Praca zdalna urzędników - 5 problemów z praktyki

Praca zdalna w administracji samorządowej generuje wiele wyzwań prawnych i organizacyjnych. Od 2023 roku zasady pracy zdalnej są wprawdzie uregulowane w Kodeksie pracy, jednak urzędy wciąż napotykają problemy z ich praktycznym stosowaniem. Poniżej przedstawiamy pięć najczęstszych trudności, z jakimi borykają się kierownicy urzędów i ich pracownicy, oraz wskazujemy sposoby ich rozwiązania.

praca zdalna

Problem 1: Samowolna zmiana miejsca wykonywania pracy zdalnej przez urzędnika

Elastyczność pracy zdalnej nie oznacza całkowitej swobody wyboru miejsca świadczenia pracy. Pracownik samorządowy musi wykonywać pracę w miejscu wskazanym przez siebie i każdorazowo uzgodnionym z kierownictwem urzędu.

Najważniejsze zasady:

• Urzędnik nie może samowolnie zmienić miejsca pracy (np. wyjechać na wakacje i stamtąd pracować)
• Każda zmiana adresu wymaga uprzedniego uzgodnienia z przełożonym w urzędzie
• Możliwe jest ustalenie kilku miejsc wykonywania pracy zdalnej przez pracownika samorządowego, ale każde musi być konkretnie określone

Problem 2: Trudności w komunikacji z urzędnikiem pracującym zdalnie

Brak jasnych zasad komunikacji może prowadzić do nieporozumień między kierownictwem a pracownikiem samorządowym świadczącym pracę zdalnie. Kluczowe jest ustalenie, w jaki sposób będą wydawane polecenia służbowe i jak urzędnik rozliczy się z wykonanych zadań.

Rozwiązania dla urzędów:

• Ustalenie w regulaminie pracy zdalnej preferowanych kanałów komunikacji (telefon, e-mail, komunikatory służbowe)
• Określenie godzin dostępności pracownika samorządowego
• Uzgodnienie priorytetu dla komunikacji internetowej w przypadku problemów z zasięgiem sieci w miejscu zamieszkania urzędnika:
• Możliwość wprowadzenia w zakładzie pracy wymogu deklarowania przez pracownika godzin pracy z wyprzedzeniem

Problem 3: Ograniczenia w kontroli pracownika samorządowego

Kontrola urzędnika pracującego zdalnie jest dopuszczalna, ale tylko w ramach wyznaczonych przez prawo. Musi ona odbywać się z poszanowaniem prywatności.

Czego przełożony nie może robić:

• Przeprowadzać niezapowiedzianych kontroli w miejscu zamieszkania pracownika
• Wymagać od urzędnika stałego monitoringu przez kamerę internetową
• Naruszać prywatności pracownika i jego domowników

Dozwolone metody weryfikacji w urzędzie:

• Rozliczanie urzędnika z wykonanych zadań
• Sprawdzanie dostępności telefonicznej lub mailowej
• Prośba o spotkania online z włączoną kamerą w uzasadnionych przypadkach

Problem 4: Awaria sprzętu służbowego pracownika samorządowego

Urząd zapewnia pracownikowi zdalnemu niezbędny sprzęt i pokrywa koszty jego serwisu oraz eksploatacji. W przypadku awarii konieczne jest szybkie działanie.

Procedura postępowania w zakładzie pracy:

• Urzędnik niezwłocznie zawiadamia przełożonego o awarii sprzętu służbowego
• Kierownictwo urzędu może polecić pracownikowi samorządowemu dostarczenie uszkodzonego sprzętu do działu informatycznego, nawet w dniu pracy zdalnej
• Pracownik jest zobowiązany zastosować się do polecenia stawienia się w urzędzie

Problem 5: Brak warunków technicznych do pracy zdalnej

Brak prądu lub Internetu może uniemożliwić urzędnikowi wykonywanie pracy zdalnej. Pracownik, decydując się na ten tryb pracy, potwierdza, że posiada odpowiednie warunki techniczne i lokalowe.

Sposób postępowania w urzędzie:

• Urzędnik natychmiast informuje przełożonego o problemie technicznym
• Kierownictwo urzędu może polecić pracownikowi samorządowemu kontynuowanie pracy w siedzibie zakładu pracy
• Brak możliwości pracy z przyczyn technicznych może skutkować przestojem, jeśli urząd nie wezwie urzędnika do siedziby

Podsumowanie

Efektywna praca zdalna w administracji samorządowej wymaga przede wszystkim jasnych regulacji wewnętrznych. Regulamin pracy zdalnej w urzędzie lub indywidualne porozumienia z pracownikami samorządowymi powinny precyzyjnie określać:

• zasady ustalania i zmiany miejsca pracy urzędnika,
• formy i godziny komunikacji z zakładem pracy,
• procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych,
• sposoby kontroli wykonywania obowiązków służbowych.

Tylko kompleksowe uregulowanie tych kwestii w urzędzie pozwala uniknąć sporów z pracownikami samorządowymi i zapewnić równowagę między efektywnością pracy a poszanowaniem praw i prywatności urzędników.