10 najczęstszych błędów ujawnionych podczas kontroli RIO w Poznaniu w 2025 roku

Regionalna Izba Obrachunkowa w Poznaniu regularnie przeprowadza kontrole w jednostkach samorządu terytorialnego. Analiza protokołów z 2025 roku wskazuje na dziesięć obszarów, w których najczęściej pojawiają się błędy. Znajomość tych uchybień pozwoli JST lepiej przygotować się do kontroli i uniknąć sankcji.

kontrola RIO, błędy

1. Naruszenie zasady memoriału

Najczęstszym uchybieniem wykrywanym podczas kontroli RIO jest nieprzestrzeganie fundamentalnej zasady memoriałowej w rachunkowości. Zasada ta wymaga ujmowania w księgach wszystkich zdarzeń gospodarczych dotyczących danego okresu sprawozdawczego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Kontrole wykazały liczne przypadki księgowania operacji z kilkumiesięcznym opóźnieniem. W jednej z gmin przypis należności długoterminowych ujęto w księgach dopiero pod koniec roku, zamiast w miesiącu zawarcia aktu notarialnego. W innej jednostce wpłaty podatkowe na przełomie roku nie były księgowane z użyciem konta 141 „Środki pieniężne w drodze", co zaniżało wykonane dochody w sprawozdaniu.

👉 Jak uniknąć błędu: Jednostki samorządu terytorialnego powinny wdrożyć procedury zapewniające bieżące i prawidłowe księgowanie wszystkich operacji gospodarczych, aby uniknąć zniekształcenia obrazu finansowego i naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

2. Niewłaściwe przyznawanie dodatków specjalnych pracownikom

Zgodnie z art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych, dodatek specjalny ma charakter okresowy i powinien być przyznawany za czasowe zwiększenie obowiązków lub powierzenie dodatkowych zadań. Kontrole RIO ujawniły jednak powszechną praktykę przyznawania dodatków specjalnych w sposób sprzeczny z intencją ustawodawcy.

Dodatki były często przyznawane za zadania należące do stałego zakresu obowiązków pracowników, a ponadto cyklicznie na długie, często roczne okresy, co czyniło z nich faktycznie stały składnik wynagrodzenia. Takie działania prowadzą do nieuzasadnionego wzrostu kosztów pracy i stanowią naruszenie przepisów.

👉 Jak uniknąć błędu: Przyznając dodatek należy pamiętać, że jest to świadczenie tymczasowe, związane z konkretnymi, dodatkowymi obowiązkami wykraczającymi poza normalny zakres czynności.

3. Brak skutecznej windykacji należności podatkowych

Wielomiesięczne, a nawet wieloletnie opóźnienia w wysyłaniu upomnień i wystawianiu tytułów wykonawczych to jeden z najpoważniejszych problemów wykrywanych przez RIO. Konsekwencje takiej bezczynności są drastyczne, bowiem należności ulegają przedawnieniu, co oznacza nieodwracalną utratę dochodów budżetowych.

W niektórych kontrolowanych jednostkach przedawnieniu uległy należności o łącznej wartości przekraczającej dziesiątki tysięcy złotych. Organy podatkowe mają ustawowy obowiązek dochodzenia należności publicznoprawnych.

👉 Jak uniknąć błędu: Konieczne jest wdrożenie procedur monitoringu zaległości i automatycznego uruchamiania działań windykacyjnych po upływie określonych terminów płatności oraz wyznaczenie konkretnych osób odpowiedzialnych za proces egzekucji.

4. Błędy w sprawozdawczości budżetowej i finansowej

Kontrole RIO systematycznie wykrywają niezgodności między danymi wykazanymi w sprawozdaniach (Rb-27S, Rb-N, Rb-ST, Rb-PDP) a ewidencją księgową. Błędna klasyfikacja należności, wykazywanie stanów środków niezgodnych z księgami czy nieprawidłowe kwalifikowanie należności krótko- i długoterminowych to najczęstsze problemy.

W jednym z miast należności od podatników w upadłości błędnie klasyfikowano jako zaległości netto, zawyżając kwotę możliwą do wyegzekwowania. W innej jednostce prezentowano należności zabezpieczone hipoteką jako długoterminowe, mimo ich faktycznej wymagalności.

👉 Jak uniknąć błędu: Przed przekazaniem sprawozdań konieczna jest dokładna weryfikacja zgodności danych z ewidencją księgową oraz prawidłowości klasyfikacji poszczególnych pozycji.

5. Nieaktualna polityka rachunkowości i plan kont

Polityka rachunkowości stanowi fundament prawidłowego systemu ewidencyjnego. Kontrole wykazały, że w wielu jednostkach dokument ten jest nieaktualny, niekompletny lub jego zapisy nie są przestrzegane w praktyce.

Stwierdzano stosowanie kont nieprzewidzianych w zakładowym planie kont, brak opisów do używanych kont czy stosowanie rozwiązań niezgodnych z zapisami polityki. Takie praktyki prowadzą do chaosu ewidencyjnego i uniemożliwiają rzetelne przedstawienie sytuacji finansowej.

👉 Jak uniknąć błędu: Polityka rachunkowości powinna być poddawana corocznemu przeglądowi i aktualizacji, tak aby odzwierciedlała faktycznie stosowane zasady księgowania oraz zmiany w przepisach prawa.

6. Zaniechanie kontroli podatkowych

Organy podatkowe w kontrolowanych jednostkach często nie realizowały obowiązku przeprowadzania kontroli podatkowych w terenie (art. 281 Ordynacji podatkowej). Brak kontroli podatkowych zwiększa ryzyko zaniżania podstawy opodatkowania i prowadzi do uszczuplenia dochodów budżetowych.

W jednej z gmin parafie przez lata nie składały deklaracji na podatek od nieruchomości, a organ nie podejmował działań. W innej jednostce stosowano w decyzjach wymiarowych stawki niezgodne z uchwałą rady gminy.

👉 Jak uniknąć błędu: Organy podatkowe powinny opracować roczne plany kontroli obejmujące zarówno kontrole w terenie, jak i szczegółową weryfikację składanych deklaracji.

7. Nieprawidłowości w rozliczaniu podróży służbowych

Kontrole ujawniły nieterminowe rozliczanie delegacji (po upływie 14 dni), stosowanie nieprawidłowych stawek za kilometr przebiegu oraz błędy w naliczaniu diet. Ponadto dokumentacja była często niekompletna, np. polecenia wyjazdu nie zawierały wszystkich wymaganych danych.

W niektórych przypadkach wypłacano ryczałty samochodowe w stawkach niewłaściwych dla pojemności silnika, a także zawyżano lub zaniżano świadczenia pracownicze przez zastosowanie błędnych współczynników.

👉 Jak uniknąć błędu: Jednostki powinny wdrożyć wzory dokumentów zgodne z rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych oraz zapewnić kontrolę formalną przed zatwierdzeniem do wypłaty.

8. Nieaktualne uchwały dotyczące ulg w należnościach

Nowelizacja ustawy o finansach publicznych z 2016 roku znacząco zmieniła katalog podmiotów uprawnionych do udzielania ulg w należnościach cywilnoprawnych. Wiele jednostek nadal stosuje uchwały przyjęte przed 2017 rokiem, które są niezgodne z obowiązującym stanem prawnym.

Może to prowadzić do udzielania ulg przez nieuprawnione podmioty lub w nieprawidłowym trybie, co stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

👉 Jak uniknąć błędu: Rady gmin i powiatów powinny dokonać przeglądu wszystkich uchwał dotyczących ulg i umorzeń należności oraz dostosować je do aktualnego brzmienia art. 59 ustawy o finansach publicznych.

9. Nieprawidłowe władanie nieruchomościami przez jednostki organizacyjne

Zgodnie z ustawą o gospodarce nieruchomościami, właściwą formą oddania nieruchomości jednostkom organizacyjnym nieposiadającym osobowości prawnej jest trwały zarząd. Kontrole ujawniły jednak, że jednostki organizacyjne często władały nieruchomościami na podstawie umów użyczenia.

Ponadto nieruchomości oddane w trwały zarząd były nieprawidłowo ujmowane w ewidencji Urzędu zamiast w księgach jednostki faktycznie z nich korzystającej.

👉 Jak uniknąć błędu: Jednostki samorządu terytorialnego powinny przeprowadzić inwentaryzację nieruchomości i w przypadku władania na podstawie umów użyczenia wydać decyzje o ustanowieniu trwałego zarządu.

10. Błędy w ewidencji rozrachunków z inkasentami

Wielokrotnie stwierdzano brak prowadzenia konta pozabilansowego 991 „Rozrachunki z inkasentami" lub brak wymaganej ewidencji analitycznej według rodzaju podatku. Dodatkowo wynagrodzenia inkasentów były niewłaściwie ujmowane księgowo, a wynagrodzenia sołtysów nie były zaokrąglane do pełnych złotych.

Ponadto w niektórych jednostkach wydawano decyzje podatkowe na osoby zmarłe oraz zaliczano wpłaty podatnika na wskazany przez niego cel zamiast na najstarszą zaległość podatkową.

👉 Jak uniknąć błędu: Wielokrotnie stwierdzano brak prowadzenia konta pozabilansowego 991 „Rozrachunki z inkasentami" lub brak wymaganej ewidencji analitycznej według rodzaju podatku. Dodatkowo wynagrodzenia inkasentów były niewłaściwie ujmowane księgowo, a wynagrodzenia sołtysów nie były zaokrąglane do pełnych złotych.

Jak uniknąć wykrycia błędów podczas kontroli RIO?

Przedstawione nieprawidłowości mają wspólne źródła: najczęściej wynikają z niedostatecznego nadzoru wewnętrznego, braków kadrowych, nieaktualnych procedur oraz niskiej świadomości konsekwencji naruszeń przepisów.

Aby zminimalizować ryzyko wykrycia uchybień podczas kontroli RIO, jednostki powinny:

• Wdrożyć system cyklicznych szkoleń dla pracowników z obszarów rachunkowości, finansów, podatków i zamówień publicznych
• Wzmocnić mechanizmy kontroli zarządczej poprzez wzajemną weryfikację dokumentów między kluczowymi wydziałami
• Przeprowadzać coroczny przegląd i aktualizację kluczowych procedur wewnętrznych
• Wdrożyć procedury automatycznego monitoringu terminów i uruchamiania działań windykacyjnych
• Zapewniać regularne uzgadnianie danych księgowych z ewidencją analityczną
• Egzekwować obowiązek kontrasygnaty Skarbnika na dokumentach powodujących zobowiązania finansowe

Proaktywne podejście do identyfikacji i eliminacji potencjalnych nieprawidłowości pozwoli nie tylko uniknąć negatywnych konsekwencji kontroli RIO, ale przede wszystkim zapewni prawidłowe i efektywne gospodarowanie środkami publicznymi.

oprac. Gabriel Skałkowski

na podstawie protokołów pokontrolnych RIO w Poznaniu