na jego podstawie wypłacał pracownikowi zasiłek. Pracodawca powinien podać także datę otrzymania zaświadczenia lekarskiego od pracownika. W przypadku gdy pracodawca otrzyma zwolnienie lekarskie od pracownika za pośrednictwem poczty, jako datę otrzymania należy podać datę nadania przesyłki przez pracownika w urzędzie pocztowym, a nie datę, kiedy zwolnienie lekarskie dotarło do zakładu. Jest to często popełniany błąd przez pracodawców. Informacja ta jest bardzo istotna, ponieważ wpływa na obniżenie lub nieobniżenie zasiłku, który otrzyma pracownik.

Świadczenie rehabilitacyjne a rozwiązanie umowy

Obowiązkiem pracodawcy jest przyjęcie wniosku zatrudnionego pracownika o świadczenie rehabilitacyjne i po dołączeniu wywiadu zawodowego przekazanie kompletnej dokumentacji do ZUS, zgodnie z miejscem zamieszkania pracownika, w celu wydania orzeczenia przez lekarza orzecznika. Podstawą wypłaty świadczenia rehabilitacyjnego jest decyzja wydana przez ZUS, która określa wysokość oraz okres przyznanego świadczenia.

Jeżeli pracodawca rozwiąże z pracownikiem przebywającym na świadczeniu rehabilitacyjnym stosunek pracy, to jest zobowiązany przekazać otrzymaną decyzję wraz z formularzem ZUS Z-3 (lub ZUS Z-3a np. w przypadku zleceniobiorców) do właściwej jednostki ZUS, która będzie kontynuowała wypłatę zasiłku. W zaświadczeniu płatnika składek należy wykazać wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy lub z faktycznego okresu ubezpieczenia, tj. z pełnych miesięcy ubezpieczenia.

Podstawą do wypłaty świadczenia rehabilitacyjnego jest wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru zasiłku chorobowego. Jednak podstawa ta podlega waloryzacji, która polega na podwyższeniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego wskaźnikiem waloryzacji odpowiednim dla kwartału, w którym przypada pierwszy dzień świadczenia rehabilitacyjnego.

Podwyższenie podstawy ma miejsce tylko wtedy, gdy wskaźnik waloryzacji jest wyższy niż 100%. Podstawa wymiaru świadczenia rehabilitacyjnego za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego jest ograniczana do 100% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia ogłaszanego do celów emerytalnych. Nie ogranicza się podstawy wymiaru, jeżeli pracownik był zatrudniony na podstawie więcej niż jednej umowy o pracę, a jedna z nich zakończyła się. Taka sama zasada dotyczy podstawy wymiaru zasiłku chorobowego po ustaniu tytułu ubezpieczenia.

Zasiłek macierzyński po zwolnieniu

Zasiłek macierzyński przysługuje ubezpieczonej, która w okresie ubezpieczenia chorobowego lub urlopu wychowawczego urodziła dziecko, przyjęła na wychowanie dziecko do 7 lat (lub do 10 lat, jeżeli orzeczono wobec niego odroczenie obowiązku szkolnego) i wystąpiła do sądu opiekuńczego z wnioskiem o jego przysposobienie lub przyjęła takie dziecko na wychowanie w ramach rodziny zastępczej, z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej. Do tego zasiłku ma także prawo pracownica, z którą została zawarta umowa o pracę na czas określony (lub na czas wykonywania określonej pracy) i która uległa przedłużeniu do dnia porodu. Zasiłek macierzyński przysługuje także z tytułu urodzenia dziecka po ustaniu zatrudnienia, w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło w czasie ciąży wskutek:

● likwidacji lub ogłoszenia upadłości pracodawcy lub

● naruszenia przepisów prawa, stwierdzonego prawomocnym orzeczeniem sądu.

W tym ostatnim przypadku, jeżeli pracownicy nie zapewniono innego zatrudnienia, do dnia porodu przysługuje jej zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Jednak wówczas zasiłek macierzyński przysługuje za okres odpowiadający części urlopu macierzyńskiego przypadającej po porodzie, czyli jest krótszy od podstawowego wymiaru o 2 tygodnie.

