Prawo pracy i wynagrodzenia w praktyce kadrowej nr 24

I. PRAWO PRACY

Uprawnienia pracownicze pracownic w ciąży 3

Ochrona trwałości stosunku pracy pracownicy w ciąży 3

Ograniczenia w zakresie możliwości świadczenia pracy 4

Bezwzględny zakaz zatrudniania w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej 4

Względny zakaz delegowania poza stałe miejsce pracy 5

Przerywany system czasu pracy - za zgodą pracownicy w ciąży 5

Część urlopu macierzyńskiego przed porodem 5

Zwolnienia od pracy w związku z ciążą 5

Możliwa odpowiedzialność 6

Czy można usprawiedliwić nieobecność w pracy powołując się na alert RCB 6

Usprawiedliwione nieobecności w pracy 7

Wewnątrzzakładowe regulacje dotyczące usprawiedliwiania nieobecności w pracy 7

Obowiązek informowania pracodawcy o absencji 8

Przedstawienie dowodu usprawiedliwiającego nieobecność w pracy 8

Jak udzielać urlopu zaległego po wykorzystaniu urlopów związanych z rodzicielstwem i zmianie etatu 9

Czy można udzielić pracownikowi niepełnosprawnemu urlopu wypoczynkowego na czas pobytu w sanatorium 12

Czy zmiana rozkładu czasu pracy pracownika wymaga wypowiedzenia warunków pracy lub porozumienia 15

II. WYNAGRODZENIA

Czy można stosować podwyższone koszty uzyskania przychodów, jeżeli pracownik dojeżdża do pracy samochodem służbowym 18

Jakie należności przysługują pracownikowi za przyjazd do stałego miejsca pracy 20

Przyznawanie świadczeń ze stosunku pracy w razie śmierci pracownika 22

Prawa majątkowe ze stosunku pracy 22

Osoby uprawnione do przejęcia praw majątkowych po zmarłym pracowniku 24

Wypłata kwot stanowiących prawa majątkowe ze stosunku pracy po zmarłym pracowniku 25

Jakie wynagrodzenie powinien otrzymać pracownik zatrudniony na zastępstwo 25

Zasady dotyczące wynagradzania pracowników 26

Wynagradzanie pracownika zatrudnionego na zastępstwo 26

Jakie wynagrodzenie przysługuje związkowcowi za zwolnienie ze świadczenia pracy 27

Wynagrodzenie związkowca za czas zwolnienia ze świadczenia pracy 27

Składniki uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia za zwolnienie 28

Składniki niezaliczane do podstawy wymiaru wynagrodzenia 28

Obliczanie wynagrodzenia 28

I. PRAWO PRACY

Uprawnienia pracownicze pracownic w ciąży

Przepisy prawa pracy, w tym dotyczące problematyki bhp, przewidują szczególne przywileje dla pracownic będących w ciąży. Pracownice w ciąży są chronione przed zwolnieniem z pracy, nie mogą też wykonywać pracy w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej.

Początkowo stan ciąży może być sytuacją niewiadomą zarówno dla samej pracownicy, jak i - tym bardziej - dla pracodawcy czy osoby kierującej pracownikami. Tak długo, jak stan ciąży jest niestwierdzony, to pracownica będąca w ciąży traktowana jest na analogicznych zasadach jak pozostałe pracownice.

Przepisy przewidują, że stan ciąży powinien zostać stwierdzony świadectwem lekarskim. Warto zauważyć, że art. 185 Kodeksu pracy nie wymaga w sposób bezpośredni przedstawienia pracodawcy świadectwa lekarskiego przez pracownicę w ciąży. Jest to jednak niezbędna czynność, ponieważ w przeciwnym razie pracodawca nie może mieć pewności, że pracownica rzeczywiście jest w ciąży i powinna być szczególnie traktowana (szczególnie gdy dotyczy to wczesnego stanu ciąży).

Ochrona trwałości stosunku pracy pracownicy w ciąży

Podstawową kwestią dla ciężarnych pracownic jest stabilność zatrudnienia. Przepisy Kodeksu pracy przewidują ochronę przed wypowiedzeniem, jak również rozwiązaniem umowy z taką osobą. Pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie ciąży, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z jej winy i reprezentująca pracownicę zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy (art. 177 § 1 Kodeksu pracy).

