Organ wydający decyzję nie ma obowiązku przybijania okrągłej pieczęci z orłem

Obowiązujące regulacje nie przewidują wymogu używania pieczęci urzędowej na wydawanych przez organy administracji publicznej decyzjach lub postanowieniach. Brak pieczęci urzędowej nie ma wpływu na ważność wydanego rozstrzygnięcia. Chociaż przepisy nie przewidują obowiązku przybijania pieczątki, to jednak niektóre organy nadal stosują taką praktykę. Nie jest to działanie niewłaściwe, bo nie jest wyraźnie przez prawo zabronione.

Określając wymagane elementy decyzji administracyjnej, przepisy nie wskazują na konieczność umieszczenia na dokumencie pieczęci urzędowej (art. 107 Kodeksu postępowania administracyjnego; dalej: k.p.a.). Analogicznie wśród obligatoryjnych elementów postanowienia nie znajdziemy obowiązku przystawienia takiej pieczęci (art. 124 §1 k.p.a.).

Fakt nieużycia na wydanej decyzji czy postanowieniu pieczęci urzędowej nie jest "istotnym brakiem" - czyli uchybieniem pozwalającym na nieuznanie wydanego aktu administracyjnego za decyzję lub postanowienie. Jest tak zresztą nie tylko na gruncie przepisów k.p.a. Także Ordynacja podatkowa (dalej: o.p.), określając w art. 210 zakres treści decyzji podatkowej, nie przewiduje pieczęci urzędowej. Wymogu takiego nie nakłada też art. 217 o.p. w stosunku do wydawanego przez organ podatkowy postanowienia. (...)

Obowiązujące przepisy uprawniają organy jednostki samorządu terytorialnego (organy podatkowe) do posługiwania się pieczęcią urzędową, ale nie nakładają takiego obowiązku. Skoro art. 107 § 1 k.p.a. nie wymaga opatrzenia decyzji okrągłą pieczęcią, to jej brak nie może dyskwalifikować decyzji (por. wyrok NSA z 10 października 2015 r., sygn. akt II OSK 496/14). (…)

Praktyka używania pieczęci okrągłych może wynikać z tego, że dotychczasowe rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych stanowiło, iż "pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych - np. decyzja, świadectwo”. Niemniej powołana instrukcja, która stanowiła niejako wprost podstawę dla stosowania pieczęci urzędowej na wydawanych aktach administracyjnych (w tym podatkowych), obowiązywała tylko do końca 2010 r.

Natomiast aktualnie obowiązujące rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych nie przewiduje żadnych regulacji odnoszących się do obowiązku stosowania m.in. na decyzjach, postanowieniach pieczęci urzędowej.

Czy organy nie mają zatem podstaw do używania pieczęci? Istnieją regulacje, które - nie formułując obowiązku - upoważniają do stosowania pieczęci urzędowych. Za taką podstawę można uznać przede wszystkim przepisy ustawy z 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (dalej: u.g.b.h.). Przepis art. 16c ust. 3 tej ustawy ustala, że urzędowej pieczęci używają podmioty wskazane art. 2a u.g.b.h. - w tym m.in.: gminy, związki międzygminne oraz ich organy. Przy czym dodania wymaga, że powołany akt nie określa procedur używania pieczęci urzędowych. (...)

(L. Jaworski/GSiA nr 9 z 2021 r.)