Prawo pracy i wynagrodzenia w praktyce kadrowej nr 37

I. PRAWO PRACY

Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Obowiązek pracodawcy zaspokajania potrzeb socjalnych pracowników jest ujęty przede wszystkim w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o zfśs). Ustawa o zfśs określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i zasady gospodarowania środkami tego funduszu, przeznaczonymi na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu.

Obowiązek tworzenia przez pracodawcę funduszu socjalnego i prowadzenia działalności socjalnej jest taki sam względem wszystkich pracowników. Jednak z tego obowiązku nie wynikają żadne roszczenia pracownika o świadczenia. Pracownik nabywa prawo do świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dopiero wtedy, gdy świadczenie to zostanie mu przyznane na podstawie regulaminu zfśs.

Tworzenie regulaminu zfśs – na co zwrócić uwagę

Środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być spożytkowane wyłącznie na cele określone w przepisach ustawy o zfśs. Przypomnijmy, że fundusz ten jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz:

• różnych form wypoczynku (np. wczasy, kolonie, spływy kajakowe, wczasy agroturystyczne, obozy, zimowiska, wycieczki),
• działalności kulturalno-oświatowej (np. zakup biletów do kina, teatru, opery),
• działalności sportowo-rekreacyjnej (np. zakup sprzętu sportowego, wyposażenie sali gimnastycznej, siłowni),
• opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego (np. partycypowanie w wydatkach ponoszonych przez pracowników z tytułu pobytu ich dzieci w żłobku lub przedszkolu),
• udzielania pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej (np. pomoc w razie zdarzeń losowych, zapomogi dla pracowników znajdujących się w niedostatku),
• zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych w umowie (np. na budowę, remont, adaptację, modernizację mieszkania).

Usługi i świadczenia w zakresie różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej mogą być finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zarówno gdy są organizowane w kraju, jak i za granicą.

Fundusz z założenia ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a jego adresatami są zwłaszcza rodziny o najniższych dochodach. Uprawnieni są głównie pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny. Ponadto uprawnionymi mogą być również inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu. Uprawnienie do korzystania z funduszu nie oznacza, że takie świadczenie przysługuje uprawnionemu „z urzędu”. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zfśs powinny być bowiem uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Jest to tzw. zasada uznaniowości. Zasada ta oznacza, że mimo posiadanego uprawnienia do ubiegania się o świadczenie dana osoba może go nie otrzymać, gdyż po indywidualnej ocenie sytuacji socjalnej może się okazać, że nie kwalifikuje się do przyznania tego świadczenia. Świadczeń nie należy przyznawać „wszystkim po równo”. Praktyczny skutek wynikający z obowiązku stosowania „kryterium socjalnego” obrazuje wyrok WSA w Warszawie z 13 lutego 2007 r. (III SA/Wa 4283/06), w którym sąd stwierdził:

WSA (...) Zorganizowanie imprezy okolicznościowej (integracyjnej) dla wszystkich uprawnionych, bez uwzględniania ich sytuacji życiowej, stałoby w sprzeczności z warunkami, na jakich może być przyznawana pomoc z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Sytuacja taka byłaby sprzeczna z obowiązującymi przepisami prawa. Pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika (...).

WAŻNE! Świadczenia z zfśs przyznawane są z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Najłatwiejszym (i najbardziej właściwym) sposobem uzyskania informacji o sytuacji socjalnej osoby uprawnionej jest składane przez nią oświadczenie. Przepisy ustawy o zfśs uzależniają wysokość dopłat z funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1 ustawy o zfśs). Zgodne z przepisami prawa jest wymaganie przez pracodawcę od pracownika określonych danych dotyczących jego sytuacji życiowej, rodzinnej i majątkowej.

