Zgoda na potrącenie z wynagrodzenia kosztów używania samochodu służbowego do celów prywatnych musi dotyczyć konkretnych kwot - wyrok NSA

Wyrażona przez pracownika zgoda na potrącanie z wynagrodzenia kosztów używania samochodu służbowego do celów prywatnych ale bez świadomości wysokości tych potrąceń, jest nieważna. Udzielona zgoda musi dotyczyć precyzyjnie określonej kwoty. Tak orzekł NSA w wyroku z 16 lipca 2020 r. (sygn. akt I OSK 3015/19).

Stan faktyczny

Pracownik był zatrudniony w spółce w pełnym wymiarze czasu pracy od 1 lutego 2018 r. do 30 kwietnia 2018 r. oraz od 1 maja 2018 r. do 31 grudnia 2020 r. Zawarł on również z pracodawcą umowę użyczenia pojazdu do celów służbowych z dnia 31 stycznia 2018 r., na mocy której pracownik mógł korzystać z udostępnionego mu przez pracodawcę samochodu osobowego do celów służbowych w dni powszednie, a w soboty i niedziele jedynie w związku ze służbowym udziałem w targach i imprezach branżowych. Używanie przez pracownika pojazdu służbowego do celów prywatnych możliwe było wyłącznie za pisemną zgodą pracodawcy. Koszty związane z prywatnym używaniem samochodu ponosić miał pracownik. W § 2 ust. 5 umowy użyczenia pojazdu do celów służbowych pracownik wyraził zgodę na potrącenie z miesięcznego wynagrodzenia kosztów używania pojazdu do celów prywatnych wyliczonych w oparciu o stawkę za przejazd 1 km - 0,8358 zł. 26 września 2018 r. pracodawca wypowiedział pracownikowi umowę o pracę, a pismem z 1 października 2018 r. złożył pracownikowi oświadczenie o potrąceniu kwoty 6 539,44 zł (tytułem kosztów używania powierzonego pracownikowi samochodu osobowego do celów prywatnych) z należnego wynagrodzenia za pracę w kwocie 3786,17 zł za wrzesień oraz wynagrodzenia za październik w kwocie 4337,16 zł. Kwotę potrącenia pracodawca wyliczył na podstawie zestawienia podróży pracownika w okresie od 1 lutego 2018 r. do 26 września 2018 r. odbytych poza godzinami pracy oraz w dni wolne od pracy. Pracodawca naliczył łącznie 7824,17 km przejechanych przez pracownika w czasie wolnym od pracy, co po przemnożeniu przez stawkę kilometrową ustaloną w § 2 ust. 5 umowy użyczenia pojazdu do celów służbowych z 31 stycznia 2018 r. dało kwotę 6539,44 zł. Oświadczenie to zostało odebrane przez pracownika 7 grudnia 2018 r. Wcześniej, pismem z 10 października 2018 r. wezwał on pracodawcę do zapłaty należnego mu wynagrodzenia za wrzesień wskazując, iż nie ma informacji co jest powodem wypłaty niepełnej wysokości wynagrodzenia.