Jak postępować w przypadku, gdy potwierdzenia sald spłyną już po 15 stycznia?

Jednostka wysłała wezwania do potwierdzenia sald kontrahentom w czwartym kwartale roku obrotowego. Część potwierdzeń od kontrahentów wpłynęło już po 15 stycznia roku kolejnego. Czy w tej sytuacji salda można uznać za potwierdzone? Czy jednostce może grozić zarzut nieterminowego przeprowadzenia inwentaryzacji, mimo że przecież nie ma wpływu na to, kiedy kontrahent odeśle potwierdzenie salda?

Jednostka powinna wyznaczyć kontrahentom konkretny termin, w jakim powinni odesłać potwierdzenia sald, np. „nie później niż do 10 marca”. Po upływie wskazanego terminu można zmienić metodę inwentaryzacji z potwierdzenia sald należności na weryfikację sald z własną dokumentacją.

Podstawowy termin i częstotliwość inwentaryzacji okresowej wszystkich aktywów i pasywów jest ustalony w art. 26 ust. 1 uor. Inwentaryzację trzeba przeprowadzić rokrocznie na ostatni dzień roku obrotowego, tj. na 31 grudnia. Jednak dochowanie tego konkretnego terminu powoduje ogromne spiętrzenie prac w księgowości na koniec każdego roku. Poza tym w przypadku jednostek mających dużo aktywów, które należy zinwentaryzować metodą spisu z natury i metodą uzgodnienia z kontrahentami, jest to praktycznie niewykonalne, ponieważ nie da się przeprowadzić spisu z natury i uzgodnień z kontrahentami dokładnie jednego dnia – 31 grudnia. Dlatego uor przewiduje pewne odstępstwa. Ustawa ta daje możliwość przeprowadzania inwentaryzacji określonych aktywów rzadziej lub na inny dzień niż dzień bilansowy. Wprowadza przy tym pewną fikcję prawną, zgodnie z którą uznaje się, że stan ustalony na inny dzień niż bilansowy jest stanem na dzień bilansowy po skorygowaniu o wartość operacji przeprowadzonych od dnia inwentaryzacji do dnia bilansowego.