Kiedy odliczyć VAT z faktur za rezerwacje biletów dla pracowników wysyłanych w delegacje

Jesteśmy spółką z o.o. i często wysyłamy naszych pracowników w delegacje dotyczące np. reklamacji czy studiów podyplomowych, gdzie środkiem lokomocji jest samolot. Rezerwujemy bilety z wyprzedzeniem. Czasami zdarza się, że fakturę otrzymujemy nawet dwa miesiące wcześniej niż następuje wylot. Kiedy powinniśmy taką fakturę rozliczyć w VAT, a kiedy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Czy VAT należy odliczyć w momencie otrzymania faktury, czy też zaczekać aż usługa zostanie wykonana? Czy koszt uwzględnić w momencie wykonania reklamacji bądź wyjazdu na studia podyplomowe, na które skierowany został pracownik?