Warunki związane z prowadzeniem akt osobowych pracowników

Pracodawcy zobowiązani są do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Akta personalne należy przechowywać w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; dalej: k.p.). Są one zbiorem danych osobowych pracowników i podlegają szczególnej ochronie. W zakresie ich prowadzenia zastosowanie ma również ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej: ustawa o ochronie danych osobowych).

Reguły prowadzenia akt osobowych

Szczegółowe zasady związane z prowadzeniem akt osobowych, zarówno pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę jak i mianowanych, powołanych, mających spółdzielczą umowę o pracę czy wykonujących pracę na podstawie wyboru, zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej).

Akta osobowe powinny zawierać trzy części (A, B i C). Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych należy ponumerować i umieszczać w porządku chronologicznym (§ 6 ust. 3 rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej).

Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej jaki system numeracji powinien zostać przyjęty w aktach osobowych, Mogą oni stosować numerację cyfrową (tj. dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych mają numery 1, 2, 3 itd.). Nie ma jednak przeszkód, aby zastosować numerację innego typu, np. numerację mieszaną, uwzględniającą jednocześnie numer dokumentu oraz datę wpływu - 001 20100401.