Korespondencję trzeba wysyłać na skrzynkę, z której przesłano ofertę

Korespondencja do wykonawcy powinna być wysyłana tylko na skrzynkę, z której złożono ofertę – uznała KIO w wyroku z 22 lutego 2024 r. (sygn. akt KIO 340/24). UZP planuje modernizację platformy e-Zamówienia, żeby ograniczyć ryzyko pomyłek.

Firmy składające oferty na platformie e-Zamówienia mogą założyć wiele kont. Różnią się one np. nazwą, ale NIP pozostaje ten sam. Niektórzy wykonawcy mają nawet po kilkanaście kont. Problem w tym, że zamawiający – chcąc wysłać wykonawcom korespondencję – najczęściej wyszukują ich po numerze NIP i często klikają na konto, które wyświetla im się jako pierwsze. To zaś powoduje, że korespondencja nie zawsze zostanie odebrana przez adresata. Może trafić np. do innego oddziału, bądź też w ogóle jest niedostępna (np. gdy wykonawca nie używa danego konta). 

W rozpatrywanej przez KIO sprawie startująca w przetargu firma miała na platformie dwa konta. Z jednego złożyła ofertę, drugie zostało założone przez innego członka zarządu, ale nigdy go nie aktywowano i przedsiębiorca nie miał możliwości odbierania z niego korespondencji. A właśnie na to drugie konto zamawiający wysłał wykonawcy wezwanie do uzupełnienia dokumentów. Przedsiębiorca nie wiedząc o tym, nie miał szans na reakcję. Gdy zorientował się, że wezwania przychodziły na niewłaściwe konto, poinformował o tym zamawiającego, który przesłał wezwanie ponownie – już na właściwą skrzynkę. To z kolei wzbudziło zastrzeżenia innego wykonawcy. W odwołaniu wniesionym do KIO przekonywał on, że to na wykonawcy ciążył obowiązek zadbania o to, by kanały komunikacji, którymi się posługiwał, były przez niego obsługiwane. 

KIO zadecydowała jednak inaczej. Zdaniem składu orzekającego to zamawiający musi kierować korespondencję na skrzynkę, z której złożono ofertę. I nie ma znaczenia, ile kont wykonawca założył na platformie e-Zamówienia. „Jeżeli korespondencja została skierowana przez zamawiającego na skrzynkę, z której wykonawca nie korzysta w danym postępowaniu – nawet jeśli została przez niego założona – to nie można jej uznać za skutecznie doręczoną w rozumieniu art. 61 par. 2 Kodeksu cywilnego, który stanowi, że oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej złożono innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią” – podkreślono w doręczonym właśnie stronom uzasadnieniu wyroku. Obecnie na platformie e-Zamówienia właściwe konto jest ujawniane jedynie w raporcie z otwarcia ofert. Jeśli zamawiający wyszukuje firmę w systemie po numerze NIP, może trafić na inne. To stąd biorą się problemy. 

W związku z tym UZP planuje wprowadzenie zmiany, dzięki której na platformie będzie widocznie unikalne ID dla każdego wykonawcy.