Które faktury nie będą wystawiane za pomocą KSeF
Od 1 lutego 2026 r. nie wszystkie faktury będą obowiązkowo wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur. Ustawa o VAT przewiduje wyjątki, które nakładają obowiązek stosowania tradycyjnej formy – papierowej lub elektronicznej. Co więcej, zniknie możliwość korygowania faktur za pomocą not korygujących, a zasady wystawiania duplikatów ulegną istotnym zmianom. Sprawdź, które dokumenty pozostaną poza KSeF i jak będzie wyglądać ich obsługa w nowym systemie podatkowym.
W tabeli poniżej prezentujemy rodzaje faktur, które nie będą wystawiane w obowiązkowym KSeF.
| Lp. | Rodzaj faktur |
| 1 | Faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. |
| 2 | Faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę. |
| 3 | Faktury wystawiane przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych OSS i IOSS, dokumentujące czynności rozliczane w tych procedurach. |
| 4 | Faktury wystawiane na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. |
| 5 |
Faktury wskazane w rozporządzeniu wykonawczym. Z przedstawionego projektu rozporządzenia w sprawie przypadków odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF, wynika, że nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF podatnik: |
| 6 | Faktury wystawiane przez podatnika korzystającego ze zwolnienia SME, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT. |
Gdy podatnik nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur w KSeF, będzie je wystawiał w formie papierowej lub elektronicznej. Określenie w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, że podatnicy nie muszą wystawiać wskazanych faktur w KSeF, sugeruje, iż podatnicy mogą dobrowolnie wystawiać takie faktury w KSeF. Tak jednak nie będzie, gdyż w ust. 4 tego artykułu wskazano, że tylko podmioty wskazane w poz. 1, 2 i 4 tabeli mogą korzystać z KSeF. Oznacza to, że pozostałe faktury nie mogą być wystawiane w KSeF nawet dobrowolnie. Nadal muszą być wystawiane w formie papierowej albo elektronicznej. Dobrowolnie fakturę będzie można również wystawić w przypadku samofakturowania (zob. poz. 5 tabeli).
Ponadto od lutego 2026 r. zostanie uchylony przepis art. 106k ustawy o VAT, który umożliwia wystawianie not korygujących. To oznacza, że faktury wystawiane zarówno w KSeF, jak i poza systemem nie będą mogły być korygowane za pomocą noty korygującej. Będzie mogła być wystawiona przez sprzedawcę wyłącznie faktura korygująca, aby naprawić błąd w fakturze.
Do faktur ustrukturyzowanych wystawionych i dostarczonych za pomocą KSeF również od 1 lutego 2026 r. nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur. Jednak nie zostanie zlikwidowana, jak w przypadku not korygujących, możliwość wystawiania duplikatów faktur. Z art. 106l ustawy o VAT od 1 lutego 2026 r. będzie wynikało, że gdy udostępniono nabywcy fakturę poza KSeF, która ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę. Ponownie udostępniona faktura będzie musiała być oznaczona kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze.
W przypadku gdy faktura elektroniczna ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik:
1) na wniosek nabywcy udostępnia ponownie tę fakturę albo
2) wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.
Jeżeli faktura w postaci papierowej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, podatnik wystawia ponownie fakturę:
1) na wniosek nabywcy, zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu podatnika, albo
2) zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.
Ponownie wystawiana faktura będzie musiała zawierać datę wystawienia i może zawierać wyraz „DUPLIKAT”.
Poza KSeF będą musiały być wystawiane dokumenty zwane fakturami pro forma, które są podstawą do zapłaty.
Autor: Joanna Dmowska
Przeczytaj więcej na ten temat: Fakturowanie sprzedaży krajowej w KSeF »
POTRZEBUJESZ POMOCY?