Ministerstwo Finansów pracuje nad zmianami w KSeF

Przedsiębiorcy pozytywnie oceniają pierwsze miesiące działania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Firmy chwalą automatyzację i dostęp do danych, ale jednocześnie zgłaszają konkretne problemy i postulaty zmian, które mają ułatwić codzienną pracę. Wśród najczęściej wskazywanych pojawiają się m.in. korekty zbiorcze, dostępność platformy w języku angielskim, czy wydłużenie terminu na wysyłkę faktury do systemu. 9 czerwca resort finansów rozpoczął konsultacje w sprawie zmian w systemie KSeF.

Ministerstwo Finansów pracuje nad zmianami w KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wdrażany jest stopniowo. Od 1 lutego 2026 roku objął duże firmy, które w 2024 roku osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł. Od 1 kwietnia br. obowiązek wystawiania faktur w systemie dotyczy pozostałych podatników. Wyjątkiem są te podmioty, których wartość sprzedaży dokumentowana fakturami za okresy miesięczne nie przekracza kwoty 10 tys. zł (brutto). One do końca 2026 roku są z tego obowiązku zwolnione.

W marcu 2026 roku organizacja Grant Thornton przeprowadziła badanie wśród 150 przedstawicieli działów finansowo-księgowych dużych i średnich firm w Polsce. Wśród największych korzyści wdrożenia KSeF najczęściej wskazywali oni brak konieczności przechowywania papierowych faktur, większą automatyzację procesów, a także stały dostęp do faktur. Badani dostrzegali jednak wady systemu, m.in. brak powiadomień o nowych fakturach, brak podglądu faktury przed jej wystawieniem, a także problemy ze stabilnością systemu, w tym jego przeciążenia i sporadyczne awarie.

W ocenie sektora MŚP korzyści płynące z wprowadzenia KSeF przeważają nad związanymi z nim wyzwaniami i kosztami.

Zmiany w KSeF - MF i eksperci wskazują priorytety

9 czerwca br. w resorcie finansów odbyły się otwarte konsultacje, które rozpoczęły cykl spotkań. W ich trakcie zaproponowano m.in. wprowadzenie dodatkowych danych biznesowych w API KSeF 2.0 prezentowanych w formie zdarzeń powiązanych z e-fakturami, które obejmują zarówno te wykonywane na fakturze przez podmiot, jak i inne zdarzenia biznesowe powiązane z e-fakturą.

– KSeF będzie się zmieniał na bieżąco, w zależności od potrzeb. Ministerstwo Finansów jest otwarte na zmiany ułatwiające np. korekty zbiorcze, które pozwalają korygować jedną fakturą wiele innych. Ważne jest, żeby to było w danym okresie – podkreśla przewodniczący Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan. – Po tym, gdy pewne wymagania ustawowe zostały spełnione w KSeF-ie, przychodzi czas na ułatwienia, dlatego że systemy informatyczne są w stanie szybciej przetwarzać pewne rzeczy niż ręcznie.

Anna Rembecka-Orłowska z TMF Group za najpilniejszą zmianę uznaje udostępnienie platformy w języku angielskim. Brak tej opcji utrudnia zagranicznym inwestorom samodzielne korzystanie z systemu, podnosząc koszty obsługi i zmniejszając atrakcyjność polskiego rynku.

Istotnym problemem jest także jednodniowy termin na wysyłkę faktury do KSeF. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeśli podatnik wystawia fakturę w trybie online, musi być ona wysłana do systemu jeszcze tego samego dnia. Eksperci apelują o wydłużenie terminu o trzy do pięciu dni, co dałoby firmom czas na weryfikację i przetworzenie dokumentów.

Podczas Kongresu Rady Podatkowej Konfederacji Lewiatan 16 czerwca dr Tomasz Tratkiewicz, dyrektor departamentu VAT, ogłosił modernizację aplikacji – ma ona zyskać bardziej biznesowy charakter i lepiej odpowiadać potrzebom firm. Resort finansów planuje również utrzymanie tokenów jako jednej z metod logowania do KSeF również po 31 grudnia 2026 roku. Dziś mniej więcej jedna trzecia użytkowników loguje się do systemu z wykorzystaniem tokenów. Propozycje zmian zostaną przedstawione na przełomie czerwca i lipca.

Zamiast kontroli – stały monitoring

W trakcie kongresu eksperci zwracali uwagę również na zmianę, jaką KSeF oznacza dla relacji na linii fiskus–przedsiębiorca. Obowiązek korzystania z systemu faktur elektronicznych sprawia, że organy podatkowe mają dostęp w czasie rzeczywistym do niemal wszystkich faktur wystawionych w obrocie między podatnikami. Tego typu sformalizowane narzędzia pozwalają więc zbierać i analizować informacje na temat podatnika w trybie ciągłym zamiast w trakcie wyrywkowych kontroli.

– Już dziś możemy mówić nie tyle o kontroli organów podatkowych, ile o monitoringu. Ministerstwo Finansów i KAS dostają na bieżąco dane od podatników i, mam nadzieję, je monitorują. Mogą kontrolować łańcuchy obrotu, prawidłowości wykazywania, mogą też kontrolować podatników na zasadach porównawczych – podkreśla Andrzej Nikończyk.

Ten trend jest już widoczny w statystykach. Z raportu kancelarii MDDP i Konfederacji Lewiatan „Przedsiębiorcy pod lupą fiskusa” wynika, że w 2025 roku czynności sprawdzające były najczęściej wykorzystywaną formą weryfikacji rozliczeń podatkowych. To prostsza i mniej sformalizowana forma niż klasyczne kontrole, która pozwala na szybką i masową weryfikację wybranych obszarów rozliczeń. W ubiegłym roku ich liczba wyniosła 2,3 mln, co oznacza średnio 19 nowych czynności rozpoczynanych w każdej minucie. W ramach tej procedury stwierdzono prawie 11 mld zł zaległości podatkowych, o jedną czwartą więcej niż rok wcześniej.

Z kolei liczba wszczętych kontroli podatkowych od kilku lat spada i w 2025 roku wyniosła 9,5 tys., podobnie jak liczba kontroli celno-skarbowych, których wszczęto 5,2 tys. Jest to zgodne z zapowiedziami Ministerstwa Finansów i KAS, według których większość spraw powinna być załatwiana w ramach czynności sprawdzających (prowadzonych na bieżąco, niedługo po złożeniu deklaracji), a kontrole (w szczególności celno-skarbowe) powinny być wszczynane tylko w sytuacji, gdy organ podatkowy ma już istotne dane, które potwierdzają możliwość wystąpienia nieprawidłowości.

ŹRÓDŁO: Newseria Biznes

Oprac. Katarzyna Bogucka

REDAKCJA INFORLEX