Pracodawca, który przedłużył pracownicy umowę do dnia porodu, powinien wypłacić jej zasiłek macierzyński za jeden dzień. Wynika to z faktu, że ostatnim dniem trwania takiej umowy jest dzień porodu. Jednak pracodawca, składając wniosek do ZUS, może przekazać wypłatę zasiłku również i za ten jeden dzień. W takiej sytuacji pracodawca przekazuje dokumentację, na podstawie której ZUS ustali prawo do zasiłku macierzyńskiego oraz wysokość jego podstawy wymiaru. Pracodawca, który zawarł z pracownicą umowę na czas określony, która kończy się w trakcie pobierania przez pracownicę zasiłku macierzyńskiego, powinien wypłacić jej zasiłek do dnia rozwiązania umowy. W jednym i drugim przypadku wypłatę zasiłku macierzyńskiego będzie kontynuował ZUS po otrzymaniu dokumentacji od pracodawcy, którą ma obowiązek przekazać do ZUS:

● skrócony odpis aktu urodzenia dziecka,

● zaświadczenie pracodawcy o okresie udzielonego urlopu macierzyńskiego oraz

● zaświadczenie płatnika składek wystawione na druku ZUS Z-3 (lub ZUS Z-3a w przypadku pozostałych ubezpieczonych).

Do wypłaty zasiłku macierzyńskiego z tytułu urodzenia dziecka po ustaniu zatrudnienia, oprócz skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka, niezbędne jest przedłożenie:

● zaświadczenia lekarskiego stwierdzającego stan ciąży w czasie trwania zatrudnienia,

● zaświadczenie z powiatowego urzędu pracy o braku propozycji zatrudnienia oraz

● świadectwo pracy lub inny dokument potwierdzający rozwiązanie stosunku pracy z powodu likwidacji lub ogłoszenia upadłości pracodawcy.

W przypadku rozwiązania stosunku pracy z naruszeniem przepisów prawa należy dołączyć prawomocne orzeczenie sądu.

Jeżeli umowa o pracę została przedłużona do dnia porodu lub rozwiązała się w trakcie przebywania pracownicy na urlopie macierzyńskim, wymagane jest dodatkowo świadectwo pracy lub inny dokument stwierdzający rodzaj zawartej umowy o pracę i datę jej rozwiązania.

Warunkiem przyznania dodatkowego zasiłku macierzyńskiego jest wystąpienie z pisemnym wnioskiem do płatnika składek w czasie trwania ubezpieczenia lub do płatnika zasiłku po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego (czyli do ZUS) przed rozpoczęciem korzystania z tego dodatkowego zasiłku. Niedotrzymanie terminu skutkuje odmową wypłaty zasiłku macierzyńskiego za dodatkowy okres.

Opracował Adam Malinowski

PODSTAWA PRAWNA

● art. 30, 53 i 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94, ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 208).

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 171 k.p.

§ 1. W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

§ 2. (uchylony).

§ 3. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Zasady wypełniania świadectwa pracy

Prawidłowe wystawienie przez pracodawcę świadectwa pracy jest bardzo istotne. Potwierdza ono fakt zatrudnienia pracownika, stanowiąc podstawę do ubiegania się m.in. o urlop wypoczynkowy, dodatki stażowe, a także np. o świadczenia emerytalno-rentowe.

Jednym z ważniejszych dokumentów, jakie otrzymuje pracownik od pracodawcy, jest świadectwo pracy. Treść świadectwa pracy reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282 z późn. zm., ost. zm. Dz.U. z 2011 r. nr 251, poz. 1509). W rozporządzeniu tym zawarto również wzór tego dokumentu.

Zgodnie z przepisami prawa, w treści świadectwa pracy powinny znaleźć się zapisy dotyczące:

● okresu i rodzaju wykonywanej pracy,

● zajmowanych stanowisk,

● wymiaru czasu pracy,

● trybu i podstawy prawnej ustania stosunku pracy,

● urlopu wypoczynkowego,

● okresów korzystania z urlopu bezpłatnego,

● urlopu wychowawczego,

● liczby dni, za które pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie chorobowe,

● korzystania z uprawnienia do opieki nad dzieckiem w wieku do lat 14,

● okresów, za które zostało wypłacone pracownikowi odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia,

● odbywania służby wojskowej lub zastępczej służby wojskowej,

● okresów nieskładkowych uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,

● zajęcia wynagrodzenia w drodze postępowania egzekucyjnego,

● uznanych przez pracodawcę i niezaspokojonych do dnia ustania stosunku pracy należności ze stosunku pracy z powodu braku środków finansowych,

● dodatkowych informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia, a także uzyskanych kwalifikacjach - jeżeli pracownik zażąda umieszczenia tego rodzaju danych.

