Data wystawienia e-faktury - nowe regulacje i ryzyka KSeF

Uzależnienie momentu wystawienia faktury od jej przesłania do KSeF może budzić pewne wątpliwości oraz praktyczne problemy dla podatników. Fakturę, która została przesłana do KSeF, ale w wyniku walidacji została odrzucona, należy traktować, jakby nie została wystawiona. Może to spowodować problemy w sytuacji, gdy wysyłka miała miejsce 15 dnia następnego miesiąca po dostawie towarów, który jest ostatnim dniem na wystawienie faktury. Dodatkowe ryzyko pojawia się w przypadku awarii systemu – chociaż możliwe jest wystawienie faktury poza KSeF, musi ona zostać przesłana do systemu w ciągu 7 dni od zakończenia awarii, a błędne datowanie może skutkować nałożeniem sankcji.

Data wystawienia faktury jest bardzo istotna w przypadku każdej transakcji, nie tylko wówczas, gdy wyznacza ona moment powstania obowiązku podatkowego. Data wystawienia jest wskazywana w ewidencji VAT (JPK_V7M), i to po stronie zarówno wystawcy, jak i odbiorcy faktury.

Moment wystawienia faktury ustrukturyzowanej został wprost wskazany w przepisach ustawy o VAT. Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Ministerstwo Finansów wskazuje, że przez pojęcie wysłania należy natomiast rozumieć zainicjowanie wysyłki faktury w ramach otwartej sesji. Jest to szczególnie istotne w związku z faktem, że proces walidacji paczek obejmujących setki czy tysiące faktur może nie być natychmiastowy i trwać np. kilka dni.

Tryb offline24

W myśl przepisów wprowadzających do ustawy o VAT tzw. tryb offline24, uregulowany w art. 106nd, w przypadku gdy data w polu P1 faktury będzie wcześniejsza niż data przesłania faktury do KSeF, fakturę uznaje się za wystawioną w trybie offline24. Konsekwencją takiej kwalifikacji jest uznanie, że datą wystawienia faktury jest data zawarta w pliku faktury w polu P1. W efekcie regulacja art. 106na ust. 1 ustawy o VAT stała się w istocie pusta, gdyż w każdym przypadku datą wystawienia faktury będzie data zawarta w polu P1 faktury.

Faktura wystawiona w tym trybie powinna zostać przesłana do KSeF najpóźniej kolejnego dnia roboczego. Naruszenie tego terminu podlega sankcji w postaci kary pieniężnej nakładanej przez naczelnika urzędu skarbowego w drodze decyzji, do wysokości 100% kwoty VAT wynikającej z faktury. Ryzyko pojawia się w przypadku gdy do KSeF zostanie przesłana faktura zawierająca w polu P1 datę wcześniejszą niż data wysyłki, a odstęp pomiędzy datami będzie przekraczał 1 dzień roboczy. W takiej sytuacji faktura zostanie uznana za fakturę wystawioną w trybie offline24, co z kolei może uruchomić zastosowanie sankcji.

Ryzyko odrzucenia faktury przez KSeF

Niezależnie od powyższego należy wskazać, że choć wystawienie faktury ustrukturyzowanej zostało uzależnione od jej przesłania do systemu, to jednocześnie definicja faktury ustrukturyzowanej wskazuje, że jej charakterystycznym elementem jest numer nadany przez KSeF. Ten zaś może zostać nadany jedynie, jeśli faktura przejdzie walidację semantyczną i zostanie przyjęta przez KSeF.

