Jak uzyskać rekompensatę kosztów odzyskiwania należności w transakcjach handlowych w przypadku zatorów płatniczych

Zatory płatnicze bardzo utrudniają prowadzenie działalności gospodarczej. Czy w terminowym dokonywaniu płatności może pomóc świadomość po stronie dłużnika, że w razie opóźnienia w zapłacie choćby jednego grosza i o jeden dzień, będzie musiał ponieść znaczące dodatkowe koszty? Niewątpliwe tak. Właśnie takie rozwiązanie przewiduje ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniom nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (dalej: ustawa). W jej przepisach przewidziana jest bowiem możliwość dochodzenia przez wierzyciela od dłużnika tzw. rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.

Opóźnienie w płatności równa się rekompensata

Gdy dłużnik (podmiot dokonujący zakupu towarów lub usług i zobowiązany do spełnienia świadczenia pieniężnego) nie dokonuje zapłaty w umówionym terminie, wierzyciel (oczekujący na świadczenie pieniężne podmiot dostarczający towar lub wykonujący usługę) zmuszony jest podjąć czynności zmierzające do ściągnięcia od dłużnika należnego mu wynagrodzenia. Należy więc poświęcić czas i uwagę na kontakt z dłużnikiem zamiast skoncentrować się na prowadzeniu działalności. Dochodzenie należności wiąże się również z dodatkowymi kosztami, gdy trzeba sporządzić i przesłać dłużnikowi wezwanie do zapłaty, zaangażować do nowych czynności pracowników, często konieczne jest zwrócenie się o pomoc do prawnika. Opisane koszty wywołuje dłużnik i niewątpliwie powinien je zwrócić wierzycielowi. Aby ułatwić wierzycielom odzyskanie poniesionych kosztów, wprowadzono w ustawie właśnie rekompensatę, czyli zryczałtowaną kwotę, której wierzyciel może się domagać od dłużnika. Przepisy zostały ukształtowane w sposób niezwykle korzystny dla wierzyciela, przez co rekompensata stała się swoistą karą dla dłużnika za brak zapłaty w terminie całego wynagrodzenia za otrzymane towary lub usługi.

Dochodzenie rekompensaty - co ma znaczenie

Wierzyciel może domagać się rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, gdy wystąpi rzeczywista potrzeba dochodzenia od dłużnika należnego wynagrodzenia, a mówiąc najprościej - gdy dłużnik opóźni się z jego zapłatą.

Aby domagać się stałej rekompensaty, konieczne jest, by:

• po pierwsze, wierzyciel spełnił swoje świadczenie niepieniężne, czyli dostarczył towar lub wykonał usługę,
• po drugie, by wierzyciel nie otrzymał zapłaty w terminie określonym w umowie.

Niezbędne jest również, aby to bezpośrednio wierzyciel domagał się rekompensaty - roszczenie o rekompensatę jest niezbywalne.

Równie ważne jest także to, jakie okoliczności nie mają znaczenia dla uprawnienia wierzyciela do domagania się rekompensaty. Mianowicie wierzyciel może się domagać od dłużnika rekompensaty niezależnie od tego:

• czy uprzedził dłużnika o zamiarze dochodzenia rekompensaty ani od tego czy dokonał wezwania do jej zapłaty. Uprawnienie to nabywa się z mocy prawa, tj. automatycznie po spełnieniu wskazanych wcześniej dwóch przesłanek. Gdy wierzyciel otrzyma od dłużnika płatność po prostu zalicza ją na poczet rekompensaty (o czym więcej poniżej);
• jaka jest wysokość kwoty niezapłaconego wynagrodzenia. Wysokość rekompensaty - jedna z trzech zryczałtowanych kwot, jest co prawda zależna od wartości świadczenia pieniężnego przewidzianego w umowie (o czym poniżej), jednak nie ma żadnego znaczenia to, czy dłużnik zalega z zapłatą całej czy też tylko części kwoty wynagrodzenia. Rekompensata należy się więc zarówno, gdy dłużnik w ogóle nie spłaci należności, jak i gdy spłaci ją niemalże w całości a do spłaty pozostanie zaledwie grosz;
• jaka jest długość opóźnienia, a więc nawet gdy dłużnik spóźni się z zapłatą tylko o dzień;
• czy opóźnienie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność, czy też okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi;
• czy wierzyciel w rzeczywistości poniósł jakiekolwiek koszty dochodzenia swej należności. Wierzyciel nie ma obowiązku wykazywania, że poniósł koszty odzyskiwania należności w wysokości przewidzianej w ustawie kwoty rekompensaty (zob. uchwałę Sądu Najwyższego z 16 grudnia 2015 r., sygn. akt III CZP 94/15);
• czy prawo do rekompensaty zostało wskazane w umowie (transakcji handlowej) pomiędzy stronami. Prawo do otrzymania rekompensaty wynika wprost z przepisów prawa. Co więcej, jakiekolwiek zastrzeżenie w umowie wyłączające lub ograniczające dochodzenie rekompensaty jest po prostu nieważne.

