Jak rozliczyć w księgach rachunkowych paragon za zakup benzyny za granicą

Spółka prowadząca księgi rachunkowe wysłała pracowników na delegację do Niemiec służbowym samochodem. Pracownicy przynieśli do zaksięgowania paragon za paliwo z niemieckiej stacji benzynowej. Spółka przeliczyła paragon na złotówki i wypłaciła należną kwotę w złotówkach. Jak zaksięgować taki paragon? Na podstawie jakiego dokumentu?

Paragon za paliwo zakupione za granicą powinien zostać dołączony do dokumentu rozliczenia delegacji (najczęściej jest nim formularz polecenia wyjazdu służbowego lub dowód wewnętrzny „Rozliczenie kosztów podróży służbowej”) i przeliczony według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Poniesione przez pracownika koszty w ramach podróży służbowej należy zaksięgować na koncie 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” (w analityce: Koszty podróży służbowych). Wyjątkiem jest sytuacja, gdy koszty podróży służbowej dotyczą nabycia (wytworzenia) środka trwałego - wówczas zwiększają one wartość początkową nabywanego (wytworzonego) składnika majątku.