KSeF w jednostkach samorządowych

Implementacja KSeF w sektorze finansów publicznych niewątpliwie oznacza rewolucyjne zmiany, porównywalne do tych związanych z centralizacją rozliczeń VAT w 2017 r. Od 1 lutego 2026 r. wszystkie jednostki będą zobowiązane do odbioru faktur ustrukturyzowanych z centralnego systemu fakturowego. Natomiast obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie wchodził w trzech etapach. Wdrożenie nowego modelu fakturowania w jednostkach jest dużym wyzwaniem, to proces skomplikowany i wielowymiarowy, wymaga nie tylko modyfikacji systemów, ale również wprowadzenia zmian w procesach i procedurach wewnętrznych, w regulaminach i umowach z kontrahentami. Należy dobrze przygotować się do nowych wymogów, aby wszystko sprawnie zadziałało – zarówno w relacjach z kontrahentami zewnętrznymi, jak i w samej jednostce, co może być problematyczne zwłaszcza w sytuacji, gdy JST obejmuje wiele podrzędnych jednostek organizacyjnych.

Wprowadzenie

W związku z problemami technicznymi systemu planowany pierwotnie na 1 lipca 2024 r. termin wejścia w życie obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych, wystawianych w centralnym systemie, został odroczony do lutego 2026 r. W międzyczasie Ministerstwo Finansów przeprowadziło szerokie konsultacje społeczne nowego modelu fakturowania i wiele z postulowanych rozwiązań zostało uwzględnionych w nowych przepisach, np. opcjonalne wystawianie w KSeF faktur dla konsumentów, załącznik jako element schemy faktury ustrukturyzowanej, czy możliwość korzystania przez podatników z trybu offline24. Przyjęte ostatecznie przepisy ustawy z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa KSeF 2.0) przewidują wprowadzenie obowiązkowego fakturowania etapami, w zależności od wielkości podmiotów – choć akurat to rozwiązanie było krytykowane w trakcie konsultacji, jednak resort finansów uzasadnia je względami technicznymi.

Mimo tak znacznego odroczenia terminu proces legislacyjny był znacząco opóźniony, gdyż ustawa KSeF 2.0 dopiero 1 września 2025 r. została opublikowana w Dzienniku Ustaw, a rozporządzenia wykonawcze na dzień oddania publikacji do druku nie zostały wydane. Przy tak poważnych zmianach podatnicy powinni mieć więcej czasu na przygotowania w oparciu o stabilne otoczenie prawne. Również kwestie techniczne pozostawiają wiele do życzenia, jeśli chodzi o terminy – środowisko testowe oprogramowania interfejsowego API (z ang. ) zostało wyłączone na cały wrzesień, certyfikaty zaplanowano dopiero od listopada, a od stycznia 2026 r. będzie można przesyłać zgłoszenia dotyczące stosowania załączników w ramach faktury ustrukturyzowanej (przez e-Urząd Skarbowy), które mogą być odrzucone.