Czas pracy w podróży służbowej - o czym powinni pamiętać pracodawcy
Podróż służbowa wiąże się z wykonywaniem obowiązków poza stałym miejscem pracy, jednak nie każdy czas spędzony w delegacji jest traktowany jako czas pracy. Decydujące znaczenie mają godziny wynikające z harmonogramu czasu pracy oraz faktyczne wykonywanie zadań służbowych. Prawidłowe rozliczenie wymaga uwzględnienia obydwu tych elementów.
Czym jest podróż służbowa
Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 775 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy). Pojęcie to jest niezmiernie istotne, staje się bowiem wyznacznikiem dla kwalifikowania wyjazdów jako podróży służbowych i tych, które nie mogą być za takie uznane. Decyduje zatem o pracowniczym prawie do świadczeń w związku z wyjazdem i stosowaniu do nich zwolnień podatkowo-ubezpieczeniowych.
Aby można było mówić o podróży służbowej, wyjazd pracownika musi spełniać następujące warunki:
- odbywać się na polecenie pracodawcy,
- jego celem musi być wykonanie zadania służbowego,
- miejsce wykonywania zadania służbowego musi być poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której umiejscowiona jest siedziba pracodawcy.
Czas pracy podczas podróży służbowej
Do czasu pracy podczas podróży służbowej zaliczamy:
- czas trwania delegacji przypadający na zwykłe godziny pracy pracownika, wynikające z jego rozkładu czasu pracy,
- czas poświęcony na realizację zleconego zadania służbowego (udział w negocjacjach, naradzie, naprawa urządzenia itd.), nawet jeśli przypada poza standardowymi godzinami pracy.
Natomiast do czasu pracy nie wliczymy samego czasu przejazdu, jeżeli nie przypada on w harmonogramowych godzinach pracy pracownika.
Czas podróży służbowej wykraczający poza rozkład czasu pracy jest wliczany do czasu pracy pracownika jedynie w zakresie, w jakim poświęcony jest bezpośrednio na pracę.
Pracownik pracuje w stałym rozkładzie czasu pracy od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 16.00. Osoba ta o godz. 6.00 wyjeżdża pociągiem w podróż służbową. W miejscu docelowym jest o godz. 10.00, od godz. 11.00 do godz. 17.00 świadczy usługę u klienta, od godz. 17.30 do godz. 21.00 wraca do domu.
Do czasu pracy wliczony powinien być w tym przypadku czas od 8.00 do 17.00:
- wliczamy cały rozkładowy czas pracy (od godz. 8.00 do godz. 16.00) bez względu na to, czy w tym okresie pracownik świadczył pracę,
- wliczeniu podlega czas realizacji zadań w zakresie przypadającym na rozkładowy czas pracy i wykraczający poza ten czas (od godz. 16.00 do godz. 17.00).
Czas trwania podróży służbowej poza godzinami rozkładowej pracy, podczas którego pracownik nie wykonywał zadań służbowych (6.00–8.00 i 17.00–21.00) nie podlega wliczeniu do czasu pracy. Wskazana osoba ma jedną godzinę nadliczbową z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy.
Do czasu pracy nie wliczymy samego czasu przejazdu albo trwania podróży (pobytu w miejscowości docelowej) w porze nocnej, w dniach wolnych od pracy (w tym w niedziele i święta), jeśli nie są wówczas wykonywane zadania zlecone przez pracodawcę. Podsumowując, istotne dla zaliczenia do czasu pracy są dwa czynniki – rozkładowy czas pracy i wykonywanie zadań służbowych zleconych przez pracodawcę.
Przeczytaj również: Podróże służbowe w praktyce – obowiązki pracodawcy i pracownika »
POTRZEBUJESZ POMOCY?