Refundacja okularów i soczewek kontaktowych w przepisach firmowych
Szczegółowe zasady, na jakich pracodawca wywiąże się z obowiązku zapewnienia pracownikom okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, powinny zostać określone w wewnętrznym regulaminie lub procedurze. Ważne jest, aby regulacje wskazywały grupę osób uprawnionych oraz w jaki sposób pracodawca realizuje ten obowiązek - poprzez dofinansowanie lub bezpośredni zakup.
Zasady finansowania okularów i szkieł kontaktowych przez pracodawcę
Pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi okularów korygujących wzrok, a od 17 listopada 2023 r. także szkieł kontaktowych, wówczas gdy łącznie zostaną spełnione następujące warunki:
- pracownik (jak również praktykant lub stażysta) używa w pracy monitora ekranowego,
- praca z monitorem ekranowym odbywa się przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy,
- wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy z monitorem ekranowym (§ 2 pkt 4 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe).
Znowelizowane przepisy wskazują na obowiązek zapewnienia pracownikowi okularów lub szkieł kontaktowych. To oznacza, że obecnie wystarczy, aby lekarz wskazał na konieczność pracy w szkłach kontaktowych, wykluczając okulary.
Pracodawca nie może nie zgodzić się na finansowanie szkieł. Jeżeli pracownik nie ma przeciwwskazań do noszenia okularów (zgodnie z zaleceniem lekarza), nie może narzucić pracodawcy zapewnienia szkieł kontaktowych, a nie okularów; w takim przypadku każdorazowo byłaby to decyzja pracodawcy, ograniczona regulacjami wewnętrznymi, które mogą wskazywać na możliwość wyboru przez pracownika pomiędzy okularami a szkłami kontaktowymi, oraz obowiązkiem równego traktowania pracowników w zatrudnieniu.
Zapewnienie przez pracodawcę pracownikom okularów lub szkieł kontaktowych nie może oznaczać wyłącznie dofinansowania ich zakupu. Pracodawca nie może ograniczyć swojego zobowiązania jedynie do poniesienia części kosztów na nabycie okularów (lub szkieł kontaktowych) o parametrach wskazanych przez lekarza. Nie ma przy tym znaczenia, że pracownik będzie używał okularów lub szkieł także do celów prywatnych. Wysokość refundacji ma pozwolić pracownikowi na nabycie w całości okularów lub szkieł.
W przepisach wewnątrzzakładowych pracodawca wskazał, że pokrywa koszty zakupu okularów, przy czym kwota za oprawki nie może przekraczać 200 zł, a przy wyborze przez pracownika szkieł kontaktowych refundacja nie może przekroczyć 50% kosztów ich zakupu. Postanowienie o pokryciu 50% kosztów zakupu szkieł kontaktowych może wskazywać, że pracodawca nie wypełnia swojego obowiązku, ponieważ nie zapewnia w całości na swój koszt szkieł niezbędnych pracownikowi do pracy. Takich postanowień należy unikać. Trzeba jednak zaznaczyć, że pracodawca nie jest związany wyborem pracownika, jeżeli zakupił on jedne z najdroższych okularów czy szkieł kontaktowych.
Zobacz również: Okulary i szkła kontaktowe korygujące wzrok – problemy pracodawców »»»
Refundacja okularów i szkieł kontaktowych w regulaminie pracy
Wielu pracodawców zamieszcza postanowienia dotyczące refundacji zakupu okularów lub szkieł kontaktowych w regulaminie pracy, a część tworzy odrębną procedurę (najczęściej wprowadzaną zarządzeniem pracodawcy). Mimo że nie ma bezpośredniego obowiązku wprowadzania regulacji wewnętrznych w tym zakresie, to należy przyjąć, iż jest to dobre rozwiązanie. Przepisy rozporządzenia dotyczące zapewnienia pracownikowi okularów są dość lakoniczne. Jednak nie daje to pracodawcy możliwości, aby ograniczył nałożony przez przepisy obowiązek, jakim jest zapewnienie pracownikowi okularów lub szkieł. Bez względu na rodzaj regulacji wewnętrznych określających zasady zapewnienia pracownikom okularów lub szkieł kontaktowych muszą one uwzględniać w szczególności:
Regulacje wewnętrzne określające zasady zapewnienia pracownikom okularów lub szkieł kontaktowych muszą uwzględniać w szczególności:
- grupę osób uprawnionych – pracowników (a także praktykantów i stażystów) użytkujących monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, którym lekarz wykonujący badania profilaktyczne zalecił stosowanie okularów korygujących wzrok lub szkieł kontaktowych, oraz
- obowiązek zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych rozumiany nie tylko jako dofinansowanie lub refundacja ich zakupu przez pracownika, ale również zakup przez pracodawcę.