Oprócz wyżej wymienionych informacji świadectwo pracy powinno określać datę jego wystawienia, oznaczenie pracodawcy oraz musi być podpisane przez uprawnioną osobę.

Oznaczenie pracodawcy

W lewym górnym rogu świadectwa umieszcza się informację o pracodawcy, a w szczególności jego:

● firmę, czyli nazwę, pod którą prowadzi działalność,

● formę prowadzenia działalności, np. spółka z o.o., spółka akcyjna, a w razie prowadzonej działalności przez osobę fizyczną - imię i nazwisko właściciela,

● siedzibę - czyli miejscowość i adres, pod którym prowadzona jest działalność,

● numer REGON-EKD nadany przez urząd statystyczny.

Oznaczenie pracodawcy może zostać podane przez przystawienie pieczątki firmowej lub w formie nadruku komputerowego.

Data i miejsce sporządzenia

W prawym górnym rogu należy wpisać datę sporządzenia świadectwa pracy. Data ta powinna odpowiadać faktycznej dacie sporządzenia świadectwa. Nie w każdym przypadku wystawienie świadectwa pracy będzie pokrywało się dokładnie z datą zakończenia umowy o pracę. Rozbieżności mogą wiązać się z tym, że świadectwo było sporządzane później niż w dacie zakończenia stosunku pracy, ze względu na to, że sporządzenie go w ostatnim dniu pracy było niemożliwe.

Data sporządzenia nie będzie pokrywać się z datą zakończenia stosunku pracy również w przypadku:

● wydania przez pracodawcę sprostowanego świadectwa pracy,

● wystawienia świadectwa w terminie 3 dni od uprawomocnienia się orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub o odszkodowaniu w związku z rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z naruszeniem przepisów obowiązujących w tym trybie,

● sytuacji określonej w art. 97 § 1¹-1³ k.p.

Wzór świadectwa pracy

Informacje dotyczące pracownika

W pkt 1 świadectwa należy wpisać dane identyfikujące pracownika, tj. jego imię i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, a także okres zatrudnienia w danej firmie (ze wskazaniem pracodawcy) oraz wymiar etatu, w jakim świadczył pracę. W pkt 2 natomiast wpisuje się stanowiska pracy (rodzaj pracy) lub pełnione funkcje.

Szczególną uwagę należy zwrócić na poprawność wpisanych danych identyfikacyjnych, tj. imię i nazwisko, imiona rodziców i datę urodzenia pracownika. Błędy w tym zakresie będą skutkowały odrzuceniem świadectwa pracy przez urzędy, a także innych pracodawców.

Należy pamiętać również o właściwym wpisaniu wymiaru etatu. W przypadku gdy pracownik przez cały okres zatrudnienia wykonywał pracę w pełnym wymiarze, wystarczy wpis "w pełnym wymiarze czasu pracy". Natomiast jeżeli w trakcie zatrudnienia wysokość etatu ulegała zmianie, należy wyszczególnić poszczególne okresy zatrudnienia wraz z podaniem dat i wysokości wymiaru etatu. Informacje te należy wskazać dokładnie, gdyż są one niezbędne do prawidłowego ustalenia uprawnień emerytalnych lub zasiłku dla bezrobotnych.

W przypadku gdy w trakcie zatrudnienia doszło do przejęcia zakładu pracy lub jego części na podstawie art. 23¹ k.p., informacja o okresie wykonywania pracy u poprzedniego pracodawcy powinna znaleźć się w treści świadectwa wystawianego na zakończenie pracy przez pracodawcę, który przejął pracowników. W momencie przejęcia pracowników nie wystawia się bowiem świadectw pracy (pracownicy przechodzą na dotychczasowych warunkach i umowach). Dopiero jeżeli dojdzie do rozwiązania umowy u nowego pracodawcy, ten wystawia świadectwo pracy.

W pkt 2 świadectwa należy wpisać, na podstawie akt osobowych, zajmowane kolejno (w układzie chronologicznym) stanowiska lub pełnione funkcje.

Nie ma konieczności wskazywania dokładnych dat wykonywania pracy na poszczególnych stanowiskach lub pełnienia określonych funkcji.

