Pracodawcy mają czas do 2 marca na przekazanie PIT-11 pracownikom

Do 2 marca 2026 r. pracodawcy muszą przekazać pracownikom informacje PIT‑11 za ubiegły rok. Chociaż przepisy nie określają sztywnej formy doręczenia dokumentu, płatnicy powinni wybrać taką metodę, którą w razie kontroli da się jednoznacznie potwierdzić — czy to elektronicznie, pocztą, czy poprzez odbiór osobisty.

Informacja PIT-11 dla podatnika

Pracodawcy mają obowiązek przekazać informację PIT‑11 każdej osobie, wobec której w danym roku występowali jako płatnicy podatku dochodowego. Obowiązek ten obejmuje zarówno pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jak i osoby wykonujące zadania na podstawie umów cywilnoprawnych — zlecenia czy o dzieło. Dane zawarte w PIT‑11 stanowią podstawę do sporządzenia rocznych zeznań podatkowych składanych do 30 kwietnia 2026 r., dlatego poprawne i terminowe przekazanie tej informacji ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego rozliczenia podatku przez podatników.

Ustawowy termin na przekazanie informacji PIT-11 podatnikowi upływa z końcem lutego roku następującego po roku podatkowym (art. 42g ust. 1 pkt 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej: updof). Z uwagi na to, że w 2026 r. 28 lutego przypada w sobotę, termin ten ulega przesunięciu na 2 marca.

Przepisy nie narzucają sztywnej formy przekazania dokumentu podatnikowi, wobec czego płatnik posiada swobodę w wyborze sposobu doręczenia tej informacji, dostosowując go do przyjętych w jednostce standardów komunikacji.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów zawartym w objaśnieniach podatkowych z 27 czerwca 2025 r. dopuszczalne są następujące metody:

• udostępnienie przez internetowy system kadrowo-płacowy, np. portal pracowniczy,
• przesłanie na adres poczty elektronicznej, w tym służbowy lub wskazany przez podatnika,
• wysyłka listowna za pośrednictwem operatora pocztowego,
• odbiór osobisty w siedzibie podmiotu.

Obowiązek udokumentowania przekazania PIT-11

Z uwagi na to, że przekazanie informacji PIT-11 jest ustawowym obowiązkiem płatnika, kluczowe jest posiadanie dowodów potwierdzających jego dopełnienie. Płatnicy powinni zadbać o odpowiednią dokumentację, która w razie kontroli wykaże, że informacja dotarła do adresata w ustawowym terminie. Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, nie istnieje bezwzględny obowiązek wysyłania dokumentu listem poleconym w każdym przypadku, jednak sposób doręczenia powinien być możliwy do zweryfikowania. W praktyce dokumentowanie może obejmować:

• logi systemowe z portali pracowniczych potwierdzające pobranie pliku,
• potwierdzenia wysłania wiadomości e-mail,
• pocztową książkę nadawczą w przypadku przesyłek tradycyjnych.

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX

Zobacz również: Czy pracodawca musi mieć zgodę pracownika na przesłanie mu PIT-11 w formie elektronicznej »