Tradycyjne akta czy e-teczka – które rozwiązanie wybierają pracodawcy

Od 2019 roku pracodawcy mają możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, mimo to większość przedsiębiorców wciąż wybiera tradycyjną formę papierową. Jak pokazuje badanie Grant Thornton, z e-teczek korzysta obecnie co dziesiąta firma, a zainteresowanie ich wdrażaniem wyraźnie słabnie. Powodem są nie tylko koszty i wyzwania organizacyjne związane z digitalizacją akt osobowych, lecz także kumulacja nowych obowiązków regulacyjnych – wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, nowych struktur JPK oraz zmiany w przepisach prawa pracy.

E-teczka czy tradycyjne akta – które rozwiązanie wybierają pracodawcy

E-teczki nadal niszowym rozwiązaniem

Siedem lat po wprowadzeniu przepisów umożliwiających prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej e-teczki nadal nie zyskały wyraźnej popularności wśród polskich przedsiębiorstw. Wyniki badania przeprowadzonego przez Grant Thornton pokazują, że mimo postępującej cyfryzacji biznesu i rosnącej świadomości korzyści płynących z digitalizacji, wdrożenie elektronicznych akt osobowych wciąż jest dla wielu organizacji wyzwaniem organizacyjnym i finansowym.

Te liczby nie są zaskoczeniem – digitalizacja akt osobowych to proces wymagający nie tylko wyboru odpowiedniego systemu informatycznego, ale też decyzji o zakresie wdrożenia (wszyscy pracownicy czy wybrane grupy), zapewnienia bezpieczeństwa danych oraz pełnej zgodności z rozporządzeniem z 2018 roku regulującym dokumentację pracowniczą. To wszystko oznacza konieczność zaangażowania budżetu, zasobów i specjalistycznej wiedzy, co wciąż stanowi barierę dla wielu firm.

O ile w 2025 roku firmy chętniej deklarowały gotowość do wdrożenia e-teczek, o tyle rok później widać wyraźną zmianę nastrojów. Odsetek przedsiębiorców deklarujących chęć digitalizacji dokumentacji pracowniczej spadł o 15 punktów procentowych (z 71,6% do 56,6%), a grupa firm niezainteresowanych tym rozwiązaniem wzrosła z 22,9% do 25%.

Przedsiębiorcy mierzą się obecnie z wdrożeniem KSeF, nowymi strukturami JPK i innymi obowiązkami raportowymi, a w obszarze kadr – z nowymi zasadami przeliczania stażu pracy czy zapowiadanymi reformami prawa pracy. W efekcie projekty digitalizacji dokumentacji pracowniczej są odkładane w oczekiwaniu na bardziej stabilny moment.

Ta sama tendencja widoczna jest w planach na najbliższy rok – elektronizację akt osobowych w ciągu 12 miesięcy zamierza wdrożyć zaledwie 27,6% firm, wobec 36,7% w 2025 roku.

Bezpieczeństwo danych pracowników

Wśród korzyści płynących z e-teczek niezmiennie dominuje szybki i łatwy dostęp do dokumentów, choć i ta zaleta jest wskazywana coraz rzadziej – w 2024 roku wymieniało ją 36% badanych firm, a w 2026 roku już tylko 28%. Wyraźnie za to zyskały argumenty związane z bezpieczeństwem. Znaczenie bezpieczeństwa przechowywania danych wzrosło aż o 11 punktów procentowych, a brak ryzyka zniszczenia lub zgubienia dokumentów wskazało 16% firm, wobec zaledwie 3% rok wcześniej. Wzrósł też odsetek przedsiębiorców doceniających redukcję kosztów – z 1% do 8%.

Te dane sugerują, że chociaż świadomość korzyści płynących z elektronizacji dokumentacji pracowniczej wciąż jest wśród przedsiębiorców obecna, zmienił się sposób jej postrzegania. Firmy patrzą na e-teczki mniej entuzjastycznie, a bardziej pragmatycznie – liczy się dla nich przede wszystkim bezpieczeństwo danych i ograniczenie ryzyka.

Cyfryzacja innych procesów kadrowo-płacowych

Wyniki raportu pokazują, że digitalizacja kadr i płac przebiega etapami – firmy chętniej elektronizują proste procesy, takie jak wnioski urlopowe czy paski płacowe, niż same akta osobowe.

Ankietowani najczęściej wskazywali na digitalizację: obiegu wniosków urlopowych (22,1%), udostępnianie pasków płacowych online (19,7%) oraz programy kadrowo-płacowe, z których są generowane dokumenty (16,4%). W tym zestawieniu e-teczki pozostają jednym z najmniej popularnych rozwiązań – wskazało je jedynie 8,5% badanych. Co istotne, żaden z analizowanych obszarów nie przekracza poziomu 25% wdrożeń, co pokazuje, że wiele firm nadal znajduje się na wczesnym etapie cyfryzacji HR.

Jak podkreśla Marta Pypłacz, Dyrektor Departamentu Outsourcingu w Grant Thornton, kierunek digitalizacji dokumentacji pracowniczej jest nieunikniony, ale tempo zmian wyraźnie spowalnia. Dane potwierdzają potrzebę etapowego podejścia do tego procesu: od uporządkowania obiegu dokumentów i odpowiedzialności, przez zapewnienie zgodności i bezpieczeństwa, aż po właściwe wdrożenie e-teczek.

Autorem raportu "Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Opinie przedsiębiorców na temat wdrożenia e-teczek." (czerwiec 2026 r.) jest Grant Thornton »

Oprac. Katarzyna Bogucka, Redakcja INFORLEX