Rozwiązanie stosunku pracy

W pkt 3 świadectwa pracy należy określić tryb rozwiązania stosunku pracy i podać podstawę prawną jego ustania. W podstawie prawnej należy podać odpowiedni przepis prawa oraz wskazać stronę, która wypowiedziała lub rozwiązała umowę. Punkt ten został podzielony na części "a", "b" i "c".

W części "a" należy określić tryb rozwiązania umowy.

Stosunek pracy może zostać rozwiązany przez:

● wypowiedzenie umowy,

● rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia,

● rozwiązanie umowy za porozumieniem stron,

● rozwiązanie umowy z upływem czasu, na jaki została zawarta,

● rozwiązanie umowy w związku z dniem ukończenia pracy (art. 30 § 1 k.p.).

PRZYKŁAD

Jeżeli pracownik rozwiązał umowę o pracę za wypowiedzeniem, w pkt 3a wpisujemy: "art. 30 § 1 pkt 2 k.p. - za wypowiedzeniem przez pracownika".

Gdyby zaś umowa została rozwiązana za porozumieniem stron wpisujemy: "art. 30 § 1 pkt 1 k.p. - za porozumieniem stron".

Co do zasady na świadectwie nie wpisuje się powodu wypowiedzenia umowy. W drodze wyjątku przyczynę należy podać, jeżeli powodem wypowiedzenia umowy były przyczyny nieleżące po stronie pracownika, np. likwidacja stanowiska pracy lub zakładu pracy.

Jeżeli pracownik został zwolniony w ramach zwolnień grupowych, to w świadectwie pracy jako przyczynę zwolnienia należy wpisać: "stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania za wypowiedzeniem przez pracodawcę (art. 30 § 1 pkt 2 k.p. w zw. z art. 1 ust. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników - Dz.U. nr 90, poz. 844 z późn. zm.)".

Natomiast jeżeli pracownik został zwolniony w ramach zwolnienia indywidualnego z przyczyn niedotyczących pracownika, wtedy w świadectwie pracy należy wpisać: "stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania za wypowiedzeniem przez pracodawcę (art. 30 § 1 pkt 2 k.p. w zw. z art. 10 ust. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników - Dz.U. nr 90, poz. 844 z późn. zm.)".

Natomiast pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników wpisują przykładowo: "stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania za wypowiedzeniem przez pracodawcę (art. 30 § 1 pkt 2 k.p. w zw. z likwidacją stanowiska pracy)".

Część "b" wypełnia się tylko wtedy, gdy doszło do ustania stosunku pracy w szczególnym trybie. Najczęściej jest to rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia za 7-dniowym uprzedzeniem po przejęciu zakładu pracy przez nowego pracodawcę (art. 23¹ § 4 k.p.).

W części "c" należy wpisać przyczynę wygaśnięcia stosunku pracy.

Stosunek pracy wygasa w przypadku:

● śmierci pracownika,

● śmierci pracodawcy,

● upływu 3-miesięcznego okresu tymczasowego aresztowania pracownika.

PRZYKŁAD

W razie śmierci pracownika wpisuje się: "stosunek pracy ustał w wyniku wygaśnięcia - art. 63¹ k.p.".

W zależności od trybu rozwiązania umowy wypełnia się tylko jedną z ww. rubryk.

Dane dotyczące przebiegu zatrudnienia

Punkt 4 świadectwa został podzielony na 11 części.

W części "1" pracodawca powinien wpisać liczbę dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy. Ta informacja jest skierowana do kolejnego pracodawcy, wskazuje bowiem, ile urlopu wypoczynkowego wykorzystał pracownik w danym roku lub za jaki okres poprzedni pracodawca wypłacił pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Liczba dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego powinna zostać podana nie tylko w dniach, ale również w godzinach.

Informacja o godzinowym wykorzystaniu urlopu jest niezmiernie istotna w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz w równoważnym systemie czasu pracy. W takich przypadkach liczba dni wykorzystanego urlopu nie musi odpowiadać liczbie godzin wykorzystanego urlopu pomnożonych przez 8.

W tym miejscu należy również zamieścić informację o wykorzystaniu urlopu na żądanie, o którym mowa w art. 167² k.p. Jeśli pracownik z takiego urlopu nie korzystał, wówczas w świadectwie pracy wpisujemy: "nie korzystał" lub "0".

Natomiast w części "2" wskazujemy okresy urlopu bezpłatnego, który przypadał w całym okresie zatrudnienia objętym świadectwem pracy. Prawidłowy zapis powinien zawierać konkretne daty oraz podstawę prawną udzielenia urlopu, np. art. 174 lub 174¹ k.p.

