Czy KSeF umożliwi dodawanie załączników do faktury

Od 1 stycznia 2026 roku podatnicy będą mogli przesyłać do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) faktury wraz z załącznikami. To istotna zmiana, która ma na celu ułatwienie dokumentowania złożonych transakcji handlowych, szczególnie tym przedsiębiorcom, którzy ze względu na specyfikę działalności muszą przekazywać szczegółowe dane podatkowe. Nowa funkcjonalność będzie dostępna wyłącznie po przesłaniu do KSeF zgłoszenia w sprawie przesyłania faktur z załącznikiem i jego zaakceptowaniu przez Szefa KAS.

Nowa struktura faktury FA(3) wystawianej w KSeF »

Faktura z załącznikiem w KSeF

Przesyłanie faktur do KSeF wraz z załącznikiem, będzie możliwe, gdy będzie dotyczyć czynności o złożonej liczbie danych w zakresie:

• jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub
• wykonywanych usług lub cen jednostkowych.

Rozwiązanie to skierowane jest głównie do dostawców mediów, operatorów telekomunikacyjnych oraz dystrybutorów paliw, którzy regularnie muszą przekazywać obszerne zestawienia szczegółowych danych w swoich fakturach. Przykładowo, w przypadku faktury dokumentującej sprzedaż energii elektrycznej, w załączniku, wraz ze szczegółowymi danym dotyczącymi zużycia w podziale na poszczególne punkty poboru dopuszcza się zawarcie informacji typowo branżowych np. numer punktu poboru, adres punktu poboru, numer licznika, dane grupy taryfowej czy moc umowna.

Załączniki będą stanowić integralną część faktury, a całość będzie nazywana „fakturą z załącznikiem".

Dla jednej faktury ustrukturyzowanej będzie można przygotować jeden załącznik. Do KSeF nie będą przyjmowane załączniki w postaci osobnych od faktury plików. Nie będą przyjmowane również załączniki w postaci plików tj. np. pdf, jpg.

Procedura zgłoszeniowa

Funkcjonalność przesyłania załączników do KSeF stanowi dodatkową funkcjonalność systemu i w związku z tym nie będzie dostępna domyślnie w API KSeF dla wszystkich podatników. Możliwość przesyłania załącznika do faktury będzie przypisana do konkretnego podatnika tzn. do danego NIP np. jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki.

Aby podatnik (osoba fizyczna lub wskazana przez niego osoba fizyczna) mógł wystawiać i przesyłać faktury z załącznikiem, konieczne będzie: złożenie zgłoszenia do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego. Zgłoszenie to powinno zawierać m.in. informacje o sposobie korzystania z tej funkcji oraz oświadczenie o świadomości konsekwencji wynikających z nieprzestrzegania zasad wystawiania i przesyłania takich faktur. Podatnik będzie również zobowiązany do zgłoszenia zamiaru zaprzestania wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem - również za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego.

Szef KAS będzie potwierdzał możliwość wystawiania faktur z załącznikiem oraz powiadamiał o odebraniu tej możliwości w drodze czynności materialno-technicznej. Podatnik będzie również zobowiązany do zgłoszenia zamiaru zaprzestania wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem.

Co istotne, przesyłanie faktur z załącznikami będzie miało charakter dobrowolny. Przedsiębiorcy sami zdecydują, czy chcą korzystać z tej funkcjonalności w zależności od swoich potrzeb biznesowych.

Źródło: INFORLEX/MF

Oprac. Katarzyna Bogucka