Gdy korzystasz z programu finansowo-księgowego...

1. Jak wybrać system finansowo-księgowy dla przedsiębiorstwa

Zakup systemu finansowo-księgowego dla przedsiębiorstwa zawsze należy rozpatrywać pod kątem jego potrzeb. Ważna jest przy tym wielkość firmy, w której dane rozwiązanie informatyczne ma funkcjonować. Na rynku mamy do czynienia z prawdziwym bogactwem tych rozwiązań. Z tego też względu niezmiernie trudno jest wskazać na konkretnego producenta.

Wybór systemu finansowo-księgowego dla przedsiębiorstwa należy poprzedzić m.in.:

l badaniem jego zgodności z ustawą o rachunkowości,

l sprawdzeniem pod kątem dostępności uaktualnień, aby uniezależnić się od firmy oferującej oprogramowanie w momencie zmiany przepisów,

l porównaniem z innymi programami w zakresie łatwości użytkowania oprogramowania,

l sprawdzeniem możliwości transmisji danych „do” i „z” systemu finansowo-księgowego,

l sprawdzeniem możliwości łatwego przeprojektowania planu kont w kolejnym roku rozliczeniowym,

l porównaniem czasu obsługi bazy danych dla realizacji potrzeb przedsiębiorstwa (o tę kwestię można zapytać np. inne przedsiębiorstwa użytkujące to oprogramowanie).

Analiza porównawcza, nawet ta przeprowadzona przez bardzo dobrego niezależnego eksperta, w zakresie dostępnych na rynku systemów finansowo-księgowych w zasadzie nie pozwala na stwierdzenie, że którykolwiek z nich jest najlepszy lub najgorszy. Odpowiedź na tak postawione pytanie jest zasadniczo niemożliwa. Oceny takiej może natomiast dokonać konkretne przedsiębiorstwo, które stoi przed wyborem systemu informatycznego i które ma swoje własne określone potrzeby w tym zakresie.

Na przykład niektórzy użytkownicy systemów finansowo-księgowych bardzo cenią sobie fakt, że w jednym z programów są zdefiniowane zestawienia, inni natomiast muszą mieć możliwość większego wpływu na ich ostateczny kształt i dlatego wyżej mogą oceniać inny rodzaj programu.

WAŻNE!

Niezwykle ważnym problemem, przed którym stają osoby decydujące o wyborze systemu finansowo-księgowego, jest jego zgodność z wymaganiami ustawy o rachunkowości. Producenci oprogramowania zazwyczaj zapewniają, że ich produkty są zgodne z tymi zasadami. W tym względzie jednak zawsze należy zachować ostrożność. Warto przyjrzeć się, czy poszczególne wersje tego oprogramowania faktycznie nie zawierają błędów i sprzeczności z ustawą o rachunkowości.

Wiele średnich, małych oraz mikroprzedsiębiorstw prowadzi rachunkowość finansową, używając do tego celu wielu różnych narzędzi informatycznych, które spełniają mniej lub bardziej potrzebne funkcje. W niektórych przypadkach przedsiębiorcy chcą wymienić dotychczasowe oprogramowanie, w innych natomiast dopiero je zakupić.