Część "3" dotyczy urlopu wychowawczego. Informacja dotycząca korzystania przez pracownika z tego rodzaju urlopu powinna obejmować cały okres zatrudnienia objęty świadectwem pracy, ze wskazaniem konkretnych dat. Ta informacja jest ważna nie tylko dla ZUS, ale również dla kolejnych pracodawców, w szczególności, gdy u dotychczasowego pracodawcy pracownik nie wykorzystał całego przysługującego urlopu wychowawczego.

W części "4" wpisuje się liczbę dni niezdolności pracownika do pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy. Następnemu pracodawcy informacja ta jest potrzebna do ustalenia, czy pracownikowi w razie niezdolności do pracy przysługuje wynagrodzenie chorobowe, czy powinien być już płacony zasiłek chorobowy. Jeżeli pracownik chorował dłużej niż 33 dni (np. 49), w świadectwie pracy wpisuje się 33 lub 14 dni.

Cześć "5" dotyczy opieki nad dzieckiem. W tym miejscu wpisuje się liczbę dni wykorzystanych przez pracownika na opiekę nad dzieckiem do lat 14, w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy. Pracownicy, którzy wychowują przynajmniej jedno dziecko do 14. roku życia, w roku kalendarzowym mają prawo do 2 dni zwolnienia od pracy z tego tytułu.

W świadectwie pracy należy zatem wpisać, ile dni zwolnienia pracownik faktycznie wykorzystał, np. "wykorzystał 0, 1 lub 2 dni". Jeżeli pracownik nie korzysta z wyżej wymienionego uprawnienia, wpisujemy "nie dotyczy".

W części "6" punktu 4 świadectwa pracy wpisujemy okres, o jaki zostało skrócone wypowiedzenie umowy o pracę, jeżeli do takiego skrócenia doszło.

Pracodawca, wypowiadając pracownikowi umowę o pracę zawartą na czas nieokreślony, z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników ma prawo skrócić okres 3-miesięcznego wypowiedzenia, jednak tylko do jednego miesiąca. Za pozostałą część okresu wypowiedzenia pracownik zachowuje prawo do odszkodowania (art. 36¹ k.p.). Jednocześnie przepis stanowi, że okres, za który pracownik nabywa prawo do odszkodowania, wlicza się do okresu zatrudnienia, jeżeli pozostaje w tym czasie bez pracy.

W przypadku gdy w okresie zatrudnienia pracownik odbywał służbę wojskową albo jej formy zastępcze, w części "7" należy wpisać informację o okresie odbywania służby wojskowej albo jej form zastępczych.

W części "8" wpisuje się okresy zatrudnienia pracownika w warunkach szczególnych. Dotyczy to osób zatrudnionych przy wykonywaniu prac, o których mowa w rozporządzeniu Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (Dz.U. nr 8, poz. 43 z późn. zm.) oraz na podstawie ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656 z późn. zm.).

W części "9" pracodawca powinien wpisać informacje o wykorzystaniu przez pracownika innych uprawnień i świadczeń. W tym miejscu należy podać informacje w zakresie, w jakim mają one wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy.

Te inne uprawnienia i świadczenia mogą wynikać z innych ustaw, układów zbiorowych pracy i regulaminów. W tym miejscu należy również zamieścić informację o wykorzystaniu przez pracownika urlopu ojcowskiego.

W części "10" należy podać okresy nieskładkowe z całego okresu zatrudnienia pracownika, które na mocy przepisów ubezpieczeniowych są uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty. Okresy te zostały wymienione w art. 7 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1440).

W części "11" należy wpisać liczbę dni, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia chorobowego przypadającego w okresie od 1 stycznia 2003 r. do 31 grudnia 2003 r.

Zajęcie wynagrodzenia

W punkcie 5 świadectwa należy podać informacje na temat toczących się postępowań egzekucyjnych oraz informację o zajętym na rzecz komornika wynagrodzeniu pracownika. Pracodawca powinien oznaczyć komornika oraz podać numer sprawy egzekucyjnej. W świadectwie powinna znaleźć się również informacja dotycząca wysokości potrąconych kwot.

Informacje uzupełniające

W punkcie 6 świadectwa pracy zamieszcza się informacje o należnościach ze stosunku pracy, które zostały przez pracodawcę uznane, ale nie zostały wypłacone pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych.

