Koszty wyżywienia w delegacji. Co finansuje pracodawca?

Dieta wypłacana pracownikowi podczas krajowej podróży służbowej ma rekompensować zwiększone koszty wyżywienia związane z delegacją. Nie oznacza to jednak, że pracodawca musi zwracać wszystkie wydatki na posiłki poniesione przez pracownika. Ewentualna refundacja takich wydatków jest możliwa, ale stanowi dodatkowy przychód pracownika podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Koszty wyżywienia w delegacji. Co finansuje pracodawca?

Pracodawca musi zrefundować pracownikowi wysłanemu w podróż służbową koszty, jakie poniósł on w związku z tą podróżą w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca nie ma obowiązku zwracania pracownikowi wszystkich kosztów poniesionych na wyżywienie podczas delegacji. Gdyby bowiem pracownik nie wyjechał w podróż służbową, to i tak ponosiłby koszty wyżywienia. Pracodawcę obciążają natomiast wydatki pracownika na jego zwiększone potrzeby żywieniowe.

Wysokość diety w zależności od długości podróży służbowej

W przypadku podróży służbowej na terenie Polski ich rekompensata następuje przez wypłatę diety, wynoszącej 45 zł za dobę podróży. Diety przysługują za cały czas takiej podróży – od jej rozpoczęcia (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego. Podlegają one pomniejszeniu stosownie do długości delegacji – albo z tytułu wyżywienia zapewnionego bezpłatnie pracownikowi podczas podróży służbowej, albo opłaconego w ramach hotelu

Limit zwolnienia z PIT i ZUS

Diety oraz inne należności wypłacane pracownikowi z tytułu podróży służbowej korzystają ze zwolnień z podatku dochodowego i składek ZUS, jednak tylko w granicach określonych w przepisach. Do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie wlicza się diet i innych świadczeń związanych z delegacją do wysokości przewidzianej w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych ((§ 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego)). Analogiczne zasady obowiązują na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof).

W praktyce oznacza to, że pracodawca nie ma obowiązku zwracania pracownikowi poniesionych przez niego wydatków (potwierdzonych np. fakturami) na wyżywienie zakupione podczas krajowej delegacji służbowej. Jest tak dlatego, że rozliczył się z pracownikiem w pełnym zakresie, wypłacając mu diety zwolnione od składek ZUS i podatku.

Dodatkowy przychód pracownika

Pracodawca może dobrowolnie zwrócić pracownikowi faktycznie poniesione koszty wyżywienia podczas podróży służbowej, nawet jeśli nie ma takiego obowiązku. Wówczas wypłacane w tym trybie należności (jako przekraczające limit zwolnień) trzeba doliczyć do przychodów pracownika oraz naliczyć i potrącić zarówno składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i fundusze pozaubezpieczeniowe, jak i podatek.

Autor: Renata Majewska