Świadectwo pracy - terminy obowiązujące pracodawcę i uprawnienia pracownika

Wydanie świadectwa pracy jest kluczowym obowiązkiem pracodawcy w momencie zakończenia stosunku pracy. Obowiązek ten jest bezwarunkowy i nie może być uzależniany od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Pracodawca musi dostarczyć świadectwo pracy w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy, chyba że zamierza nawiązać nowy stosunek pracy z tym samym pracownikiem w ciągu 7 dni. Jakie uprawnienia ma pracownik gdy pracodawca nie wyda dokumentu w terminie i kiedy można wnioskować o sprostowanie świadectwa pracy?

świadectwo pracy

Niezbędnik kadrowego na 2025 rok »»»

Zatrudnianie i zwalnianie pracowników 2025 »»»

Termin wydania świadectwa pracy

Zgodnie z art. 97 § 1 i 11 Kodeksu pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Jednak pracodawca nie musi wydawać pracownikowi świadectwa pracy, gdy zamierza nawiązać z nim kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Dotyczy to wszystkich rodzajów umów o pracę: umowy na okres próbny, umowy na czas określony i umowy na czas nieokreślony.

W przypadku gdy pracodawca nie zamierza dalej zatrudniać pracownika, wydawane świadectwo pracy powinno obejmować okres lub okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Nie zawsze jednak stosunek pracy nawiązuje się w dacie zawarcia umowy o pracę (aczkolwiek w praktyce tak jest najczęściej). Trzeba zwrócić uwagę, że stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy (art. 26 Kodeksu pracy).

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek. Pracownik może złożyć taki wniosek w formie papierowej lub elektronicznej. Wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy obejmującego poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy – według wyboru pracownika. Jeżeli pracownik zażąda wydania mu świadectwa pracy, to pracodawca jest zobowiązany wydać je w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej świadectwa pracy bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy nie jest możliwe, pracodawca dostarcza je pracownikowi lub tej osobie w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy za pośrednictwem poczty lub w inny sposób. Często zdarza się, że pracodawcy błędnie interpretują te postanowienia, uważając, iż każdorazowo mają 7-dniowy termin na wydanie pracownikowi świadectwa pracy.

Pracodawca musi już w dniu ustania stosunku pracy z pracownikiem mieć przygotowane świadectwo pracy i być gotowy do jego wydania pracownikowi. Odwlekanie sporządzenia i wydania pracownikowi świadectwa pracy, mimo że np. pracownik zgłasza się do pracodawcy w celu odbioru takiego świadectwa, jest niezgodne z obowiązującymi przepisami. Jeśli pracownik nie zgłosił się do pracodawcy po odbiór świadectwa pracy i pracodawca nie posiada aktualnego adresu zamieszkania pracownika, nie ma on obowiązku ustalania tego adresu. Powinien jedynie zatrzymać świadectwo w aktach osobowych pracownika, tak aby jego wydanie było możliwe w każdej chwili.

Gdy pracodawca nie wyda świadectwa pracy

Jeżeli okaże się, że pracodawca nie istnieje albo wytoczenie przeciwko niemu powództwa będzie niemożliwe z innych przyczyn, sąd rozpozna żądanie w postępowaniu nieprocesowym jako żądanie ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa pracy.

W wyroku uwzględniającym żądanie zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy sąd określi wówczas treść świadectwa pracy zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Jeżeli określenie wszystkich faktów wymienionych w tych przepisach będzie niemożliwe, sąd wskaże w wyroku co najmniej okres i rodzaj wykonywanej pracy, wymiar czasu pracy, zajmowane stanowiska oraz tryb rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli określenie trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy również będzie niemożliwe, sąd wskaże, że rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

Sprostowanie świadectwa pracy na wniosek pracownika

Gdy pracownik stwierdzi, że wskazane w świadectwie pracy dane nie są zgodne z prawdą, może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie treści świadectwa. Termin wniesienia tego wniosku wynosi 14 dni od dnia otrzymania przez pracownika świadectwa pracy. Wówczas pracodawca zmienia treść świadectwa pracy lub zawiadamia pracownika o odmowie jego zmiany. Pracownik w terminie 14 dni od zawiadomienia go o odmowie sprostowania świadectwa pracy może wystąpić do sądu pracy z żądaniem jego sprostowania. Żądanie sprostowania świadectwa pracy może być wniesione do sądu pracy również wówczas, gdy pracodawca nie zawiadomi pracownika o odmowie sprostowania świadectwa pracy. W przypadku uwzględnienia przez sąd powództwa pracownika pracodawca jest zobowiązany, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się wyroku sądu w tej sprawie, wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy.

Pracownikowi nie zawsze jednak przysługuje prawo wniesienia odwołania o sprostowanie treści świadectwa pracy. Potwierdza to uchwała Sądu Najwyższego z 4 listopada 2009 r. (I PZP 4/09, OSNP 2010/13–14/154). Zgodnie z nią pracownik nie może skutecznie dochodzić sprostowania świadectwa pracy w części dotyczącej stwierdzenia, że stosunek pracy został rozwiązany przez pracodawcę bez wypowiedzenia z winy pracownika, kwestionując zgodność z prawem tego rozwiązania, jeżeli wcześniej pracownik nie wystąpił z powództwem o roszczenia z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 56 Kodeksu pracy.

Pracownikowi przysługuje także roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Pracownik będzie musiał w takim przypadku dowieść przed sądem, że poniósł z tego tytułu szkodę, np. w postaci niemożności podjęcia zatrudnienia. Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia, jakie było należne pracownikowi za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.

Oprac. Katarzyna Bogucka