Anulowanie faktury wysłanej do kontrahenta drogą elektroniczną - czy jest możliwe

Anulowanie faktury elektronicznej nie zawsze jest możliwe — wszystko zależy od tego, czy dokument trafił już do obrotu i w jaki sposób został przekazany kontrahentowi. Choć przepisy VAT nie regulują tej kwestii, praktyka organów podatkowych pozwala na anulowanie faktury w wyjątkowych przypadkach. Sprawdź, kiedy można anulować fakturę, a kiedy konieczne będzie wystawienie korekty.

Jak będzie wyglądało korygowanie faktur w KSeF »

Korekta zamiast anulowania

Organy podatkowe jednoznacznie wskazują, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego.

Przekazanie faktury drogą elektroniczną co do zasady oznacza jej wprowadzenie do obrotu prawnego. Należy przyjąć, że faktura elektroniczna zostaje wprowadzona do obrotu prawnego z chwilą jej wysłania na podany przez odbiorcę adres mailowy. Faktura wysłana do odbiorcy w formie elektronicznej w praktyce nie może być zwrócona wystawcy, co wyklucza prawo do jej anulowania. Nie jest dopuszczalne, aby odbiorca odesłał fakturę, również w formie elektronicznej, a wystawca wydrukował te dokumenty i je anulował.

W takich przypadkach, nawet jeżeli czynność wykazana na fakturze nie dochodzi do skutku i ostatecznie nie będzie zrealizowana, konieczne jest sporządzenie właściwej faktury korygującej. Wysyłając korektę drogą elektroniczną, wystawca nie powinien mieć problemów ze spełnieniem wymogów wskazanych w cytowanym art. 29a ust. 13 ustawy, odnoszącym się do uzgodnienia warunków korekty z nabywcą.

Wyjątek - faktury na portalu internetowym

Jeżeli sprzedawca usunie taką fakturę jeszcze przed jej pobraniem przez odbiorcę, należy przyjąć, że faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego. Warto wówczas zadbać o odpowiednie udokumentowanie faktu skutecznego wycofania faktury. W razie ewentualnej kontroli organów podatkowych może być to pomocne.

Uprawnienie anulowania takich faktur potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, rozstrzygający w interpretacji indywidualnej z 3 lutego 2022 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.934.2021.1.IK) problem faktur udostępnianych przez sprzedawcę swoim kontrahentom na portalu, z którego faktury były następnie pobierane. Wystawca posiadał szczegółowe informacje o tym, czy i kiedy udostępniona faktura zostanie przez nabywcę pobrana. Na tle takiego stanu faktycznego organ podatkowy potwierdził stanowisko przedsiębiorcy, że sama czynność umieszczenia faktury na portalu nie oznacza jej wprowadzenia do obrotu prawnego. Dopiero pobranie przez nabywcę faktury z portalu stanowiłoby czynność skutkującą wprowadzeniem tego dokumentu do obrotu prawnego. Zdaniem organu podatkowego w opisanej sytuacji, jeżeli faktury nie zostały pobrane z portalu, mamy do czynienia z fakturami, które nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego. W efekcie uznano, że wystawcy przysługuje prawo do ich anulowania.

Nie ma również możliwości anulowania faktury przesłanej do KSeF, której został nadany numer KSeF. Taka faktura będzie mogła być wyłącznie korygowana.

Autor: Ewa Kowalska