Zasady ewidencjonowania czasu pracy oraz usprawiedliwianie nieobecności

Przy organizowaniu czasu pracy pracodawcy powinni w pierwszej kolejności wskazać pracownikom (np. w regulaminach pracy) obowiązujące ich systemy i rozkłady czasy pracy, okresy rozliczeniowe czy też zasady potwierdzania obecności w miejscu pracy. W wielu sytuacjach konieczne jest również bieżące planowanie indywidualnych rozkładów czasu pracy pracowników. Zależy to od specyfiki pracy danego zakładu. Tego rodzaju obowiązki co do zasady realizowane są przed rozpoczęciem pracy w danym okresie rozliczeniowym - jest to etap planowania czasu pracy. Następnie w zakładzie tworzona jest dokumentacja zawierająca dane o rzeczywistych godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy, a więc np. listy obecności, karty zegarowe czy też wszelkiego rodzaju systemy elektronicznego potwierdzania obecności. W kolejnym etapie pracodawca powinien wykazać rzeczywiste godziny pracy. W celu wykonania tego obowiązku tworzona jest karta ewidencji czasu pracy.

Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy

Ogólny obowiązek w zakresie prowadzenia tego rodzaju dokumentacji (karty ewidencji czasu pracy) nałożony został w drodze art. 149 § 1 zd. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.), zgodnie z którym pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Przepis ten w żaden sposób nie odnosi się do formy czy wyglądu tego dokumentu. Karta ewidencji może być więc prowadzona zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej (np. jako element jakiejś aplikacji kadrowo-płacowej). Warto wskazać, że karta ewidencji czasu pracy jest niezbędna do rozliczenia wynagrodzenia pracowników, a więc będzie wykorzystywana w typowych momentach jego wypłaty. Powinna więc być prowadzona w taki sposób, aby pracodawca był w stanie zestawić dany miesiąc pracy pracownika (w przypadku, gdy wynagrodzenie jest wypłacane miesięcznie) czy też okres rozliczeniowy (np. na potrzeby ustalenia godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia przeciętnie 40-godzinnej normy tygodniowej). Karta ewidencji czasu pracy powinna być prowadzona w sposób umożliwiający rozliczanie czasu pracy. Może obejmować również okres całego roku. Karta roczna pozwala rozliczyć czas pracy w dowolnym okresie (tydzień pracowniczy, miesiąc, okres rozliczeniowy).