Ile wynosi rekompensata

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności określona jest w zryczałtowanej kwocie pieniężnej. Kwota rekompensaty jest jednak różna w zależności od wysokości należności głównej - świadczenia pieniężnego będącego wynagrodzeniem za dostawę towaru lub wykonanie usługi.

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności wynosi:

1. równowartość kwoty 40 euro - gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5000 zł,
2. równowartość kwoty 70 euro - gdy wartość świadczenia pieniężnego jest wyższa niż 5000 zł, ale niższa niż 50 000 zł,
3. równowartość kwoty 100 euro - gdy wartość świadczenia pieniężnego jest równa lub wyższa od 50 000 zł.

Równowartość w polskiej walucie kwoty rekompensaty jest ustalana przy zastosowaniu średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie pieniężne stało się wymagalne.

Średnie kursy euro oraz kwoty rekompensaty na koniec poszczególnych miesięcy w ostatnim okresie przedstawiono w tabeli.

Tabela. Średnie kursy euro oraz kwoty rekompensaty w okresie od 29 stycznia 2021 r. do 30 listopada 2022 r.

Przykład. Wysokość zryczałtowanych kosztów dochodzenia należności

W przypadku świadczeń pieniężnych, które stały się wymagalne w grudniu 2022 r. (np. gdy ustalony w transakcji i uwidoczniony na fakturze VAT termin płatności za towar to 8 grudnia 2022 r.), przyjąć trzeba kurs euro z ostatniego dnia roboczego listopada 2022 r. - 30 listopada 2022 r. średni kurs euro wyniósł 4,6684 zł. Równowartość 40 euro wynosi więc 186,74 zł, równowartość 70 euro to 326,79 zł, a równowartość 100 euro - 466,84 zł.

Gdy koszty odzyskiwania należności przekraczają zryczałtowaną kwotę rekompensaty

Zryczałtowana kwota rekompensaty stanowi kwotę, której może domagać się wierzyciel w każdym przypadku, niezależnie od wysokości poniesionych kosztów odzyskiwania należności. Jeżeli jednak wierzyciel w rzeczywistości poniesie wyższe koszty odzyskiwania należności, ustawa daje mu prawo do ich pełnego zwrotu.

Jeżeli zatem rzeczywiste koszty przekraczają zryczałtowaną kwotę rekompensaty, wierzyciel może dochodzić zarówno kwoty rekompensaty, jak i kosztów przewyższających tę kwotę. W przeciwieństwie jednak do kwoty zryczałtowanej rekompensaty - w razie sporu - wierzyciel ma obowiązek wykazać, że koszty takie:

1. w istocie poniósł,
2. były zasadne.

Dla wymagalności kwoty przewyższającej rekompensatę niezbędne jest także dokonanie wezwania dłużnika do ich zapłaty.

Koszty dochodzenia należności a koszty sądowe

Koszty dochodzenia należności, o jakich mowa w ustawie, w tym w szczególności zryczałtowana kwota rekompensaty, dotyczą jedynie przedsądowych kosztów dochodzenia należności. Wydatki poniesione w związku z prowadzonym postępowaniem sądowym, jak: opłaty sądowe, opłaty skarbowe, koszty zastępstwa procesowego, nie stanowią kosztów odzyskiwania należności w rozumieniu ustawy. Dochodząc roszczeń na drodze sądowej, można więc żądać zarówno kosztów odzyskiwania należności w rozumieniu ustawy (w wysokości zryczałtowanej kwoty rekompensaty lub przekraczających tę kwotę), jak i zwrotu kosztów procesu.