Regulamin tworzenia i gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych powinien określać zasady przyznawania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu – w tym tryb udostępniania informacji i przyznawania świadczeń socjalnych oraz zasady podawania do wiadomości pracowników listy osób, które korzystają ze świadczeń socjalnych. Oświadczenie pracownika jest najbardziej dostępnym sposobem uzyskania takich informacji. Jednocześnie – w związku z uznaniowym charakterem świadczeń socjalnych – odmowa udostępnienia wyżej określonych danych może skutkować nieotrzymaniem przez pracownika świadczenia socjalnego.

Procedura ustalania regulaminu zfśs

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych. Według tych przepisów zasady wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności) ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Strony prowadzą rokowania w sprawie zmian regulaminu zfśs do momentu nawiązania w tym zakresie porozumienia. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna organizacja związkowa i w sprawie ustalenia regulaminu zfśs organizacje te nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzję w tych sprawach samodzielnie podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

WAŻNE! Pracodawca samodzielnie ustala regulamin zfśs, jeżeli zakładowe organizacje związkowe nie przedstawią wspólnego stanowiska w sprawie jego treści.

Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs). Taka sama procedura (tj. uzgodnienie ze związkiem zawodowym lub reprezentantem pracowników) obowiązuje przy wprowadzaniu zmian do regulaminu.

Przykład

W zakładzie pracy działają 2 zakładowe organizacje związkowe. Każdej z nich pracodawca przekazał zawiadomienie o zamiarze wydania regulaminu tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i gospodarowania jego środkami. Niestety, obie zakładowe organizacje związkowe miały odmienne poglądy co do niektórych kwestii, w związku z tym nie udało im się we wskazanym terminie przedstawić pracodawcy wspólnego stanowiska.

Pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk zakładowych organizacji związkowych, samodzielnie podjął decyzję w tej sprawie. Jego postępowanie było prawidłowe.

Przykład

Pracodawca samodzielnie wydał regulamin gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, a następnie skonsultował go z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Takie postępowanie pracodawcy jest nieprawidłowe. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, powinien uzgodnić z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów treść mającego dopiero powstać, a nie już wydanego regulaminu. W związku z tym regulamin wydany bez uzgodnienia z przedstawicielem pracowników należy uznać za nieważny.

Regulamin tworzenia i gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinien zawierać w szczególności:

• podstawy prawne obowiązywania regulaminu;
• określenie wysokości odpisu na fundusz, warunki zwiększenia odpisu – wskazanie wysokości odpisu w danym zakładzie pracy, która może być ustalona na innym poziomie, niż wynika to z ustawy o zfśs, oraz określenie, czy pracodawca zwiększa wysokość odpisów np. na pracowników niepełnosprawnych, a także na emerytów i rencistów. W okresie:

– od 1 stycznia 2023 r. do 30 czerwca 2023 r. podstawą naliczenia odpisu na zfśs jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2019 r., czyli 4434,58 zł,

– od 1 lipca 2023 r. do 31 grudnia 2023 r. podstawą naliczenia odpisu na zfśs jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2021 r., czyli 5104,90 zł.wskazanie osób uprawnionych do korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu – może to być powtórzenie katalogu uprawnionych z art. 2 pkt 5 ustawy o zfśs (czyli pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodzin, oraz innych osób, którym pracodawca przyznał prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu). Pracodawca może też uszczegółowić krąg uprawnionych osób (np. o członków rodzin zmarłych pracowników); należy zwrócić uwagę, że pracodawca nie ma prawa zawęzić ustawowego katalogu osób uprawnionych do korzystania z funduszu (np. tylko do pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony) – taka regulacja jest sprzeczna z ustawą o zfśs i w związku z tym nieważna z mocy prawa;

