Odmowa podpisania sprawozdania finansowego przez księgowego
Podpisanie sprawozdania finansowego to nie formalność – to wiążące oświadczenie o rzetelności dokumentu. Ustawa o rachunkowości przewiduje jednak sytuacje, gdy osoba prowadząca księgi rachunkowe może odmówić złożenia podpisu. Kiedy jest to dopuszczalne i jak sporządzić taką odmowę zgodnie z wymogami ustawowymi?
Obowiązek podpisania sprawozdania finansowego spoczywa co do zasady na kierowniku jednostki. Jeżeli jednak jednostką kieruje organ wieloosobowy, wymagane są podpisy wszystkich jego członków – chyba że jeden z nich złoży pisemne oświadczenie o odmowie wraz z uzasadnieniem.
Ustawa nakłada taki sam obowiązek na osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (czyli głównego księgowego lub biuro rachunkowe). Jej podpis potwierdza, że księgi były prowadzone prawidłowo, a dane w nich zawarte są kompletne i zgodne z rzeczywistością.
Prawo do odmowy
Ustawa o rachunkowości dopuszcza sytuację, w której osoba odpowiedzialna za księgi odmawia złożenia takiego oświadczenia (por. art. 52 ust. 2 uor). Jest to istotne narzędzie ochrony, pozwalające uniknąć odpowiedzialności za nieprawidłowości, na które księgowy nie miał wpływu lub z którymi się merytorycznie nie zgadza. Należy jednak podkreślić, że odmowa powinna stanowić sytuację bardzo wyjątkową, gdyż co do zasady adresowana jest do kierownika jednostki (a nie księgowego prowadzącego księgi danej firmy). Ustawa o rachunkowości nie precyzuje, jakie mogą być powody odmowy podpisu. Jeśli jednak powód taki istnieje, to „wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego”.
Odmowa podpisania sprawozdania powinna być sytuacją wyjątkową. Ustawa nie precyzuje katalogu przyczyn, jednak każdorazowo wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
W praktyce księgowy może zdecydować się na taki krok gdy:
- doszło do zmiany księgowego tuż przed sporządzeniem sprawozdania, co uniemożliwia rzetelną weryfikację zapisów poprzednika (np. nie ma pełnej wiedzy o procesach i ryzyku błędów, dlatego nie chce brać odpowiedzialności, składając podpis, a zauważył duże rozbieżności między księgami a rzeczywistymi zapisami, które nie dają się wyjaśnić przed terminem sporządzenia sprawozdania),
- wystąpiły spory merytoryczne z zarządem dotyczące np. polityki rachunkowości lub forsowania przez kierownictwo metod księgowania, które księgowy uznaje za niezgodne z przepisami (np. prowadzące do „upiększania” wyniku),
- są braki lub niekompletność dokumentacji źródłowej (np. faktur, umów, wyciągów bankowych, potwierdzeń sald) przy jednoczesnym braku współpracy ze strony zarządu w dostarczeniu niezbędnych informacji lub decyzji, które uniemożliwiają potwierdzenie poprawności ujętych zdarzeń gospodarczych i rzetelności sprawozdania.
Jak sporządzić odmowę podpisu sprawozdania
Wymogi formalne dotyczące treści odmowy zostały określone w art. 52 ust. 2c uor. Kluczowym obowiązkiem jest jednoznaczne powiązanie dokumentu odmowy z konkretnym sprawozdaniem finansowym, którego dotyczy.
W treści odmowy podpisu, o której mowa w ust. 2, oświadczenia lub odmowy złożenia oświadczenia, o których mowa w ust. 2b, wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Przepis wskazuje, że w treści odmowy należy wskazać sprawozdanie finansowe, którego dokument dotyczy – w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Zwrot w szczególności użyty w art. 52 ust. 2c uor ma istotne znaczenie – oznacza, że wymieniony sposób identyfikacji (data i godzina) jest jedynie przykładowy, nie zaś wyłączny. Co więcej, gdy to właśnie księgowy odmawia podpisania, podanie daty i godziny podpisu osoby prowadzącej księgi jest z oczywistych powodów niemożliwe – nie doszło bowiem do podpisania przez tę osobę.
Odmowa podpisania sprawozdania przez księgowego powinna być jednoznacznie powiązana z określonym sprawozdaniem finansowym (w celu doprecyzowania, czego odmowa podpisu dotyczy). Chodzi o to, by trwale połączyć te dwa dokumenty przez niebudzące wątpliwości i trwałe kryteria. Przykładowo, może być to np. numer lub sygnatura sprawozdania finansowego (jeśli spółka nadaje dokumentom unikalne numery), numer wersji pliku lub cechy charakterystyczne sprawozdania, jak np. suma bilansowa.
Odmowa musi mieć formę pisemną. Dokument należy dołączyć bezpośrednio do sprawozdania finansowego – stanowi jego integralną część i powinien być przechowywany razem z nim przez cały ustawowy okres archiwizacji.
Oprac. Katarzyna Bogucka
REDAKCJA INFORLEX
Zobacz również: Podpisywanie sprawozdań finansowych – najczęstsze wątpliwości »
POTRZEBUJESZ POMOCY?