W związku z tym jeśli faktura zostanie odrzucona i nie zostanie jej nadany numer identyfikujący ją w systemie, to nie mieści się ona w zakresie pojęcia faktury ustrukturyzowanej. Przepis wskazujący, że wystawienie faktury następuje w momencie przesłania, odnosi się wprost do pojęcia faktury ustrukturyzowanej, zatem nie ma on zastosowania do dokumentu odrzuconego przez KSeF. W praktyce oznacza to, że wystawienie faktury ustrukturyzowanej będzie wiązało się również z nadaniem jej numeru w KSeF, choć mogą to być różne daty, zwłaszcza w przypadku wysyłki paczek faktur. Wówczas za dzień przesłania jest przyjmowana data zainicjowania procesu wysyłki (nawiązania sesji z KSeF) i wszystkie faktury w paczce mają jedną datę wystawienia, odpowiadającą dacie rozpoczęcia wysyłki, nawet gdyby numer KSeF został nadany w innym dniu.

Do problemów, z którymi podatnicy muszą się mierzyć już w fakultatywnej wersji systemu, należy także sytuacja, gdy paczka faktur przesłanych do KSeF po kilku dniach zostanie odrzucona z powodu błędów. Powstaje wówczas konieczność ponownego wystawienia tych faktur (po naniesieniu poprawek). Może to oznaczać, że podatnik nie wywiąże się z terminu na wystawienie faktury. Na fakturach trzeba zmienić datę ich wystawienia, a w przypadku faktur wystawionych w walucie obcej może powstać również konieczność przeliczenia kwoty na fakturach według nowego, właściwego kursu. Co więcej, w niektórych przypadkach data wystawienia faktury determinuje powstanie obowiązku podatkowego (najem, dzierżawa, leasing, dostawa „mediów”), zatem ma bezpośredni wpływ na prawidłowe ujęcie danej transakcji w rozliczeniach VAT.

Data wystawienia faktury w przypadku awarii systemu

W praktyce równie problematycznie, przedstawia się zagadnienie związku daty wystawienia faktury z jej przesłaniem do KSeF w przypadku awarii systemu (ogłaszanej na stronach MF) w kontekście obowiązkowego korzystania z KSeF. W przepisach ustawy o KSeF zawarto szczególne rozwiązania w zakresie sposobu wystawiania faktur w sytuacji awarii KSeF, zgodnie z którymi w tym czasie podatnicy będą mogli wystawiać faktury poza KSeF we własnych systemach, konieczne jednak będzie przesłanie ich do KSeF w ciągu 7 dni od ustania awarii.

W uzasadnieniu ustawy o KSeF zawarto wyjaśnienia, że w przypadku awarii KSeF wypełnienie przez podatnika pola P1 „data wystawienia” we wzorze faktury będzie uznane za wystawienie faktury w dacie wskazanej przez podatnika w tym polu i to ta data będzie później widniała w numerze identyfikacyjnym KSeF, który zostanie nadany po jej wprowadzeniu do systemu KSeF po ustaniu awarii. Niemniej takie rozwiązanie będzie wprowadzało dodatkowe trudności techniczne, gdyż wymagało będzie zastosowania odstępstwa w funkcjonalności wdrożonego w podmiocie systemu, który co do zasady powinien przyjąć jako datę wystawienia faktury moment jej przesłania do KSeF, natomiast w przypadku awarii systemu powinna to być data wskazana przez podatnika w samej fakturze.

Niezwykle ważne jest, aby podatnicy pilnowali terminowości wystawiania faktur. Przy zakresie danych, które zostaną zawarte na fakturze, organom będzie znacznie prościej ocenić, czy dana faktura została wystawiona w terminie. Co więcej, choć niedostępność systemu ma być komunikowana z wyprzedzeniem, nie można wykluczyć, że system okaże się niedostępny bez uprzedzenia, akurat w chwili, kiedy będzie upływał ustawowy termin wystawienia faktury. Informacje o niedostępności systemu, np. z powodu jego konserwacji, będą zamieszczane w samym systemie, ale nie będą przesyłane do jego użytkowników. Podatnicy mogą więc zostać zaskoczeni odmową wystawienia faktury w KSeF z powodu niedostępności systemu.

Oprac. Katarzyna Bogucka