• określenie rodzajów działalności socjalnej. Ustawa o zfśs zawiera w art. 2 pkt 1 definicję wskazującą, co należy rozumieć przez pojęcie „działalność socjalna”. Taką działalnością będą: usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Przepisy ustawy wykluczają z działalności socjalnej udzielanie pracownikom innych świadczeń, np. dofinansowania szkoleń i kursów, chyba że jest ono związane ze złą sytuacją majątkową pracownika – wtedy dofinansowanie z zfśs uznamy za zapomogę;
• zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu – wraz z zasadami odpłatności za te usługi, oprocentowania pożyczek itp. Trzeba też pamiętać, że uprawnienia do korzystania ze świadczeń funduszu nie mogą być równe dla wszystkich – nie ma tutaj zastosowania zasada „wszystkim po równo”. Przyznawanie usług i świadczeń z funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej;
• określenie trybu ubiegania się o świadczenia. Należy zatem opisać procedurę występowania o świadczenie, a więc zakres wymaganych dokumentów, formę składanych wniosków, termin ich rozpatrzenia itp.

Odpisy i zwiększenia na ZFŚS w 2023 r.

Przykład

Przepisy ustawy o zfśs wśród osób uprawnionych do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wymieniają emerytów – byłych pracowników. Zwrot „emeryt – były pracownik” należy łączyć tylko z tym zakładem pracy, z którym stosunek pracy ustał bezpośrednio przed powstaniem stanu kwalifikowanego jako posiadanie lub powrót przez daną osobę do statusu emeryta. Zatem osoba, która pracowała w zakładzie pracy A, ale odeszła na emeryturę z zakładu pracy B, nie należy do grupy osób uprawnionych do korzystania z funduszu zakładu A.

Zawartość każdego regulaminu, stopień jego uszczegółowienia oraz różnorodność rodzajów i form działalności socjalnej, jakie będą finansowane z zfśs u danego pracodawcy, są zwykle wypadkową liczby zatrudnianych pracowników, a więc ilości środków będących w dyspozycji zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, oraz potrzeb i preferencji socjalnych. Regulamin funduszu powinien być tak skonstruowany, aby zachowywał właściwą proporcję między możliwościami finansowymi zfśs a potrzebami socjalnymi pracowników i innych osób uprawnionych.

W wyroku z 20 sierpnia 2001 r. (I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331) Sąd Najwyższy uznał, że:

SN(...) Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (...).

(...) osobami uprawnionymi do korzystania z Funduszu są osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ustawy, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu. Ostatni z wymienionych przepisów [art. 8 ust. 2 – przyp. red.] wymaga, by pracodawca w regulaminie tym – uzgodnionym z zakładowymi organizacjami związkowymi – ustalił między innymi „warunki korzystania przez osoby uprawnione z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu”. Treść art. 8 ust. 1 ustawy uzasadnia przy tym tezę, że pracodawca nie może ustalić tych warunków według wybranych przez siebie kryteriów, z pominięciem naczelnej zasady wyrażonej w tym przepisie, tej mianowicie, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu zostało uzależnione wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Jak z przedstawionej regulacji wynika, ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie upoważnia do tworzenia takich zasad podziału funduszu socjalnego, które pozostawałyby w sprzeczności z jej art. 8 ust. 1, ten zaś przepis wyraźnie powiązał zasady korzystania z ulgowych usług i świadczeń z sytuacją życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych. Jest to tzw. kryterium socjalne, którego przyjęcie przez ustawodawcę prowadzi do wniosku, że jest wykluczone przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z Funduszu ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady „każdemu po równo” (...).

Regulamin tworzenia i funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinien być ogólnie dostępny w zakładzie pracy. Pracownicy i inne osoby uprawnione powinni mieć na bieżąco możliwość wglądu do jego postanowień i wiedzieć, o jaką pomoc mogą ubiegać się z funduszu i na jakich zasadach jest ona przyznawana.

Wzór regulaminu tworzenia i gospodarowania zfśs (wzór dostępny na www.inforlex.pl/ewydania)

REGULAMIN TWORZENIA I GOSPODAROWANIA ZAKŁADOWYM FUNDUSZEM ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH „MDF Geologia” Sp. z o.o.

