Wdrożenie KSeF w fundacji rodzinnej – obowiązki, uprawnienia i certyfikaty

Jeżeli fundacja rodzinna wykonuje czynności opodatkowane VAT i jest zarejestrowanym podatnikiem tego podatku, wówczas podlega ogólnym zasadom fakturowania przewidzianym w ustawie o VAT. Dotyczy to także obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Wdrożenie KSeF w fundacji rodzinnej – obowiązki, uprawnienia i certyfikaty

Kiedy fundacja rodzinna musi wystawiać faktury w KSeF

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą. Fundacja rodzinna – jako osoba prawna – będzie uznana za podatnika VAT, o ile wykonuje działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów tej ustawy.

Jeżeli fundacja rodzinna wykonuje czynności opodatkowane VAT i jest zarejestrowanym podatnikiem tego podatku, wówczas podlega ogólnym zasadom fakturowania przewidzianym w ustawie o VAT. W tym przypadku faktury dokumentujące transakcje powinny być wystawiane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Czynności związane z realizacją statutowego celu fundacji rodzinnej (np. wypłaty świadczeń dla beneficjentów) nie wymagają dokumentowania fakturą VAT i tym samym nie podlegają raportowaniu w KSeF.

Wymogi organizacyjne i techniczne związane z wdrożeniem KSeF w fundacji rodzinnej

Wdrożenie KSeF to szereg wyzwań organizacyjnych dla fundacji rodzinnych. Są to m.in.:

• konieczność integracji systemów księgowych z KSeF,
• zapewnienie zgodności systemów informatycznych z wymaganiami struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej,
• zarządzanie uprawnieniami m.in. do wystawiania i odbierania faktur w KSeF,
• dostosowanie procedur obiegu dokumentów.

Fundacje rodzinne, które posiadają rozbudowane portfele inwestycyjne lub nieruchomości, mogą być zobowiązane do wdrożenia zaawansowanych rozwiązań informatycznych wspierających proces fakturowania.

Nadawanie uprawnień do KSeF w fundacji rodzinnej

Po zabezpieczeniu zaplecza informatycznego dla środowiska KSeF kolejnym ważnym krokiem jest nadanie odpowiednim osobom uprawnień do zarządzania KSeF w fundacji rodzinnej.

Fundacja rodzinna, która nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, powinna złożyć zawiadomienie na druku ZAW-FA(3). Można to zrobić drogą elektroniczną przez e-Urząd Skarbowy, tradycyjną pocztą lub osobiście we właściwym urzędzie skarbowym. W zawiadomieniu należy wskazać dane administratora, czyli osoby wyznaczonej do zarządzania uprawnieniami w KSeF. Po otrzymaniu uprawnień do KSeF administrator może zalogować się do środowiska produkcyjnego KSeF 2.0 (https://ksef.mf.gov.pl/web/login). Do logowania służy podpis kwalifikowany lub profil zaufany. Po zalogowaniu administrator może nadać sobie pełny zakres uprawnień w KSeF oraz przydzielić uprawnienia pozostałym użytkownikom systemu.

Rodzaje certyfikatów KSeF i zakres ich zastosowania

Aby móc w pełni korzystać z systemu w zewnętrznych programach finansowo-księgowych zintegrowanych z API KSeF 2.0., fundacja rodzinna musi pobrać certyfikaty KSeF. Od 1 lutego 2026 r. certyfikaty te pobiera się w systemie KSeF 2.0.

System umożliwia wygenerowanie dwóch rodzajów certyfikatów:

• Certyfikat typu 1 - służy do uwierzytelniania się w KSeF. Jest jedną z dopuszczalnych metod wykorzystywanych w systemach finansowo-księgowych zintegrowanych z API KSeF 2.0.

• Certyfikat typu 2 - wymagany do oznaczania faktur kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy. Stosowany przy wystawianiu faktur w trybie OFFLINE, np. offline24, podczas niedostępności systemu lub awarii KSeF.

Certyfikat może być wystawiony dla:

• osoby fizycznej identyfikowanej po numerze PESEL, pod warunkiem że wcześniej nadano jej uprawnienia do pracy w KSeF,
• podmiotu niebędącego osobą fizyczną, w tym przypadku dla fundacji rodzinnej dysponującej pieczęcią elektroniczną.

Pobrane certyfikaty można wgrać do programów zewnętrznych i rozpocząć pracę z KSeF.

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJAI INFORLEX