Jedna transakcja to jedna rekompensata, chyba że określono harmonogram płatności

Rekompensata przysługuje od transakcji handlowej. Oznacza to, że w związku z zawarciem jednej transakcji handlowej (jednej umowy) wierzyciel uprawniony jest wyłącznie do jednej kwoty rekompensaty. Rozwiązanie takie ma zapewnić ochronę dłużnika i przeciwdziałać sytuacjom, gdy w ramach jednej transakcji wierzyciel bezpodstawnie dzieli swe żądanie (np. wystawia kilka częściowych faktur) i wielokrotnie - od każdej z faktur - żąda kwoty rekompensaty. Korzystne dla wierzyciela jest jednak to, że w przypadku umów ramowych przez transakcję handlową należy rozmieć każdą transakcję wykonawczą (zob. wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z 22 grudnia 2017 r., sygn. akt I C 780/17).

W razie ewentualnego sporu co do charakteru umowy, każda sytuacja będzie musiała zostać poddana indywidualnej ocenie - zapewne przez sąd. Aby uniknąć wątpliwości, warto w umowie wyraźnie wskazać, że świadczenie pieniężne dłużnika następować będzie częściami (według harmonogramu) - w takim przypadku, gdy strony wspólnie tak postanowią, bezsprzecznie, rekompensata przysługiwać będzie wierzycielowi wielokrotnie.

Strony transakcji handlowej mogą więc zastrzec w umowie, że zapłata wynagrodzenia za dostarczone towary lub wykonane usługi będzie następować częściami - według harmonogramu, czyli np. w ratach lub okresowo. Harmonogram musi być ustalony wspólnie przez strony w umowie, a ustalenie takie nie może być rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. Przepisy ustawy nie zawierają szczegółowych reguł w kwestii ustalania treści harmonogramu płatności. Jedynie postanowienia związane z wystąpieniem rażącej nieuczciwości sugerują, że harmonogram płatności może być ustalany w sytuacji, gdy także dostawa towarów lub świadczenie usług następuje według określonego harmonogramu - częściami lub okresowo. Jeżeli więc dostawa towarów lub świadczenie usług odbywa się w kilku częściach, w pewnych odstępach czasu, to można z poszczególnymi dostawami towarów lub usług powiązać części zapłaty wynagrodzenia. Podobnie jest ze świadczeniem tzw. usług ciągłych, np. najmu. To strony transakcji handlowej ustalają liczbę części płatności i ich wysokość, a także terminy płatności poszczególnych części. Przy określaniu terminów należy jednak pamiętać o maksymalnych terminach (60 lub 30 dni) określonych w ustawie. Mają one bowiem zastosowanie do zapłaty każdej części świadczenia pieniężnego.

W przypadku dokonywania zapłaty w umówionych częściach dłużnik może spóźnić się z zapłatą wielokrotnie, bowiem każda rata płatności czy należność okresowa ma swój własny termin zapłaty. Gdy więc strony ustalą w umowie harmonogram dokonywania zapłaty wynagrodzenia częściami, uprawnienie do rekompensaty (oraz zwrotu kosztów odzyskiwania należności przewyższających tę kwotę) przysługuje wierzycielowi odrębnie od każdej niezapłaconej części wynagrodzenia.

Przykład. Dochodzenie zwrotu kosztów odzyskiwania należności w sytuacji zapłaty wynagrodzenia częściami według harmonogramu

Zgodnie z zawartą umową wierzyciel dostarczył dłużnikowi 8 sierpnia 2022 r. pierwszą z dwóch partii zamówionego towaru i doręczył mu wystawioną w tym dniu fakturę na kwotę 30 000 zł z terminem zapłaty przypadającym 22 sierpnia 2022 r. 8 września 2022 r. wierzyciel dostarczył drugą partię towaru i wystawioną w tym dniu fakturę na kwotę 70 000 zł z terminem zapłaty przypadającym 29 września 2022 r.

Dłużnik dokonał zapłaty kwoty 30 000 zł 23 sierpnia 2022 r. oraz kwoty 70 000 zł 7 października 2022 r.

Z tytułu pierwszej części zapłaty wierzyciel ma prawo do dochodzenia od dłużnika rekompensaty w wysokości równowartości 70 euro, choć dłużnik spóźnił się z zapłatą tylko o dzień. Rekompensata to równowartość 70 euro po kursie z 29 lipca 2022 r.: 70 × 4,7399 zł, co daje 331,79 zł.