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1

Niniejszy regulamin tworzenia i gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, zwanym dalej „zfśs”, został opracowany na podstawie: ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 998 z późn. zm.); ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 854); rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349).

§ 2

Regulamin obowiązuje w „MDF Geologia” Sp. z o.o., zwanej dalej „Pracodawcą”.

§ 3

Regulamin określa:

a) zasady tworzenia i zwiększania zfśs,

b) osoby uprawnione do korzystania ze środków zfśs,

c) przeznaczenie środków zfśs,

d) zasady i warunki przyznawania świadczeń,

e) zasady udzielania i warunki spłat pożyczek z zfśs.

§ 4

Treść niniejszego regulaminu uzgodniono z zakładową organizacją związkową.

Rozdział 2

Zasady tworzenia i zwiększania zfśs

§ 5

1. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych oraz zwiększeń na objętych opieką pracodawcy emerytów i rencistów – byłych pracowników. Środki zfśs mogą być zwiększone przez:

a) odsetki od środków zfśs gromadzonych na rachunku bankowym,

b) odsetki z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe,

c) inne wpływy, o których mowa w art. 7 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

2. Środki zfśs niewykorzystane w danym roku przechodzą na rok następny.

Rozdział 3

Osoby uprawnione

§ 6

1. Osobami uprawnionymi do korzystania ze środków zfśs, zwanymi dalej „uprawnionymi”, są:

a) pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy,

b) emeryci i renciści – byli pracownicy,

c) uprawnieni członkowie rodzin wyżej wymienionych osób.

2. Uprawnionymi członkami rodzin są:

a) pozostające na utrzymaniu dzieci własne, dzieci przysposobione oraz przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej, dzieci współmałżonków, a także pozostające na utrzymaniu pracownika wnuki i rodzeństwo, w wieku do lat 18, a jeżeli kształcą się w szkole – do czasu ukończenia nauki, nie dłużej jednak niż do ukończenia 26 roku życia,

b) osoby wymienione powyżej z orzeczonym stopniem niepełnosprawności, bez względu na wiek,

c) współmałżonkowie, w tym także pozostający w zatrudnieniu,

d) rodzice prowadzący z pracownikiem wspólne gospodarstwo domowe.

Rozdział 4

Przeznaczenie środków zfśs

§ 7

1. Środki zfśs mogą być przeznaczone na dofinansowanie:

a) wypoczynku urlopowego,

b) wypoczynku dzieci i młodzieży (organizowanego w formie wczasów, zimowisk, kolonii lub obozów),

c) pomocy rzeczowej oraz finansowej udzielanej w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, długotrwałej choroby, szczególnie trudnej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej (w postaci bezzwrotnych zapomóg pieniężnych przyznawanych w szczególnych wypadkach losowych),

d) działalności kulturalno-oświatowej (zakup biletów wstępu na imprezy artystyczne, kulturalne),

e) działalności sportowo-rekreacyjnej (zakup karnetów na pływalnię i siłownię),

f) wypoczynku w dniu wolnym od pracy, organizowanego w formie turystyki grupowej (wycieczki, rajdy),

g) zwrotnych pożyczek na cele mieszkaniowe,

h) opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego.

2. Pożyczki mieszkaniowe, o których mowa w ust. 1 lit. g, mogą być udzielone na:

a) remont, modernizację lub przebudowę lokalu mieszkalnego w domu wielorodzinnym lub domu jednorodzinnego,

b) wykup lokalu w związku z przekształceniem spółdzielczego prawa do zajmowanego lokalu na spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu,

c) zakup lokalu mieszkalnego w domu wielorodzinnym lub zakup domu jednorodzinnego od spółdzielni mieszkaniowej, przedsiębiorstwa budującego domy w ramach działalności gospodarczej lub od osoby fizycznej,

d) budowę lokalu mieszkalnego w domu wielorodzinnym lub budowę domu jednorodzinnego.

Rozdział 5

Zasady i warunki przyznawania świadczeń

§ 8

1. Świadczenia z zfśs mają charakter uznaniowy.

2. Przyznanie i wysokość świadczenia ze środków zfśs zależą od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego, a w przypadku pomocy mieszkaniowej – również od jego sytuacji mieszkaniowej.

§ 9

1. Wszystkie wnioski o przyznanie świadczeń z zfśs rozpatruje Komisja ds. Socjalnych, a ostateczną decyzję o udzieleniu świadczenia podejmuje przewodniczący Komisji.

2. Świadczenia z zfśs udzielane są na podstawie pisemnych wniosków i dokumentów uzupełniających w zależności od celu, na jaki ma być udzielona pomoc finansowa i/lub rzeczowa.

§ 10

1. Dopłata do wypoczynku przysługuje pracownikowi pod warunkiem wykorzystania co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego.

2. Kwota dopłaty do wypoczynku wynosi:

a) 600 zł – gdy miesięczny przychód brutto na osobę w rodzinie jest równy wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku kalendarzowym,

b) 400 zł – gdy miesięczny przychód brutto na osobę w rodzinie przekracza wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku kalendarzowym, ale nie przekracza wysokości podwójnego wynagrodzenia minimalnego za pracę,

c) 200 zł – gdy miesięczny przychód brutto na osobę w rodzinie jest równy bądź przekracza wysokość podwójnego minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku.

3. Dopłata do wypoczynku dziecka na podstawie przedstawionych rachunków wynosi 500 zł, raz w roku.

4. Dopłata do imprez kulturalno-oświatowych przysługuje w wysokości nie większej niż 50% ceny biletu.

5. Dopłata do zajęć sportowo-rekreacyjnych przysługuje w wysokości nie większej niż 50% ceny biletu.

6. Dopłata do opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego wynosi nie więcej niż 300 zł miesięcznie.

Rozdział 6

Zasady udzielania i warunki spłaty pożyczek na cele mieszkaniowe

§ 11

Warunkiem udzielenia pożyczki na cele mieszkaniowe ze środków zfśs jest zawarcie przez pracodawcę z pożyczkobiorcą umowy, określającej:

– warunki udzielenia pożyczki,

– okres spłaty,

– warunki rozliczenia w przypadku ustania stosunku pracy.

§ 12

1. Pożyczki na cele mieszkaniowe udziela się za poręczeniem dwóch osób.

2. Poręczycielami mogą być tylko osoby będące pracownikami pracodawcy, z wyjątkiem osób znajdujących się w okresie wypowiedzenia umowy o pracę.

§ 13

1. Pożyczka na cele mieszkaniowe jest oprocentowana w wysokości 1% w stosunku rocznym i powinna być spłacona w okresie nie dłuższym niż 2 lata.

2. Kolejna pożyczka nie może być udzielona przed całkowitą spłatą uprzednio zaciągniętej pożyczki.

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, na wniosek pożyczkobiorcy, można przedłużyć termin spłaty zadłużenia lub zawiesić jego spłatę, a nawet umorzyć część niespłaconej pożyczki, jak i ustalić inne warunki niż wyżej omówione, uwzględniając szczególne okoliczności sprawy.

§ 14

Pożyczki, o których mowa w § 7 ust. 2 lit. a, są udzielane do wysokości 10 000 zł.

§ 15

Osoba uprawniona może ubiegać się o udzielenie pożyczki na cele mieszkaniowe po przepracowaniu u pracodawcy co najmniej jednego roku.

§ 16

Niespłacona pożyczka na cele mieszkaniowe podlega natychmiastowemu zwrotowi w przypadku:

1) rozwiązania umowy o pracę z pożyczkobiorcą,

2) wykorzystania pożyczki na inny cel niż określony w umowie.

§ 17

1. Uprawniony ubiegający się o świadczenia z Funduszu obowiązany jest udokumentować swoje prawo do korzystania z Funduszu poprzez przedłożenie oświadczenia.

2. Wzór oświadczenia jest dostępny w dziale kadr.

§ 18

1. Pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych, które zostały mu przekazane przez uprawnionych w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Przeglądy są dokonywane w terminie do dnia 30 kwietnia za każdy poprzedni rok kalendarzowy.

2. W przypadku gdy stwierdzono, że dalsze przechowywanie danych osobowych, o których mowa w ust. 1, jest zbędne do przyznawania, ustalania wysokości świadczeń z Funduszu, jak również dochodzenia praw lub roszczeń od uprawnionych, dane te należy niezwłocznie usunąć.

§ 19

1. Dane osobowe o stanie zdrowia uprawnionych są przetwarzane przez osobę, której udzielono pisemnego upoważnienia do przetwarzania tych danych osobowych.

2. Osoba, o której mowa w ust. 1, jest zobowiązana do zachowania danych osobowych o stanie zdrowia uprawnionych w tajemnicy, w związku z czym przed rozpoczęciem przetwarzania tych danych jest ona obowiązana do złożenia oświadczenia.

3. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych o stanie zdrowia znajduje się w dziale kadr.

Rozdział 7

Postanowienia końcowe

§ 20

Środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych administruje pracodawca.

§ 21

Niniejszy regulamin wchodzi w życie z upływem 14 dni od dnia ogłoszenia go pracownikom spółki.

Ochrona danych osobowych w zfśs

Zgodnie z przepisami ustawy o zfśs, udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu socjalnego, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania wskazanych przez pracownika danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Dane osobowe obejmujące informacje o sytuacji prywatnej osób uprawnionych, niezbędne w celu przyznania i ustalenia wysokości usług i świadczeń socjalnych (w szczególności dane o sytuacji zdrowotnej) są danymi o specjalnym charakterze. Z tego względu do przetwarzania tych danych są uprawnione wyłącznie osoby upoważnione przez pracodawcę. W związku z omawianą zmianą przepisów członkowie komisji socjalnych działających w zakładzie pracy powinni posiadać pisemne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wraz z zobowiązaniem do zachowania ich w tajemnicy.

Ponadto pracodawca został zobowiązany do dokonywania przeglądu zgromadzonych danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celów, w jakich zostały zebrane.

W regulaminie zfśs powinny zatem znaleźć się szczegółowe zasady i warunki ustalania sytuacji socjalnej osób uprawnionych, a także zapisy o usuwaniu przechowywanych danych, o treści oświadczeń oraz o ewentualnej dokumentacji, której pracodawca może wymagać do weryfikacji prawdziwości złożonego przez pracownika oświadczenia.

PODSTAWA PRAWNA:

art. 3, art. 5, art. 5l, art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 998; ost. zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1586)

Materiał pochodzi z zasobów INFOR PL SA

Jak wykazać w świadectwie pracy dodatkowy urlop wypoczynkowy pracownika

PROBLEM

W naszej firmie wprowadziliśmy jako benefit dodatkowe 12 dni płatnego urlopu wypoczynkowego. Jeden z pracowników wykorzystał już w tym roku 30 dni urlopu, czyli więcej niż roczny kodeksowy limit 26 dni. Z końcem września 2023 r. pracownik ten zdecydował się odejść z pracy. Wystawiliśmy mu więc świadectwo pracy, w którym wpisaliśmy, że wykorzystał 26 dni urlopu wypoczynkowego. Pracownik poprosił o sprostowanie świadectwa pracy, ponieważ twierdzi, że wykorzystał 12 dni z limitu urlopu „benefitowego”, a tylko 18 dni z „kodeksowego” urlopu wypoczynkowego. Jednak w żadnym wniosku, który składał, nie było zaznaczone, z której puli wykorzystuje urlop. We wnioskach jest tylko wpisane „urlop wypoczynkowy”. Czy w tej sytuacji powinniśmy skorygować rozliczenie urlopu i poprawić świadectwo pracy?