Dodatkowo, na żądanie pracownika, w świadectwie pracy zamieszcza się informacje o:

● wysokości i składnikach wynagrodzenia,

● uzyskanych przez pracownika w trakcie zatrudnienia kwalifikacjach,

● prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania (pracodawca, uzupełniając treść świadectwa pracy o tę informację, podpisuje ją i opatruje datą).

Świadectwo pracy podpisuje pracodawca lub osoba przez niego upoważniona (np. pracownik działu kadr). Ponadto obok podpisu należy złożyć pieczęć imienną osoby, która złożyła podpis. Trzeba również pamiętać, że nie pozostawiamy pustych rubryk. Jeżeli któryś z punktów nie dotyczy pracownika - wpisujemy "nie dotyczy".

Termin na wydanie świadectwa

Świadectwo pracy wystawia się w związku z ustaniem stosunku pracy i co do zasady powinno być ono wydane pracownikowi niezwłocznie, a najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia, kiedy powstał obowiązek jego wydania.

Po nowelizacji przepisów terminy na wystawienie świadectwa są zróżnicowane w zależności od konkretnej sytuacji:

● w przypadku gdy pracownikowi kończy się umowa na czas nieokreślony - świadectwo wydaje się ostatniego dnia pracy, a najpóźniej w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy,

● jeżeli pracownik był zatrudniony na okres próbny, a później następowały kolejne umowy na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy - świadectwo pracy wydaje się za zakończone okresy zatrudnienia na podstawie umów zawartych w okresie 24-miesięcy od dnia zawarcia pierwszej umowy, lub najpóźniej w ciągu 7 dni od upływu 24-miesięcznego terminu (jedno zbiorcze świadectwo pracy wydaje się za okres 2 lat),

● jeżeli pracownik był zatrudniony na podstawie umowy terminowej na okres dłuższy niż 24 miesiące - świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania umowy o pracę lub w terminie 7 dni od jej rozwiązania,

● jeżeli pracownik był zatrudniony na podstawie umowy terminowej na okres krótszy niż 24 miesiące - świadectwo wydaje się w dniu rozwiązania umowy lub w ciągu 7 dni od jej ustania,

● jeżeli pracownik był zatrudniony na okres próbny albo na czas określony, a po zakończeniu tych umów pracodawca zawiera umowę na czas nieokreślony - świadectwo pracy należy wydać w dniu zakończenia umowy na okres próbny lub na czas określony lub w ciągu 7 dni od jej ustania.

Ponadto pracownik może w każdym czasie żądać od pracodawcy wydania świadectwa pracy obejmującego okres zatrudnienia na podstawie każdej umowy z osobna lub łącznego świadectwa pracy za okresy zatrudnienia na podstawie wymienionych umów terminowych, które przypadały przed zgłoszeniem żądania wydania świadectwa pracy. Pracodawca ma obowiązek wydania świadectwa pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika w tej sprawie.

Sprostowanie świadectwa pracy

W razie błędnie wystawionego świadectwa przez pracodawcę pracownik ma możliwość dochodzenia jego sprostowania. Wniosek o sprostowanie może złożyć w terminie 7 dni od otrzymania błędnego świadectwa. Co prawda przepisy prawa pracy nie przewidują obowiązku złożenia takiego wniosku na piśmie, jednak zarówno w interesie pracownika (na dowód, że o takie sprostowanie wystąpił oraz co chciał prostować), jak i w interesie pracodawcy (terminy na prostowanie świadectwa), najlepszym rozwiązaniem będzie złożenie wniosku w formie pisemnej. Wskazane również byłoby, aby pracownik w swoim wniosku dokładnie określił, które punkty świadectwa i w jaki sposób mają być sprostowane.

