Zatrudnianie cudzoziemców na podstawie oświadczenia po zmianach od 1 grudnia 2025 roku

Z dniem 1 grudnia 2025 r. weszły w życie przepisy rozporządzeń wykonawczych Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które wprowadziły istotne zmiany w zasadach powierzania pracy cudzoziemcom na podstawie oświadczenia. Nowe przepisy określają katalog państw, których obywatele mogą wykonywać pracę na podstawie tej procedury oraz wprowadziły nowe stawki opłat związanych z rejestracją oświadczeń i wydawaniem zezwoleń na pracę.

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi jest uproszczoną, w stosunku do zezwolenia na pracę, procedurą legalizacji pracy cudzoziemców w Polsce. Uzyskuje się je w powiatowym urzędzie pracy właściwym ze względu na siedzibę pracodawcy (dotyczy firm z wpisem do KRS) lub miejsce stałego pobytu (osoby fizyczne i osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą z wpisem do CEIDG). Procedura oświadczeniowa ma jednak istotne ograniczenia, ponieważ dotyczy obywateli kilku krajów. Do 30 listopada 2025 r. obowiązywało rozporządzenie, które umożliwiało zatrudnienie na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy obywateli 5 krajów: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy. Od 1 grudnia 2025 r. lista ta została zmieniona.

Oświadczenia o powierzeniu pracy – zmiana katalogu państw

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie państw, których obywateli mogą dotyczyć oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi mogą dotyczyć jedynie obywateli czterech krajów:

• Republiki Armenii,
• Republiki Białorusi,
• Republiki Mołdawii,
• Ukrainy.

Od 1 grudnia 2025 r. tylko obywatele tych 4 państw mogą wykonywać pracę w Polsce na dotychczasowych uproszczonych zasadach. Natomiast obecnie taka procedura nie dotyczy już obywateli Republiki Gruzji.

Obywatele tego kraju, którzy rozpoczęli pracę na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy wpisanego do ewidencji przed 1 grudnia 2025 r., mogą kontynuować pracę na warunkach określonych w tym oświadczeniu do dnia upływu jego ważności.

Wyższe opłaty za wydanie zezwolenia na pracę i oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Od 1 grudnia 2025 r. wzrosły również opłaty związane z zatrudnianiem cudzoziemców. Nowe stawki, określone w rozporządzeniu MRPiPS z dnia 20 listopada 2025 r., zastąpiły przepisy obowiązujące od 2017 r. i dotyczą zarówno wniosków o wydanie zezwolenia na pracę, jak i oświadczenia o powierzeniu pracy.

Opłata za wpis oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń wzrosła czterokrotnie i wynosi obecnie 400 zł.

Od 1 grudnia 2025 r. stawki opłat wynoszą::

• 200 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie zezwolenia na pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy,
• 400 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie zezwolenia na pracę na okres przekraczający 3 miesiące,
• 800 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza delegować cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• 100 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie zezwolenia na pracę sezonową,
• 400 zł – w przypadku gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Do spraw wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie przepisów stosuje się przepisy dotychczasowe.

Nowe wymogi dokumentacyjne

1 grudnia 2025 r. weszło także w życie rozporządzenie w sprawie dokumentów, które podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Nowe przepisy określają konkretny katalog dokumentów, które pracodawca musi dołączyć do wniosku o zezwolenie na pracę cudzoziemca albo do oświadczenia o powierzeniu pracy.

Do oświadczenia należy dołączyć:

• cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca (np. paszportu) — albo, jeśli cudzoziemiec nie ma ważnego dokumentu podróży i nie ma możliwości jego uzyskania — kopię innego ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• w przypadku pracy przez agencję pracy tymczasowej - dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika potwierdzający uzgodnienie skierowania cudzoziemca (jeżeli podmiot powierzający pracę jest agencją),
• w razie powierzenia pracy w zawodzie regulowanym — dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków wymaganych dla danego zawodu,
• dowód wniesienia opłaty, o której mowa w odpowiednim przepisie ustawy (art. 63 ustawy) — dokument musi wskazywać, którego cudzoziemca dotyczy.

W przypadku, gdy wymagane dokumenty (np. potwierdzające kwalifikacje) nie mogą być uzyskane przed wydaniem zezwolenia lub przed wpisaniem oświadczenia do ewidencji — pracodawca może złożyć oświadczenie, że cudzoziemiec spełni wymagania po wydaniu zezwolenia lub wpisie.

Oprac. Katarzyna Bogucka