Najważniejsze wyzwania związane z wdrożeniem KSeF w JST

Wdrożenie zmian dostosowujących do nowych wymogów fakturowania poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest dużym wyzwaniem nie tylko w aspekcie technicznym. Jest to proces skomplikowany i wielowymiarowy, wymaga wprowadzenia zmian w procesach związanych z wystawianiem i odbiorem faktur, w procedurach wewnętrznych, regulaminach i umowach z kontrahentami. Zmiany muszą wdrożyć wszystkie jednostki już od 1 lutego 2026 r. Od tego momentu wszystkie jednostki będą bowiem zobowiązane do odbioru faktur ustrukturyzowanych z centralnego systemu fakturowego. Natomiast obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie wchodził w trzech etapach. W pierwszym terminie do wystawiania faktur w KSeF będą zobowiązane największe jednostki, których obroty z tytułu działalności gospodarczej w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł brutto. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie pozostałe jednostki, z wyjątkiem najmniejszych, które nie osiągają miesięcznej wartości sprzedaży brutto w wysokości 10 000 zł – będą one zobowiązane do wystawienia faktur w KSeF od 1 stycznia 2027 r.Nie wszystkie regulacje i założenia techniczne dotyczące KSeF są jednoznaczne, a dodatkowych problemów nastręcza specyfika jednostek samorządu terytorialnego (JST), które po centralizacji rozliczeń VAT stanowią jednego podatnika VAT posługującego się dla potrzeb VAT jednym NIP. W artykule przedstawione zostały największe wyzwania, z którymi muszą zmierzyć się jednostki samorządowe w związku z wprowadzaniem zmian dostosowujących do KSeF.

1. Obsługa faktur zakupowych

Kluczowym zagadnieniem z perspektywy stosowania KSeF przez jednostki sektora finansów publicznych jest kwestia dostępu do otrzymywanych poprzez KSeF faktur zakupowych przez różne jednostki organizacyjne, tj. jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe wchodzące na gruncie VAT w skład JST. Dodatkowym nowym elementem, który jeszcze skomplikuje proces obsługi faktur zakupowych, będą faktury za wydatki pracownicze, które również wpłyną do jednostek poprzez KSeF, ponieważ nie zostaną tak jak obecnie wydane pracownikowi, który pokrył wydatek z własnych środków finansowych.