Śmierć przedsiębiorcy a uprawnienia w KSeF. Kto zachowa dostęp do faktur
Śmierć przedsiębiorcy blokuje możliwość logowania do KSeF przy wykorzystaniu danych uwierzytelniających zmarłego, ale nie oznacza automatycznego wygaśnięcia uprawnień wcześniej nadanych innym użytkownikom. W praktyce o dalszym dostępie do faktur i możliwości korzystania z systemu decydują nadane wcześniej uprawnienia. W przypadku przedsiębiorstwa w spadku dostęp do KSeF może zapewnić zarządca sukcesyjny, wskazując uprawnioną osobę w zawiadomieniu ZAW-FA.
Dostęp do KSeF po śmierci przedsiębiorcy
Po śmierci przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność konto w KSeF nie zostaje zamknięte, nawet gdy spadkobiercy złożą VAT-Z.
Jednak jak wynika z aktualnych materiałów MF dotyczących funkcjonowania KSeF, po śmierci przedsiębiorcy nie jest możliwe dalsze korzystanie z jego środków identyfikacji elektronicznej. System otrzymuje bowiem informacje o zgonie z właściwych rejestrów publicznych, co uniemożliwia skuteczne uwierzytelnienie zmarłej osoby.
Nie oznacza to jednak całkowitej utraty dostępu do KSeF. Ministerstwo Finansów wskazuje, że uprawnienia nadane przez przedsiębiorcę innym osobom przed jego śmiercią pozostają aktywne. W praktyce oznacza to, że pracownik, księgowa czy biuro rachunkowe, którym wcześniej przyznano odpowiednie uprawnienia, mogą nadal wykonywać czynności objęte zakresem tych uprawnień.
Jeśli dostęp nie został nadany innym osobom i nie ustanowiono zarządu sukcesyjnego, spadkobiercy nie będą mieli dostępu do faktur przedsiębiorcy.
Śmierć przedsiębiorcy blokuje możliwość logowania do KSeF przy wykorzystaniu danych uwierzytelniających zmarłego, nie powoduje jednak automatycznego wygaśnięcia uprawnień wcześniej nadanych innym użytkownikom systemu.
Problemy praktyczne przed ustanowieniem zarządcy sukcesyjnego
Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (dalej: ustawa o zarządzie sukcesyjnym) przedsiębiorstwo w spadku obejmuje składniki niematerialne i materialne przeznaczone do wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę w chwili jego śmierci.
Zarządcę sukcesyjnego może wyznaczyć sam przedsiębiorca jeszcze za życia albo może on zostać powołany przez osoby uprawnione po śmierci przedsiębiorcy.
Jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony z chwilą śmierci przedsiębiorcy, po śmierci przedsiębiorcy zarządcę sukcesyjnego może powołać:
- małżonek przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku, lub
- spadkobierca ustawowy przedsiębiorcy, który przyjął spadek, albo
- spadkobierca testamentowy przedsiębiorcy, który przyjął spadek, albo
- zapisobierca windykacyjny, który przyjął zapis windykacyjny, jeżeli zgodnie z ogłoszonym testamentem przysługuje mu udział w przedsiębiorstwie w spadku.
Jeżeli przedsiębiorca nie nadał wcześniej żadnych uprawnień do KSeF innym osobom, dostęp do systemu może być niemożliwy do czasu uregulowania sytuacji prawnej przedsiębiorstwa i ustanowienia osoby uprawnionej do działania w jego imieniu. Z tego względu przedsiębiorcy korzystający z KSeF powinni rozważyć wcześniejsze nadanie odpowiednich uprawnień osobom odpowiedzialnym za obsługę rozliczeń podatkowych.
Dostęp do KSeF, gdy zostanie ustanowiony zarząd sukcesyjny
Jeżeli zostanie ustanowiony zarząd sukcesyjny, działalność gospodarcza może być kontynuowana przez przedsiębiorstwo w spadku. Zarządca sukcesyjny prowadzi przedsiębiorstwo w spadku w imieniu własnym, lecz na rachunek właścicieli przedsiębiorstwa w spadku.
MF w „Podręczniku KSeF 2.0, część 1. Rozpoczęcie korzystania z KSeF” potwierdził, że:
(…) Przepisy umożliwiają przedsiębiorcy prowadzącemu działalność gospodarczą w CEIDG powołanie zarządcy sukcesyjnego, aby zabezpieczyć przyszłość swojej firmy i pracowników po swojej śmierci. Powołanie zarządu sukcesyjnego jest również możliwe po śmierci przedsiębiorcy. Zarząd sukcesyjny trwa maksymalnie 2 lata, a w wyjątkowych sytuacjach 5 lat, od śmierci przedsiębiorcy. Zarządca sukcesyjny posiada szerokie uprawnienia, działając w zastępstwie zmarłego podatnika, tj.:
- posługiwanie się firmą zmarłego przedsiębiorcy z dodatkowym oznaczeniem w spadku i identyfikatorem podatkowym NIP osoby zmarłej,
- prowadzenie bieżących spraw przedsiębiorstwa.
Zgodnie z art. 49 ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwo w spadku jest jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej, będącą podatnikiem podatku VAT.
W przypadku gdy dostęp do KSeF miał tylko przedsiębiorca albo chcemy zmienić osoby uprawnione, może to zrobić zarządca sukcesyjny. W tym celu musi złożyć zawiadomienie ZAW-FA i wskazać w nim osobę fizyczną uprawnioną do działania w systemie. Osoba ta loguje się do KSeF przy użyciu własnych danych uwierzytelniających i może wystawiać oraz odbierać faktury ustrukturyzowane, a także nadawać uprawnienia innym użytkownikom.
W przypadku przedsiębiorstwa w spadku dostęp do KSeF może zapewnić zarządca sukcesyjny, wskazując uprawnioną osobę w zawiadomieniu ZAW-FA.
- art. 2 ust. 1, art. 12, art. 18 ust. 1 oraz art. 49 ustawy z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 170; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 507)
- art. 2 pkt 39, art. 15 ust. 1a i 1b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 846)
Autor: Magdalena Miklewska
Artykuł pochodzi z e-Poradni INFORLEX
ASYSTENT AI FAKTUROWANIE – POZNAJ NOWE MOŻLIWOŚCI INFORLEX
INFORLEX Asystent AI Fakturowanie łączy możliwości sztucznej inteligencji z ekspercką wiedzą i autorskimi zasobami INFORLEX. Dzięki temu w kilka chwil otrzymujesz precyzyjną odpowiedź wraz ze wskazaniem źródeł, co pozwala sprawnie podejmować właściwe decyzje w codziennej pracy księgowego lub biura rachunkowego.
Asystent ułatwia codzienną pracę z KSeF – pomaga wystawiać, odbierać i korygować faktury oraz wyjaśnia zasady działania systemu. Odpowiada na pytania dotyczące schematu FA(3), trybu offline, uprawnień, kodów JPK_VAT oraz fakturowania sprzedaży B2C, najmu prywatnego i transakcji zagranicznych.
Sprawdź, jak działa INFORLEX Asystent AI w praktyce. Umów się na bezpłatną prezentację »
POTRZEBUJESZ POMOCY?