NOWOŚĆ w Twoim INFORLEX: Dokumentacja kadrowa 2025. Zasady prowadzenia i przechowywania

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to nie tylko wymóg prawny, ale także kluczowy element sprawnego zarządzania kadrami w każdej firmie – niezależnie od jej wielkości, czy formy działalności. Właściwie uporządkowane akta osobowe ułatwiają dostęp do informacji, wspierają płynność procesów kadrowych i minimalizują ryzyko błędów, które mogą skutkować karami finansowymi. Pracodawcy mają dziś możliwość wyboru formy prowadzenia dokumentacji – papierowej lub elektronicznej – jednak każda z nich wiąże się z określonymi obowiązkami, zwłaszcza w zakresie archiwizacji. Jakie dokumenty wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej? Jak je poprawnie prowadzić i gdzie przechowywać, by działać zgodnie z przepisami? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w najnowszym poradniku INFORLEX.

akta osobowe pracownika część a b c d e dokumentacja pracownicza jakie dokumenty 2025

Obecnie pracodawca ma wybór, czy gromadzić dokumenty związane ze stosunkiem pracy i akta osobowe w formie papierowej czy elektronicznej. Obowiązek ich archiwizacji wynosi co do zasady 10 lat, ale nie w przypadku wszystkich pracowników. Niekiedy przechowywanie dokumentów trwa nawet 50 lat. Dlatego pracodawca jest zobligowany do przekazywania raportów informacyjnych do ZUS, jeśli chce skorzystać z krótszego okresu przechowywania dokumentacji w stosunku do pracowników zatrudnionych w czasie przypadającym od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

Kwestię prowadzenia dokumentacji pracowniczej reguluje obecnie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, które obowiązuje od 1 stycznia 2019 r.

Na dokumentację pracowniczą składają się:

1. dokumenty osobowe, do których zaliczamy:

a) akta osobowe pracownika ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane (tzw. teczka personalna),

b) ewidencje, kartoteki, rejestry oraz wykazy,

2. dokumenty płacowe – imienne karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą dla każdego pracownika osobno.

"Dokumentacja kadrowa 2025" to praktyczna publikacja, która kompleksowo omawia zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy oraz osoby odpowiedzialne za sprawy kadrowe w firmie znajdą w niej również wzory najważniejszych dokumentów pracowniczych oraz szczegółowe wyjaśnienia, jak poprawie należy je wypełniać.

Publikacja uwzględnia najnowsze zmiany w zakresie prowadzenia dokumentacji kadrowej, takie jak dokumentowanie prawa do uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, w tym ubiegania się o zasiłek za okres tego urlopu, czy nową wysokość odpisów na zfśs w 2025 roku.

Z poradnika dowiesz się m.in.:

• gdzie przechowywać nowe dokumenty kadrowe,
• jak prowadzić dokumentację w formie elektronicznej,
• jakie są okresy archiwizacji dokumentów pracowniczych,
• jak prowadzić akta osobowe.
• na co zwrócić uwagę tworząc przepisy wewnątrzzakładowe np. regulamin wynagradzania, regulamin zfśs.
• jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy.

REDAKCJA INFORLEX

ZAPRASZAMY DO LEKTURY!