Przykład

Pracownica wykonuje pracę na stanowisku związanym z odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie. W zakładzie nie działają związki zawodowe. Podczas inwentaryzacji wykazane zostały nieprawidłowości, które zostały potwierdzone w wyniku analizy zakładowego monitoringu wizyjnego. Pracodawca zaprosił pracownicę na spotkanie, podczas którego wręczył jej pismo o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia w trybie art. 52 Kodeksu pracy. Pracownica spodziewając się takiej decyzji pracodawcy, wręczyła mu zaświadczenie lekarskie stwierdzające stan ciąży.

W takiej sytuacji ciąża pracownicy nie ma wpływu na skuteczność i legalność rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Pracodawca mógłby jedynie dobrowolnie odstąpić od rozwiązania umowy o pracę - kierując się np. zasadami współżycia społecznego.

Regulacja ochronna dotycząca zakazu wypowiadania oraz rozwiązywania umowy o pracę w okresie ciąży nie ma zastosowania względem pracownicy zatrudnionej na okres próbny, który nie przekracza 1 miesiąca.

Prawo pracy w zakresie stabilności zatrudnienia szczególnie traktuje pracownice w ciąży zatrudnione na podstawie terminowych umów o pracę. Obowiązuje bowiem zasada, zgodnie z którą umowa o pracę zawarta na czas określony albo na okres próbny przekraczający 1 miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie 3 miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. Powyższa zasada nie ma jednak zastosowania w przypadku umowy o pracę na czas określony, zawartej w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (art. 177 § 31 Kodeksu pracy).

Sytuacją, która uzasadnia rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę za wypowiedzeniem z pracownicą będącą w ciąży, jest przypadek ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy. Wówczas obowiązkiem pracodawcy jest uzgodnienie z reprezentującą pracownicę zakładową organizacją związkową terminu rozwiązania umowy o pracę.

Ograniczenia w zakresie możliwości świadczenia pracy

Obok ochrony trwałości stosunku pracy, przepisy przewidują szczególne uprawnienia dotyczące bezpieczeństwa pracownicy będącej w ciąży. Zasadą jest, że kobieta w ciąży nie może wykonywać prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia, mogących mieć niekorzystny wpływ na jej zdrowie czy przebieg ciąży. Ponieważ Kodeks pracy nie jest kompleksową regulacją w powyższym zakresie, należy odwołać się do przepisów wykonawczych zawartych w rozporządzeniu w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią.

Ograniczenia lub wyłączenia w zakresie prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dotyczą:

• prac związanych z nadmiernym wysiłkiem fizycznym, w tym ręcznym transportem ciężarów,
• prac w mikroklimacie zimnym, gorącym i zmiennym,
• prac w narażeniu na hałas lub drgania,
• prac narażających na działanie pola elektromagnetycznego o częstotliwości od 0 Hz do 300 GHz oraz promieniowania jonizującego,
• prac w podwyższonym lub obniżonym ciśnieniu,
• prac w kontakcie ze szkodliwymi czynnikami biologicznymi,
• prac w narażeniu na działanie szkodliwych substancji chemicznych,
• prac grożących ciężkimi urazami fizycznymi lub psychicznymi.

Uwzględniając powyższe, zatrudniając pracownicę będącą w ciąży, warto przeanalizować załącznik do rozporządzenia w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży w celu ustalenia, czy pracownica nie wykonuje pracy wzbronionej.

Pracodawca zatrudniający pracownicę w ciąży przy pracach wzbronionych wynikających z rozporządzenia jest zobowiązany dostosować warunki pracy do wymagań określonych w tych przepisach lub tak ograniczyć czas pracy, aby wyeliminować zagrożenia dla zdrowia lub bezpieczeństwa pracownicy. Jeżeli dostosowanie warunków pracy na dotychczasowym stanowisku pracy lub skrócenie czasu pracy jest niemożliwe lub niecelowe, pracodawca jest zobowiązany przenieść pracownicę do innej pracy, a w razie braku takiej możliwości powinien na niezbędny czas zwolnić pracownicę z obowiązku świadczenia pracy.

Jeżeli zmiana warunków pracy na dotychczas zajmowanym stanowisku pracy, skrócenie czasu pracy lub przeniesienie pracownicy do innej pracy powoduje obniżenie wynagrodzenia, pracownicy przysługuje dodatek wyrównawczy. Natomiast pracownica, która w okresie ciąży została zwolniona z obowiązku świadczenia pracy, zachowuje prawo do wcześniejszego wynagrodzenia za pracę.

