Uwierzytelnianie w KSeF – jak podatnicy i biura rachunkowe uzyskają dostęp do e-faktur ustrukturyzowanych

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymaga wcześniejszego uwierzytelnienia się podatnika. Dopiero po tym etapie możliwe jest pełne korzystanie z funkcjonalności systemu – od wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, przez ich przeglądanie i konwersję do formatu PDF, aż po zarządzanie uprawnieniami dla innych użytkowników, takich jak biura rachunkowe czy osoby fizyczne. W zależności od formy prawnej podatnika, proces uwierzytelnienia może przebiegać elektronicznie lub – w określonych przypadkach – w formie papierowej.

W KSeF możemy nadać następujące uprawnienia do:

1) nadawania, zmiany albo odbierania uprawnień do korzystania z KSeF lub

2) wystawiania albo dostępu do faktur ustrukturyzowanych, lub

3) wystawiania faktur w imieniu podatnika (samofakturowanie).

Przez uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika rozumie się jednocześnie uprawnienie do wystawiania faktur dokumentujących transakcje, których podatnik jest stroną jako nabywca.

W ramach KSeF mamy wybór, czy chcemy sami bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur (np. biuro rachunkowe) i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień.

Sposoby nadawania uprawnień do KSeF

Do podmiotów pierwotnie uprawnionych do korzystania z KSeF należą m.in. podatnicy. Aby korzystać z przypisanych im uprawnień, muszą uwierzytelnić się w KSeF. Gdy podatnikiem jest:

• osoba fizyczna – nie musi nic zgłaszać. Loguje się bezpośrednio do systemu, autoryzując się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym zawierającym NIP albo PESEL. Gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA w celu przypisania podpisu do danego podatnika i uwierzytelnienia się w systemie;
• osoba prawna lub jednostka nieposiadająca osobowości prawnej – bezpośrednio może się uwierzytelnić, korzystając wyłącznie z elektronicznej pieczęci kwalifikowanej zawierającej NIP. W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu uwierzytelnienia się w KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w jego imieniu do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

Obowiązuje wersja (2) tego formularza. Urząd po wprowadzeniu uprawnień do systemu będzie nas powiadamiał, wysyłając e-maila. Za pomocą formularza ZAW-FA może być zgłoszona tylko jedna osoba, która będzie nadawała dalej uprawnienia.

Z „papierowego” systemu uwierzytelniania w KSeF nie mogą korzystać:

1) samorządowe jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, urzędy gminy, starostwa powiatowe lub urzędy marszałkowskie,

2) członkowie grupy VAT.

W ich przypadku proces ten musi się odbywać tylko w formie elektronicznej.

Osoby uprawnione do korzystania z KSeF - zakres uprawnień