Ewidencja czasu pracy. Czy lista obecności jest obowiązkowa?

Ewidencja czasu pracy i lista obecności są często mylone, chociaż służą różnym celom, a każdy dokument pełni odrębną rolę. Prowadzenie listy obecności nie zwalnia pracodawcy z obowiązku ewidencjonowania czasu pracy, który jest ściśle określony w Kodeksie pracy - przypomina Państwowa Inspekcja Pracy.

Kodeks Pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami »

Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy

Każdy pracodawca, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, musi założyć i prowadzić ewidencję czasu pracy w zakresie przewidzianym odpowiednimi przepisami prawa pracy. Obowiązek ten ciąży na pracodawcy od pierwszego dnia zatrudnienia pracownika. Nie ma przy tym znaczenia, w jakim systemie i rozkładzie czasu pracy jest zatrudniony pracownik. Taki obowiązek spoczywa bowiem na pracodawcy w każdym z systemów (podstawowym, równoważnym, przerywanym, weekendowym, zadaniowym, skróconego tygodnia pracy, w ruchu ciągłym).

Jak wskazuje Państwowa Inspekcja Pracy (PIP), obowiązek ten wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy i służy prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą.

Często zdarza się, że pracodawcy błędnie interpretują postanowienia art. 149 § 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którymi w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, do pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz do pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Zapis ten nie oznacza, że w stosunku do ww. grup pracowników nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Przesądza on jedynie o braku konieczności ewidencjonowania godzin pracy.

Ewidencja czasu pracy powinna zawierać m.in.:

• liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbę godzin nadliczbowych,
• dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbę godzin dyżuru oraz miejsce jego pełnienia,
• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
• rodzaj i wymiar usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności,
• czas pracy młodocianych przy pracach wzbronionych, dozwolonych w ramach przygotowania zawodowego.

Obowiązek ten został doprecyzowany w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (§ 6 pkt 1a).

Dowolność w prowadzeniu listy obecności

W przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy, lista obecności nie jest dokumentem uregulowanym w przepisach powszechnie obowiązujących. Jak wyjaśnia PIP, jej stosowanie wynika jedynie z przepisów dotyczących regulaminu pracy, który może określać sposób potwierdzania obecności pracownika w pracy.

Pracodawca ma pełną swobodę w wyborze formy prowadzenia listy obecności – może być ona prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Co istotne, od 25 maja 2018 roku, czyli od wejścia w życie przepisów RODO, na liście obecności nie wolno zamieszczać informacji o rodzaju absencji pracownika, ponieważ naruszałoby to zasady ochrony danych osobowych.

Chociaż lista obecności może być przydatnym narzędziem organizacyjnym, nie zastępuje obowiązkowej ewidencji czasu pracy, która musi być prowadzona zgodnie z przepisami prawa pracy.

Źródło: Państwowa Inspekcja Pracy

Oprac. Katarzyna Bogucka