Zwrot kosztów używania samochodu pracownika w KUP pracodawcy - jakie limity obowiązują

Wykorzystanie prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych to powszechna praktyka w wielu firmach. Wydatki związane z używaniem przez pracowników prywatnych samochodów do celów służbowych mogą stanowić koszty uzyskania przychodu dla pracodawcy, ale podlegają określonym limitom. Ograniczenia zależą od tego, czy zwrot wydatków dotyczy podróży służbowych (jazd zamiejscowych) czy jazd lokalnych.

Zwrot kosztów używania samochodu pracownika w KUP pracodawcy - jakie limity obowiązują

Wydatki z tytułu zwrotu kosztów używania przez pracowników samochodów prywatnych na potrzeby działalności pracodawcy mogą być, co do zasady, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Pracodawca nie jest przy tym zobowiązany do żądania od pracownika dokumentów potwierdzających faktycznie poniesione wydatki — obowiązujące przepisy takiego wymogu nie przewidują.

Limity zaliczania tych wydatków do kosztów podatkowych określają art. 23 ust. 1 pkt 36 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 updop. Obejmują one nie tylko zwrot kosztów eksploatacji pojazdu, lecz również wydatki takie jak opłaty za parkingi czy przejazdy autostradami.

Podróż służbowa i jazda lokalna - limity

Ograniczenia przewidziane dla samochodów spalinowych dzielą się na dwie grupy i zależą od tego, czy zwrot wydatków dotyczy podróży służbowych (jazd zamiejscowych) czy jazd lokalnych.

Wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu spalinowego w podróży służbowej stanowią koszty uzyskania przychodów do wysokości kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a updop). Obowiązujące stawki wynoszą:

• 0,89 zł/km — dla silnika o pojemności do 900 cm³,
• 1,15 zł/km — dla silnika o pojemności powyżej 900 cm³.

Wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu spalinowego w jazdach lokalnych stanowią koszty uzyskania przychodów do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo kwoty ustalonej na podstawie faktycznego przebiegu (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b updop). W obu przypadkach zastosowanie mają wskazane wyżej stawki za 1 km.

W praktyce zwrot kosztów za jazdy lokalne prywatnym samochodem spalinowym zazwyczaj jest pracownikowi rekompensowany w postaci ryczałtu. W tym przypadku należność dla pracownika oblicza się, mnożąc stawkę za 1 km przebiegu pojazdu przez umówiony miesięczny limit kilometrów przyznany pracownikowi na załatwianie spraw służbowych. Maksymalne limity kilometrów zależą od:

• liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w którym pracownik jest zatrudniony, a także
• rodzaju służb, dla których pracownik wykonuje pracę

Oświadczenie pracownika i pomniejszenie ryczałtu

Otrzymanie przez pracownika ryczałtu każdorazowo powinno być poprzedzone złożeniem przez niego pisemnego oświadczenia, które powinno zawierać:

• oznaczenie pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny),
• wskazanie liczby dni absencji pracownika w pracy w danym miesiącu spowodowanej niedyspozycją zdrowotną, urlopem, podróżą służbową lub inną przyczyną,
• informację o liczbie dni, w których właściciel pojazdu nie dysponował nim do celów służbowych.

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX