Artykuł
ELEKTRONICZNY REJESTR PISM
Wykorzystując możliwości popularnego arkusza kalkulacyjnego MS Excel, można stworzyć komputerowy rejestr pism, a w razie potrzeby wiele innych rejestrów.
Jan Łapuć
W pełni elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie jest marzeniem wielu osób. Najwygodniej byłoby mieć w komputerze rejestr pism, który byłby nie tylko tabelką do wpisywania danych o pismach, ale umożliwiałby łatwe wyszukanie pism dotyczących konkretnej sprawy, wyświetlenie pism z określonego okresu lub wyszukanie, jakie pisma zostały skierowane do działu X.
Należy zacząć od zaprojektowania tabelki, w której będziemy rejestrować nasze pisma i wprowadzeniu jej do arkusza. Można utworzyć tabelkę na wzór typowego dziennika kancelaryjnego. Można zastosować układ tabeli wynikający z naszych potrzeb. Ważne jest, aby tytuły kolumn mieściły się w komórkach jednego (najlepiej pierwszego) wiersza w arkuszu. Przykład projektu tabeli jest podany poniżej. Formatowanie czcionki, kierunek tekstu, szerokość kolumn, rodzaj obramowania itp. należy oczywiście dostosować do swoich potrzeb. Warto zwrócić uwagę na kolumnę Numer kolejny. Wpisy w tej kolumnie będą unikalne dla każdego rekordu. W przypadku potrzeby posortowania wpisów według wybranego kryterium możemy to zrobić bez obawy, że nie będzie można przywrócić pierwotnej kolejności.