W zależności od sytuacji faktycznej i posiadanych przez pracodawcę dokumentów mogą powstać 2 sytuacje:

● pracodawca uznaje wniosek pracownika i prostuje świadectwo - wówczas w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisma pracownika musi wydać nowe świadectwo pracy, zawierające prawidłową treść, natomiast stare świadectwo usunąć z akt pracowniczych i zniszczyć,

● pracodawca odmawia sprostowania świadectwa - wówczas ma obowiązek powiadomić pracownika na piśmie, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku o sprostowanie świadectwa pracy, o odmowie wprowadzenia poprawek. Pracownik ma prawo w tej sytuacji złożyć do sądu pracy, właściwego ze względu na miejsce wykonywania pracy lub siedzibę pracodawcy, pozew o sprostowanie treści świadectwa pracy. Termin na złożenie pozwu wynosi 7 dni od dnia, w którym pracownik otrzymał odmowę sprostowania świadectwa. W przypadku gdy sąd uzna powództwo pracownika o sprostowanie świadectwa, wówczas obowiązkiem pracodawcy jest wydanie nowego świadectwa pracy. Świadectwo to należy wydać pracownikowi najpóźniej w terminie 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie.

Może się zdarzyć, że pracodawca sam zauważy błąd, pracownik natomiast nie zorientuje się, że jego świadectwo jest nieprawidłowe. Nie ma żadnych przeszkód, żeby pracodawca z własnej inicjatywy takie świadectwo sprostował, nawet po upływie wyżej wymienionych terminów. Wskazane byłoby dołączenie do nowego świadectwa pracy krótkiego pisma informującego o zmianach w treści świadectwa. Jak najbardziej dopuszczalne będzie również sprostowanie świadectwa wówczas, gdy pracownik zwróci się o to po upływie wyżej wymienionych terminów.

Świadectwo pracy po wyroku sądowym lub ugodzie sądowej

Obowiązek wydania nowego świadectwa pracy może wynikać również z wyroku sądu lub ugody zawartej przed sądem, gdy dochodzi do zmiany trybu rozwiązania umowy o pracę.

W przypadku gdy pracodawca rozwiązał umowę za wypowiedzeniem, a w sądzie zapadnie korzystny dla pracownika wyrok, przywracający go do pracy lub przyznający mu odszkodowanie w związku z nieuzasadnionym rozwiązaniem umowy o pracę, pracownik ma prawo wystąpienia do pracodawcy z żądaniem uzupełnienia uprzednio wydanego mu świadectwa pracy o dodatkową informację, że takie orzeczenie zapadło.

Natomiast jeżeli pracodawca rozwiązał umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, a w wyniku postępowania sądowego okaże się, że takie rozwiązanie umowy nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu umów w tym trybie, pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy, w którego treści zamieszcza informację, że umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. W tym przypadku pracodawca jako podstawę prawną przywołuje art. 97 § 3 k.p. Świadectwo to należy wydać najpóźniej w terminie 3 dni od dnia uprawomocnienia się wyroku sądu. I w tym wypadku najpóźniej w dniu wydania nowego świadectwa pracy stare należy usunąć z akt osobowych pracownika i zniszczyć.

W przypadku gdy rozwiązanie umowy nastąpiło w trybie dyscyplinarnym przez pracownika, a w wyniku odwołania pracodawcy sąd wyda wyrok orzekający odszkodowanie z tytułu nieuzasadnionego rozwiązania umowy przez pracownika - pracownik ma obowiązek wydać pracodawcy poprzednie świadectwo pracy celem uzupełnienia przez pracodawcę treści tego świadectwa o informację dotyczącą wydania orzeczenia sądu pracy. Jeżeli pracownik nie spełni tego obowiązku, to pracodawca ma prawo wezwać pracownika do niezwłocznego przedłożenia świadectwa pracy.

Opracował Adam Malinowski

PODSTAWA PRAWNA

● art. 30, 52, 53 i 97 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94, ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 208).

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 97 k.p.

§ 1. W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

§ 1¹. Jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów.

§ 1². Świadectwo pracy wydaje się w dniu upływu terminu, o którym mowa w § 1¹. Jeżeli jednak rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę nawiązanej przed upływem 24 miesięcy przypada po upływie tego terminu, świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy o pracę.

§ 1³. Pracownik, o którym mowa w § 1¹, może w każdym czasie żądać wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej umowy o pracę wymienionej w tym przepisie lub świadectwa pracy dotyczącego łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów, przypadającego przed zgłoszeniem żądania wydania świadectwa pracy. Pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika.

§ 2. W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

§ 2¹. Pracownik może w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy.

§ 3. Jeżeli z orzeczenia sądu pracy wynika, że rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca jest obowiązany zamieścić w świadectwie pracy informację, że rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

§ 4. Minister Pracy i Polityki Socjalnej określi, w drodze rozporządzenia, szczegółową treść świadectwa pracy oraz sposób i tryb jego wydawania i prostowania.