Nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF. Jak podatnicy i księgowi zyskają dostęp do e-faktur

Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla największych przedsiębiorców, a od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych firm. W związku z tym coraz większego znaczenia nabierają zasady nadawania i zarządzania uprawnieniami w systemie. KSeF jest oparty na modelu poświadczeń, tzn. wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika. Możliwe jest również nadanie uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

ksef branża transportowa transport międzynarodowy faktura rozliczenia

W KSeF możemy nadać następujące uprawnienia do:

1) nadawania, zmiany albo odbierania uprawnień do korzystania z KSeF lub

2) wystawiania albo dostępu do faktur ustrukturyzowanych, lub

3) wystawiania faktur w imieniu podatnika (samofakturowanie).

4) wystawiania faktur VAR RR,

5) wystawiania faktur PEF (tj. faktur w zamówieniach publicznych),

6) wykonywania operacji przedstawiciela podatkowego.

W ramach KSeF mamy wybór, czy chcemy sami bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur (np. biuro rachunkowe) i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień.

Uprawnienie do zarządzania uprawnieniami obejmuje nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF. Pozwala wyznaczać osoby lub podmioty, które będą korzystały z KSeF w kontekście danego podatnika.

"Uprawnienia właścicielskie" w KSeF

Podatnik będący osobą fizyczną nie musi dopełniać żadnych formalności ani nic zgłaszać do urzędu skarbowego, aby uwierzytelnić się w KSeF. Uprawnienia do korzystania z KSeF są przypisane do tej osoby automatycznie w KSeF, dlatego są one nazywane „uprawnieniami właścicielskimi”.

Osoba fizyczna po uwierzytelnieniu się w systemie może korzystać z KSeF samodzielnie lub nadawać uprawnienia do korzystania z KSeF innym osobom lub podmiotom. Odbywa się to w sposób elektroniczny.

Osoba fizyczna nie składa zawiadomienia ZAW-FA w celu wyznaczenia osoby fizycznej, która w jej imieniu będzie korzystała z KSeF. Jedynym wyjątkiem, w którym osobą składającą zawiadomienie ZAW-FA będzie osoba fizyczna, jest przypadek zgłoszenia przez nią danych unikalnych jej własnego podpisu elektronicznego.

Podatnicy nie będący osobami fizycznymi

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF zależy od tego, w jaki sposób się uwierzytelniają, tj. czy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną. Podatnicy posiadający elektroniczną pieczęć kwalifikowaną nie muszą składać w urzędzie skarbowym żadnych dodatkowych dokumentów. Po uwierzytelnieniu się w systemie taki podatnik ma już przypisany pełen zakres uprawnień właścicielskich (przypisanych do identyfikatora podatkowego NIP podatnika). Podatnicy, którzy nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, w celu nadania lub odebrania uprawnień do KSeF składają do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-FA.

W przypadku organu egzekucyjnego zawiadomienie jest składane obowiązkowo, niezależnie, czy podmiot ten posiada możliwość uwierzytelnienia się w systemie za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Podatnicy niebędący osobami fizycznymi to w szczególności spółki, jednostki samorządu terytorialnego, grupy VAT, fundacje.

Zawiadomienie ZAW-FA

Podatnicy, którzy nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, w celu nadania lub odebrania uprawnień do KSeF składają do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-FA.

Zawiadomienie ZAW-FA jest składane:

• papierowo – osobiście lub pocztą, lub
• elektronicznie – np. przez ePUAP bądź jako załącznik do pisma ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym (pamiętając, że w imieniu spółki zawiadomienie mogą podpisać wyłącznie osoby uprawnione do jej reprezentacji w liczbie wymaganej dla danego podmiotu).

Osobą uprawnioną w ZAW-FA może być dowolna osoba fizyczna wskazana przez podatnika niebędącego osobą fizyczną/podmiot niebędący osobą fizyczną. Nie musi być to osoba fizyczna reprezentująca dany podmiot (np. zgodnie z wpisem w KRS).