WAŻNE! Pracownica w ciąży, która została zwolniona z obowiązku świadczenia pracy, zachowuje prawo do wynagrodzenia za pracę.

Bezwzględny zakaz zatrudniania w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej

Pracownica będąca w ciąży nie może być zatrudniona w godzinach nadliczbowych, jak również w porze nocnej. Zakaz zatrudnienia w godzinach nadliczbowych dotyczy każdego możliwego przypadku - niezależnie od tego, czy potrzeba świadczenia pracy nadliczbowej wynika ze szczególnych potrzeb pracodawcy czy może jest podyktowana potrzebą prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony zdrowia lub życia.

Przykład

W zakładzie pracy dochodzi do wykonywania pracy nadliczbowej z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy. Pracownica przedstawiła pracodawcy zaświadczenie stwierdzające stan ciąży, przekazując jednocześnie pisemne oświadczenie, iż w razie potrzeby zobowiązuje się do świadczenia pracy nadliczbowej.

Pracodawca zobowiązany jest uwzględnić orzeczenie lekarskie stwierdzające stan ciąży, ale nie może uwzględnić oświadczenia pracownicy zawierającego deklarację o możliwości świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych. Zakaz wykonywania pracy nadliczbowej przez pracownicę będącą w ciąży ma charakter bezwzględny i nie może być uchylony ani decyzją pracodawcy, ani samej zainteresowanej.

Zakaz zatrudniania pracownicy w ciąży w godzinach nadliczbowych nie dotyczy pracy w godzinach ponadwymiarowych, które mogą się pojawić w przypadku zatrudnienia pracownicy w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Pracownica w ciąży nie może być zatrudniona w porze nocnej. Pora nocna obejmuje 8 godzin między godziną 21:00 a 7:00. W sytuacji, gdy pracodawca zatrudniał pracownicę będącą w ciąży w porze nocnej, wówczas od momentu podjęcia informacji o ciąży powinien na okres ciąży zmodyfikować jej rozkład czasu pracy w sposób umożliwiający wykonywanie pracy poza porą nocną. Jeżeli z uwagi na specyfikę pracy jest to niemożliwe lub niecelowe, wówczas pracodawca powinien przenieść pracownicę do innej pracy, której wykonywanie nie wymaga pracy w porze nocnej. Jeżeli taka możliwość nie wchodzi w grę, to jedynym rozwiązaniem pozostaje zwolnienie pracownicy będącej w ciąży z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do dotychczasowego wynagrodzenia.

Względny zakaz delegowania poza stałe miejsce pracy

Jednym z podstawowych postanowień umowy o pracę jest miejsce wykonywania obowiązków pracowniczych. Przyjmuje się, że stałe miejsce pracy to punktowo lub terytorialnie oznaczony obszar, na którym pracownik stale (zwykle) wykonuje obowiązki pracownicze w granicach obowiązujących go norm czasu pracy.

W przypadku pracownicy będącej w ciąży obowiązuje zakaz, zgodnie z którym pracodawca bez jej zgody nie ma prawa delegować pracownicy poza stałe miejsce pracy.

Mając powyższe na uwadze, jeżeli pracodawca chciałby delegować ciężarną pracownicę poza stałe umowne miejsce pracy, to powinien uprzednio uzyskać jej zgodę.

Przerywany system czasu pracy - za zgodą pracownicy w ciąży

Każdy pracownik pracuje w określonej organizacji czasu pracy. Przepisy dotyczące czasu pracy przewidują różne systemy czasu pracy.

Jednym z systemów czasu pracy jest system przerywany. Jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, może być stosowany system przerywanego czasu pracy według z góry ustalonego rozkładu, przewidującego nie więcej niż jedną przerwę w pracy w ciągu doby, trwającą nie dłużej niż 5 godzin. Przerwy nie wlicza się do czasu pracy, jednakże za czas tej przerwy pracownikowi przysługuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia należnego za czas przestoju.

Powyższy system czasu pracy może mieć zastosowanie względem pracownicy będącej w ciąży wyłącznie za jej uprzednią zgodą.

WAŻNE! Pracownica w ciąży może pracować w przerywanym systemie czasu pracy tylko w sytuacji, gdy wyrazi na to zgodę.

