NOWOŚĆ w Twoim INFORLEX: Krajowy System e-Faktur. Wdrożenie w firmie

Obowiązkowy KSeF coraz bliżej. Podatnicy, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, będą zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF już od 1 lutego 2026 r., a w kolejnych miesiącach obowiązek obejmie wszystkich przedsiębiorców. Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana technologiczna – to także konieczność dostosowania procesów biznesowych, aktualizacji dokumentacji i przygotowania zespołów do pracy z fakturami ustrukturyzowanymi. W poradniku „Krajowy System e-Faktur. Wdrożenie w firmie” nasi eksperci wyjaśniają kluczowe zasady funkcjonowania KSeF oraz przedstawiają konkretne rozwiązania, które pomogą skutecznie zaplanować i przeprowadzić implementację systemu w firmie.

Od 1 lutego 2026 r. podatnicy będą musieli zmierzyć się z rewolucją w zakresie fakturowania. Zgodnie z uchwaloną nowelizacją ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług wszystkie faktury dla podmiotów gospodarczych (B2B) będą wystawiane i odbierane w formie elektronicznej w postaci plików XML (zgodnych z określoną strukturą XSD) za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Chociaż KSeF funkcjonuje w formie fakultatywnej już od 1 stycznia 2022 r., dotychczas niewiele firm zdecydowało się na korzystanie z systemu.

Wraz z wprowadzeniem obligatoryjnego KSeF obecne „zwykłe” faktury elektroniczne i papierowe w relacjach z podatnikami zostaną zastąpione fakturami ustrukturyzowanymi - wystawianymi i odbieranymi w centralnym systemie KSeF. Co istotne, również faktury dla kontrahentów zagranicznych będą wystawiane w KSeF, np. z tytułu WDT, eksportu towarów czy eksportu usług, a jedynie ich dostarczenie nastąpi w inny sposób, np. poprzez wysyłkę e-mailem wizualizacji e-faktury w postaci pliku PDF. Wyłączone z obowiązku wystawiania w KSeF będą jedynie faktury dla konsumentów (B2C) oraz faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, które nie posiadają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, choć w tych przypadkach dopuszczalne będzie dobrowolne wystawianie faktur w KSeF.

Odroczenie terminu wprowadzenia obowiązkowego KSeF z 1 lipca 2024 r. na 2026 r. uzasadnione zostało problemami technicznymi po stronie KSeF, w szczególności brakiem odpowiedniej wydolności systemu na tak duże obciążenie danymi z faktur. Istotną zmianą wprowadzoną w podejściu KSeF 2.0 jest tzw. fazowanie wdrożenia.

Dodatkowo, w nowelizacji przewidziano okres przejściowy dla mikroprzedsiębiorców, czyli podatników o obrotach nieprzekraczających 10 000 zł brutto miesięcznie, którzy do końca 2026 r. będą mogli wystawiać faktury w dotychczasowej postaci. Analogiczny okres przejściowy (do 31 grudnia 2026 r.) został przewidziany również dla faktur wystawianych przy użyciu kas fiskalnych, a także dla paragonów z NIP nabywcy o wartości do 450 zł uznawanych za faktury uproszczone.

Wdrożenie KSeF w firmie warto zaplanować

Dostosowanie firmy do obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko kwestia zmian technologicznych. To kompleksowe wyzwanie, które wymaga modyfikacji w systemach IT, ale również przemyślanej reorganizacji procesów biznesowych – od wystawiania i odbioru faktur, przez ich obieg wewnętrzny, aż po aktualizację umów i regulaminów.

Aby ułatwić Państwu ten proces, przygotowaliśmy praktyczny poradnik „Krajowy System e-Faktur. Wdrożenie w firmie”. Nasi eksperci przedstawiają w nim zarówno kluczowe założenia funkcjonowania KSeF, jak i konkretne wskazówki dotyczące przygotowania firmy do stosowania faktur ustrukturyzowanych.

Z poradnika dowiesz się:

• jak uzyskać dostęp do KSeF i nadawać uprawnienia,
• jak przebiega proces wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w systemie,
• co trzeba wiedzieć o fakturze ustrukturyzowanej (rodzaje faktur, wizualizacja, załącznik w KSeF, faktury korygujące),
• w jaki sposób będą wystawiane faktury poza systemem (tryb offline24, awaria systemu),
• jak korzystać z KSeF przed 1 lutego 2026 r.

Zwracamy również uwagę na praktyczne aspekty wdrożenia KSeF, takie jak: ryzyko podwójnego zafakturowania jednej transakcji, implementacja systemu w firmie, czy organizacja procesu obiegu dokumentów zakupowych.

Przygotuj się na KSeF już dziś!

REDAKCJA INFORLEX