Czy wójt może udostępnić skany umów o pracę pracowników urzędu gminy
PROBLEM: Czy umowy zawarte z pracownikami urzędu gminy należy traktować jako dokumenty urzędowe, a co za tym idzie – można udostępniać skany tych umów do publicznej wiadomości?
RADA: Nie, umowy o pracę zawarte z pracownikami samorządowymi są dokumentami prywatnymi, dotyczącymi osobistych praw i obowiązków pracowników. Zatem skany tych umów nie mogą być udostępnione.
UZASADNIENIE: Umowy o pracę zawarte z pracownikami zatrudnionymi w urzędzie nie stanowią dokumentów urzędowych, są to dokumenty prywatne, gdyż dotyczą osobistych praw i obowiązków pracowników. Także skany tych umów są skanami dokumentów prywatnych, a nie urzędowych i w związku z tym nie są informacją publiczną w rozumieniu ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (dalej: u.d.i.p.) i nie podlegają udostępnieniu przez wójta. Stanowisko to podzielił Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 26 lutego 2025 r. (sygn. akt II SAB/Wa 763/24), w którym uznał, że umowy o pracę (...) nie stanowią informacji publicznej. (…). Co do umów o pracę dotyczą one w znacznym zakresie osobistych praw i obowiązków świadczącej pracę osoby, także gdy wykonuje ona zawód zaufania publicznego (radcy prawnego). Przyjmując, że sprawą publiczną mogą być warunki świadczenia pracy – ich treść – w kontekście realizacji zadań państwa czy wydatkowania środków publicznych, brak jednak przesłanek dla uznania, jakoby informacją – istotną z perspektywy przejrzystości życia publicznego – była postać zawartej umowy, w której treści zawiera się w istocie szereg danych niemających żadnego znaczenia z perspektywy spraw publicznych (adres i inne dane pracownika czy jego podpis itd.).
Stanowisko to potwierdził również NSA w wyroku z 14 listopada 2025 r. (sygn. akt III OSK 1506/25), w którym orzekł, że treść umowy o pracę zawartej z pracownikami samorządowymi dotyczy indywidualnego stosunku pracy. Dokument ten nie posiada cech aktu publicznoprawnego, który podejmowany jest przez organ wskazany w art. 4 ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. u.d.i.p. w ramach administracyjnych działań władczych. Umowa o pracę, której celem jest nawiązanie indywidualnego stosunku pracy, nie jest dokumentem urzędowym lub innym dokumentem odnoszącym się do ustawowych form działania organu władzy publicznej, lecz należy do kategorii aktów prywatnoprawnych sporządzanych na podstawie przepisów prawa pracy. Dodatkowo NSA wskazał, że osoba składająca oświadczenia woli w imieniu Gminy działającej jako podmiot stosunków cywilnoprawnychnie działa jako funkcjonariusz publiczny podpisujący dokument w ramach jego kompetencji publicznoprawnych. W tej sytuacji osoba ta nie reprezentuje bowiem władzy publicznej ani nie realizuje zadań władzy publicznej. Osoba taka, reprezentująca Gminę, nie jest funkcjonariuszem publicznym w rozumieniu art. 6 ust. 2 u.d.i.p. w zw. z art. 115 § 13 i § 19 Kodeksu karnego. Zatem nie może być uznana za funkcjonariusza publicznego. Gdyby nawet osoba podpisana pod taką umową była równolegle, w chwili jej zawierania, funkcjonariuszem publicznym w rozumieniu art. 115 § 13 i § 19 Kodeksu karnego, to składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy jako podmiotu cywilnoprawnego nie mieści się w zakresie kompetencji funkcjonariusza publicznego w rozumieniu art. 6 ust. 2 u.d.i.p. (...).
Anna Ryl/RB
POTRZEBUJESZ POMOCY?