Część urlopu macierzyńskiego przed porodem

Jednym z podstawowych uprawnień, które przysługują pracownicy po porodzie, jest prawo do urlopu macierzyńskiego. Co do zasady jest on wykorzystywany od dnia porodu - jednak istnieje możliwość wykorzystania części urlopu macierzyńskiego wcześniej, jeszcze w trakcie ciąży.

Przed przewidywaną datą porodu pracownica może wykorzystać nie więcej niż 6 tygodni urlopu macierzyńskiego. Uwzględniając powyższe, po porodzie pozostanie do wykorzystania urlop macierzyński w niewykorzystanym przed porodem wymiarze - aż do pełnego wyczerpania przysługującego wymiaru, w zależności od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie.

Zwolnienia od pracy w związku z ciążą

Przebieg ciąży musi być bezwzględnie monitorowany, uwzględniając różne zagrożenia, jakie w tym czasie mogą wystąpić. Tym samym pracownica w okresie ciąży ma prawo do zwolnień od pracy na zalecone przez lekarza badania lekarskie przeprowadzane w związku z ciążą. Zwolnienia z pracy przysługują wówczas, gdy nie mogą być one przeprowadzone po godzinach pracy - co może przykładowo wynikać z dostępności usług medycznych, jak również z organizacji czasu pracy.

Za czas nieobecności w celu przeprowadzenia zaleconych badań lekarskich pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Przepisy nie regulują kwestii wykazania przed pracodawcą, że czas nieobecności pracy został rzeczywiście wykorzystany zgodnie z przeznaczeniem. Należy jednak uznać, że pracodawca ma prawo nie tyle wglądu do pełnej dokumentacji medycznej pracownicy, związanej z ciążą, ile wglądu w adnotację lekarską, z której wynika rekomendacja w zakresie konkretnego badania w związku z ciążą.

Należy pamiętać, że pracodawca nie ma prawa zobowiązywać pracownicy do skorzystania z alternatywnej opcji, jaką byłby urlop na żądanie - na dni, w których pracownica musi zrealizować niezbędne badania. Takie postępowanie oznaczałoby obejście przepisów zobowiązujących do udzielenia pracownicy przysługujących jej zwolnień od pracy.

Możliwa odpowiedzialność

Każde naruszenie uprawnienia pracownicy będącej w ciąży może zostać przez inspektora pracy oceniane w kategoriach wykroczenia (art. 281 Kodeksu pracy). Wykroczenie takie zagrożone jest karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

W sytuacji gdy naruszenia przepisów ochronnych dotyczących pracownic będących w ciąży mają charakter regularny - kontrolujący pracodawcę inspektor pracy będzie miał prawo złożyć do prokuratury zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, na podstawie art. 218 Kodeksu karnego. Zgodnie z tym przepisem, kto wykonując czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 176-180, art. 185 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320, ost. zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655),

• załącznik nr 1 do rozporządzenia Rady Ministrów z 3 kwietnia 2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią (Dz.U. z 2017 r. poz. 796).

Sebastian Kryczka

specjalista z zakresu prawa pracy

Czy można usprawiedliwić nieobecność w pracy powołując się na alert RCB

PROBLEM

Pracownik nie stawił się w poniedziałek do pracy. Nie poinformował o przyczynie swojej nieobecności. Przełożonemu także nie udało się nawiązać z nim kontaktu. We wtorek pracownik przyszedł do pracy zgodnie z grafikiem. Przełożony poprosił pracownika o wskazanie przyczyny jego nieobecności, jednocześnie informując, że zostanie ona potraktowana jako nieobecność nieusprawiedliwiona niepłatna. Wówczas pracownik poprosił o usprawiedliwienie tej nieobecności, wskazując, że w poniedziałek rano otrzymał SMS z alertem z Rządowego Centrum Bezpieczeństwa (RCB) ostrzegającym przed przewidywaną burzą i wichurą i zaleceniem pozostania w domu. Wyjaśnił, że zastosował się do zalecenia, i był przekonany, że pozostali pracownicy tego dnia również nie stawili się do pracy. Czy taki komunikat z RCB faktycznie jest podstawą usprawiedliwienia nieobecności w pracy i powinniśmy zapłacić pracownikowi wynagrodzenie za ten dzień? - pyta Czytelnik z Jeleniej Góry.