Organizacja urlopów wypoczynkowych przy pracy zdalnej - obowiązki pracodawcy
W dobie rosnącej popularności pracy zdalnej coraz częściej pojawiają się pytania o to, jak łączyć ten tryb pracy z prawem do urlopu wypoczynkowego. Chociaż przepisy nie różnicują zasad urlopowych w zależności od miejsca wykonywania pracy, praktyka pokazuje, że organizacja urlopu dla pracowników zdalnych może budzić pewne wątpliwości. W artykule wyjaśniamy, jakie prawa przysługują pracownikom zdalnym i jakie obowiązki spoczywają na pracodawcach.
Kodeks Pracy 2025. Praktyczny komentarz z przykładami »
Okazjonalna praca zdalna – warunki korzystania »
Urlopy pracowników zdalnych
Zgodnie z definicją zawartą w Kodeksie pracy praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Pracownicy wykonujący pracę zdalną mają takie samo prawo do urlopu wypoczynkowego jak pozostali pracownicy. Urlop ten udzielany jest na dni pracy zgodnie z obowiązującym rozkładem czasu pracy – niezależnie od tego, czy praca odbywa się wyłącznie zdalnie, hybrydowo, czy okazjonalnie poza zakładem pracy.
Nie ulega wątpliwości, że pracownikom zdalnym również przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego, który jest udzielany na dni pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy. Powyższa zasada obowiązuje niezależnie od tego, czy pracownik zdalny wykonuje pracę wyłącznie poza terenem zakładu pracy, jak również w sytuacji łączenia pracy zdalnej w poszczególnych dniach z pracą wykonywaną na terenie zakładu oraz w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej.
W przypadku pracowników zdalnych obowiązuje taki sam tryb w zakresie uzgodnień co do terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego jak w przypadku pracowników wykonujących pracę na terenie zakładu. Oznacza to, że urlop pracowników zdalnych udzielany jest albo na podstawie planu urlopów – albo na podstawie indywidualnych porozumień z pracownikami w sytuacji, gdy pracodawca nie ma obowiązku tworzenia planu.
Oczywiście podstawą udzielania urlopu są uzgodnienia poczynione w ramach planowania urlopów. Podobnie jak w przypadku pracowników wykonujących pracę na terenie zakładu, plan urlopów ustalany jest przez pracodawcę, z uwzględnieniem wniosków pracowników oraz konieczności zapewnienia normalnego toku pracy. Uwzględniając powyższe, procedury w zakresie tworzenia planu urlopów powinny uwzględniać specyfikę pracy pracowników zdalnych, którzy jak najbardziej powinni mieć zagwarantowane prawo przekazywania wniosków urlopowych w formie elektronicznej.
Pracownicy zdalni powinni być traktowani na jednakowych zasadach w zakresie dostępu do urlopu wypoczynkowego w proponowanych przez siebie terminach – uwzględniając oczywiście potrzebę zapewnienia normalnego toku organizacji pracy. W przeciwnym razie pracodawca mógłby narazić się na zarzut nierównego traktowania pracowników zdalnych w zakresie uwzględniania ich wniosków urlopowych w stosunku do pracowników wykonujących taką samą pracę na terenie zakładu.
U pracodawcy zgodnie ze zwyczajem zakładowym wnioski urlopowe będące podstawą tworzenia planu urlopów składane są w formie papierowej. Pracodawca umożliwił niektórym pracownikom wykonywanie pracy w formie zdalnej, informując ich, że również w ich przypadku wnioski urlopowe powinny być przekazane w formie papierowej – albo w ramach przesyłki pocztowej, albo w związku z osobistą wizytą na terenie zakładu pracy – po zakończeniu dniówki roboczej przez pracownika. Postępowanie pracodawcy należy uznać za nieprawidłowe. Ponieważ udział w tworzeniu planu urlopów jest obowiązkiem pracowniczym, nie można pracowników pracujących zdalnie zobowiązywać do wykonywania dodatkowych czynności poza czasem pracy – w przeciwnym razie udział w tworzeniu planu urlopów, polegający na podejmowaniu czynności poza czasem pracy, będzie mógł być kwalifikowany w kategoriach pracy w godzinach nadliczbowych lub ponadwymiarowych.
Urlop z laptopem?
Praca zdalna, w tym przekazanie pracownikowi zdalnemu mobilnego sprzętu do wykonywania pracy – laptopa, oraz pozwolenie pracodawcy w zakresie możliwości korzystania z niego w czasie wolnym od pracy może sprzyjać sytuacjom, kiedy to pracodawca chciałby zlecać poszczególne czynności składające się na pracę zdalną podczas urlopu wypoczynkowego. Takiej sytuacji nie sposób w praktyce wykluczyć zarówno w przypadku, gdy pracownik korzystałby z urlopu przebywając w domu, jak i spędzając urlop poza miejscem zamieszkania, zabierając ze sobą komputer będący własnością pracodawcy.
Pracodawca chcąc zobowiązać pracownika zdalnego będącego na urlopie do wykonywania nawet okazjonalnych i krótkotrwałych czynności składających się na umówioną pracę, w tym przykładowo w zakresie zastępstwa nieobecnego pracownika – który nie ma dostępu do komputera służbowego, musi mieć świadomość, że takie działania są nieprawidłowe. Sytuacja, w której pracownik miałby jednocześnie łączyć urlop wypoczynkowy z wykonywaniem pracy, nawet w ograniczonym zakresie jest sprzeczna z celem urlopu wypoczynkowego, jakim jest brak wykonywania jakiejkolwiek pracy, przynajmniej na rzecz pracodawcy udzielającego urlopu.
Zgodnie z planem urlopu pracownik zdalny rozpoczął wykorzystywanie 2-tygodniowego urlopu wypoczynkowego. W ostatnim dniu pracy podczas rozmowy z pracodawcą pracownik przyznał się, że będzie spędzał urlop w miejscu zamieszkania – czyli w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Pierwszego dnia urlopu pracodawca telefonicznie skontaktował się z pracownikiem zdalnym, aby ten sprawdził pocztę elektroniczną i zastosował się do informacji zawartej w wiadomości. Pracownik wykonał polecenie pracodawcy, co wiązało się z koniecznością realizacji dodatkowych zadań w wymiarze kilku godzin – niższym jednak niż pełna dniówka robocza pracownika zdalnego.
W powyższym przypadku należy przyjąć, że doszło do nieformalnego odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego, niezależnie od faktu, że pracownik nie musiał wykonywać pracy przez pełne 8 godzin. W takiej sytuacji przyjmując, że pracownik zdalny nie mógł wykorzystywać urlopu zgodnie z przeznaczeniem, obowiązkiem pracodawcy będzie udzielenie dodatkowego dnia urlopu w innym terminie.
Przeczytaj więcej na ten temat: Urlopy wypoczynkowe. Udzielanie, ustalanie wymiaru i rozliczanie wynagrodzenia »
POTRZEBUJESZ POMOCY?