Kontrola UODO w BIP samorządów: 4 rzeczy do sprawdzenia przez JST

Urząd Ochrony Danych Osobowych zapowiedział na 2026 rok sektorowe kontrole Biuletynów Informacji Publicznej w jednostkach samorządu terytorialnego. Inspektorzy będą weryfikować nie tylko zawartość strony, lecz także procesy redakcyjne, umowy z dostawcami usług IT i sposób anonimizacji dokumentów – sprawdź, które obszary wymagają przeglądu w pierwszej kolejności.

kontrola UODO, BIP, ochrona danych osobowych, JST

Planowane zmiany w ustawie o finansach publicznych w 2026 r. w zakresie audytu wewnętrznego »

Urząd Ochrony Danych Osobowych zapowiedział na 2026 rok sektorowe kontrole Biuletynów Informacji Publicznej w jednostkach samorządu terytorialnego. Kontrola UODO w BIP nie musi kończyć się karą finansową – organ dysponuje też ostrzeżeniami i upomnieniami – ale wymaga od samorządu udokumentowanego porządku w kilku konkretnych obszarach. Poniżej cztery działania, które JST powinna podjąć przed kontrolą UODO.

Oświadczenia majątkowe w BIP – sprawdź daty publikacji

Oświadczenia majątkowe mogą być udostępniane w BIP wyłącznie przez sześć lat od ich złożenia. Dokumenty starsze powinny zostać wycofane z publicznego dostępu niezwłocznie – nawet jeśli nadal przechowujesz je w archiwum zakładowym. To jeden z pierwszych obszarów, które weryfikują inspektorzy UODO. Jeśli nie przeprowadzałeś przeglądu BIP od kilku lat, istnieje ryzyko, że w biuletynie nadal widnieją oświadczenia byłych funkcjonariuszy sprzed dekady. Analogiczna weryfikacja dotyczy petycji, wniosków mieszkańców i protokołów posiedzeń komisji zawierających dane osób trzecich.

Umowy powierzenia przetwarzania danych – kto powinien je podpisać

Każdy podmiot zewnętrzny obsługujący BIP musi działać na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, o której mowa w art. 28 RODO. Dotyczy to hostingodawcy, dostawcy systemu CMS oraz – co często bywa pomijane – platformy do transmisji sesji rady gminy. Warto sprawdzić nie tylko, czy umowy istnieją, lecz również czy są aktualne i czy obejmują faktyczny zakres przetwarzanych danych.

Nagrania sesji rady a ochrona danych osobowych

Obowiązek transmisji i utrwalania obrad rady wynika wprost z ustawy o samorządzie gminnym. Nie zwalnia to jednak administratora z obowiązków wynikających z RODO. Jeśli podczas sesji zostały ujawnione dane osobowe osób trzecich – np. odczytano pismo zawierające informacje o stanie zdrowia mieszkańca – fragment ten powinien zostać wycięty lub wyciszony w wersji publikowanej w BIP. Korzystanie z bezpłatnych platform streamingowych jest dopuszczalne, ale wymaga udokumentowanej analizy ryzyka i kopii nagrań na własnych serwerach jednostki.

Anonimizacja dokumentów w BIP – jak zrobić to skutecznie

Taka warstwa graficzna może zostać usunięta, a ukryte dane – skopiowane. Bezpieczna anonimizacja wymaga narzędzi spłaszczających plik lub fizycznego zaciemnienia oryginału i ponownego skanowania dokumentu. Osobnym problemem są metadane plików: dokumenty Word i PDF przechowują imię autora oraz historię zmian. Przed każdą publikacją w BIP metadane należy usunąć.

Oprac. Agata Wróbel

na podstawie artykułu: Jak przygotować się do kontroli samorządowych BIP przez UODO Sławomira Bilińskiego