Czy szkoła ma obowiązek wystawiać faktury w systemie KSeF

Szkoły samorządowe i inne placówki oświatowe coraz częściej osiągają przychody z działalności dodatkowej np. z wynajmu sal czy innych usług odpłatnych. Od 2026 r. sposób dokumentowania takich czynności ulegnie zmianie. Podmioty będące podatnikami VAT będą docelowo wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). W artykule wyjaśniono kiedy jednostka oświatowa musi korzystać z KSeF, a kiedy obowiązek ten nie powstaje.

KSeF

KSeF - Wdrożenie w sektorze finansów publicznych »

Kiedy stosuje się KSeF

Nowe przepisy ustawy o VAT przewidują, że podatnicy VAT wystawiają faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Obowiązek ten zostanie wprowadzony etapowo:

• od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których sprzedaż w 2024 r. przekroczy 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników.

Kiedy szkoła jest podatnikiem VAT

Dla ustalenia obowiązku korzystania z KSeF kluczowe jest, czy szkoła działa jako podatnik VAT w rozumieniu art. 15 ustawy o VAT. Podatnikiem jest podmiot, który wykonuje działalność gospodarczą, czyli m.in. odpłatnie świadczy usługi lub dokonuje dostaw towarów.

W przypadku szkół będą to przede wszystkim czynności takie jak:

• odpłatny wynajem pomieszczeń (sale, hala sportowa, boisko),
• świadczenie innych usług na podstawie umów cywilnoprawnych,
• inne odpłatne wykorzystanie infrastruktury.

Wyjątki – kiedy faktura nie trafia do KSeF

Przepisy przewidują zamknięty katalog przypadków, w których podatnik nie musi korzystać z KSeF. Dotyczy to m.in.:

• podatników bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• niektórych podatników stosujących procedury szczególne (np. OSS/MOSS) – w zakresie czynności rozliczanych w tych procedurach,
• faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C),
• szczególnych przypadków określonych w przepisach wykonawczych,
• wskazanych w ustawie kategorii podatników korzystających z określonych zwolnień.

W praktyce może to oznaczać, że:

• faktury wystawiane na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (firm, stowarzyszeń, osób fizycznych – przedsiębiorców) co do zasady powinny być wystawiane w KSeF,
• faktury wystawiane na rzecz konsumentów (B2C) mogą korzystać z przewidzianego w ustawie wyłączenia.

Praktyczne wnioski dla jednostek oświatowych

Nie ma odrębnych zasad tylko dla szkół – obowiązują takie same reguły jak inne podmioty będące podatnikami VAT.

Warto:

• przeanalizować, jakie czynności szkoła dokumentuje fakturami i kto jest nabywcą (B2B/B2C),
• ustalić, które dokumenty będą musiały być wystawiane poprzez KSeF,
• dostosować system finansowo-księgowy oraz procedury wewnętrzne (obieg danych kontrahentów, odpowiedzialność za wystawianie faktur).

Podsumowanie

Jeżeli szkoła lub inna jednostka oświatowa działa jako podatnik VAT i ma obowiązek wystawić fakturę, to po wejściu w życie obowiązkowego KSeF co do zasady będzie wystawiać ją w tym systemie. Wyjątki od tej zasady wynikają wprost z ustawy i dotyczą określonych rodzajów podatników oraz transakcji.

Oprac. Milena Drozd