Przepisy rozporządzenia nie przewidują granicznej kwoty zwrotu, którą musi ponieść pracodawca w przypadku konieczności nabycia przez pracownika okularów lub szkieł kontaktowych. Resort finansów w interpretacji ogólnej z 16 marca 2011 r. (sygn. DD3/033/30/CRS/11/95) wskazał, że zapewnienie okularów (lub szkieł kontaktowych) może nastąpić poprzez:
- otrzymanie od pracodawcy zaleconych okularów korygujących wzrok (lub szkieł kontaktowych);
- dokonanie przez pracownika (w porozumieniu z pracodawcą) zakupu zaleconych okularów (lub szkieł kontaktowych) i otrzymanie zwrotu poniesionych na ten cel wydatków udokumentowanych wystawioną na niego fakturą. Zasadne jest w tym przypadku ustalenie przez pracodawcę kwoty przeznaczonej na okulary (lub szkła kontaktowe) i poinformowanie o tym zainteresowanych pracowników. Należy jednak wziąć pod uwagę, że wysokość środków finansowych, jakie pracodawca przeznacza na okulary (szkła kontaktowe), powinna być tak skalkulowana, aby umożliwiała zakup okularów korygujących wzrok (szkieł kontaktowych) zgodnych z zaleceniem lekarza.
Kwota graniczna dofinansowania powinna zostać ustalona w taki sposób, aby pozwolić pracownikom na nabycie okularów lub szkieł kontaktowych średniej jakości. Aby realnie ocenić wysokość dofinansowania przed uregulowaniem tej kwestii w postanowieniach wewnątrzzakładowych, zaleca się zasięgnąć informacji o cenach okularów i szkieł na rynku lokalnym.
Należy przy tym zaznaczyć, że w każdym przypadku trzeba kierować się zaleceniami lekarza. Jeżeli wskaże on na konieczność używania szkieł kontaktowych (pewne wady wzroku mogą być korygowane jedynie za pomocą szkieł) i określi ich rodzaj tak, że ograniczy wybór nie tylko odnośnie do mocy, ale również do możliwości korzystania ze szkieł dziennych czy miesięcznych, wówczas postanowienia wewnętrzne nie mogą być podstawą do niezrealizowania w pełni zobowiązania pracodawcy do ich zapewnienia. Tak samo jest przy szczególnie silnej wadzie wzroku, która wiąże się z koniecznością nabycia droższych szkieł.
Określenie przez pracodawcę kwoty granicznej zwrotu za szkła kontaktowe jest o tyle utrudnione, że ceny rynkowe szkieł o takich samych parametrach korekcyjnych mogą się znacząco różnić, szczególnie w związku z różnym czasem użytkowania szkieł. Zatem realizowanie przez pracodawcę obowiązku wskazanego w rozporządzeniu poprzez zapewnienie pracownikowi szkieł może wiązać się także z ponoszeniem regularnych obciążeń, np. miesięcznych lub kwartalnych, na ich nabywanie.
W regulaminie pracy oprócz możliwości powierzenia pracodawcy zakupu okularów lub szkieł kontaktowych dla pracownika ustalono wysokość refundacji z tego tytułu w przypadku zakupu dokonanego samodzielnie przez pracownika, biorąc pod uwagę średnie ceny okularów i szkieł. Finansowanie kosztów okularów wynosi nie więcej niż 800 zł raz na 2 lata, a szkieł kontaktowych:
- w przypadku szkieł jednorazowych – nie więcej niż 40 zł miesięcznie przez 2 lata,
- w przypadku szkieł wielorazowych – nie więcej niż 200 zł na pół roku przez 2 lata.
Podstawą do wypłaty dofinansowania do dokonanego przez pracownika zakupu okularów lub szkieł kontaktowych jest wniosek i dowód poniesienia wydatku wystawiony na pracownika. Takie postanowienia będą prawidłowe.
Więcej na ten temat: Dokumentacja kadrowa 2025. Zasady prowadzenia i przechowywania »»»
POTRZEBUJESZ POMOCY?