Z tytułu drugiej części zapłaty wierzyciel nabył prawo do dochodzenia równowartości 100 euro, gdyż dłużnik znów opóźnił się z zapłatą, tym razem o 8 dni. Rekompensata to równowartość 100 euro po kursie z 31 sierpnia 2022 r.: 100 × 4,7265 zł, co daje 472,65 zł.

Zaliczanie wpłaty kosztów odzyskiwania należności

Możliwość domagania się zapłaty kosztów dochodzenia należności jest niezależna od prawa wierzyciela do domagania się zapłaty należności głównej - wynagrodzenia za dostarczone towary lub wykonane usługi. Rekompensaty (oraz kosztów ją przewyższających) można się zatem domagać przed, razem, a także po wystąpieniu do dłużnika o zapłatę samego wynagrodzenia. Co więcej, kosztów tych - gdy już staną się wymagalne - dochodzić można nawet po otrzymaniu pełnej zapłaty wynagrodzenia.

Gdy już otrzymamy należność lub jej część od nierzetelnego dłużnika, pojawia się kwestia zaliczania przez wierzyciela dokonywanych przez dłużnika płatności. Sposób zaliczania płatności może bowiem wpływać na ostateczną wysokość należności przysługujących wierzycielowi od dłużnika.

Kwestie zaliczania płatności na długi dotyczą m.in. kwestii, czy w ramach zaliczenia na dany dług zaliczenie odnosi się do świadczenia głównego czy też należności ubocznych. Należnością uboczną są odsetki, ale również określona w ustawie rekompensata za koszty odzyskiwania należności.

To wyłącznie wierzyciel decyduje o tym, czy płatność zaliczy na poczet kwoty głównej zadłużenia czy na należności uboczne. Dłużnik w tej kwestii nie ma żadnego głosu i wierzyciel nie musi go pytać o zgodę lub zawiadamiać o swojej decyzji. To wierzyciel, jeżeli tylko zechce, może zaliczyć spłatę najpierw na poczet kwoty rekompensaty. Rozwiązanie to jest korzystne dla wierzyciela, gdyż zaliczenie spłaty na poczet rekompensaty przed należnością główną powoduje, że należność główna nadal nie zostanie spłacona w całości i nadal będą od niej naliczane kolejne odsetki.

Przykład. Zaliczanie płatności w ramach danego długu przede wszystkim na należności uboczne

Dłużnik dokonał u wierzyciela zakupu towarów 7 listopada 2022 r., czego potwierdzeniem była faktura VAT nr 1/11/2022 na kwotę 10 000 zł z terminem płatności przypadającym na 14 listopada 2022 r.

21 listopada 2022 r. dłużnik przelewem bankowym dokonał zapłaty kwoty 10 000 zł, wskazując w tytule przelewu „zapłata za towar - faktura VAT nr 1/11/2022”.

Dłużnik opóźnił się z zapłatą za towar i wierzycielowi przysługuje rekompensata za koszty odzyskiwania należności (a także odsetki, ale nie są one przedmiotem niniejszego artykułu).

Rekompensata to równowartość 70 euro po kursie z 31 października 2022 r.: 70 × 4,7089 zł, co daje 329,62 zł.

Wierzyciel, zaliczając zapłatę w pierwszej kolejności na rekompensatę, powoduje, że dłużnik nie dokonał jeszcze spłaty całej należności głównej (10 000 zł), lecz kwotę 9670,38 zł, a od pozostałej do zapłaty części (329,62 zł) nadal naliczane są odsetki za opóźnienie - od dnia 22 listopada 2022 r. (dnia następnego po dniu dokonania spłaty) do dnia zapłaty.

Podsumowując, dochodzenie rekompensaty kosztów odzyskiwania należności jest niezwykle cennym uprawnieniem wierzyciela. Dzięki temu może on w bardzo łatwy sposób uzyskać niemałą kwotę pieniężną - od 40 do 100 euro w sytuacji nawet najmniejszego opóźnienia dłużnika w zapłacie należności za dostarczone mu towary lub usługi. Jednocześnie więc rekompensata stanowi karę dla nierzetelnego kontrahenta a świadomość ryzyka jej poniesienia to motywacja dla dłużnika do terminowego regulowania wynagrodzenia.

Podstawa prawna:

• art. 10, art. 11, art. 11a ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 893; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2414

Radosław Dyki

radca prawny i współzałożyciel Kancelarii Radców Prawnych w Gdyni. Specjalizuje się w problematyce prawa cywilnego, w szczególności prawa handlowego i windykacji należności