E-faktury w KSeF. Nowa struktura logiczna FA(3) od 1 lutego 2026 r.

Od 1 lutego 2026 r. w życie wejdzie obowiązkowa wersja KSeF 2.0 oraz nowa struktura logiczna faktury FA(3), która zastąpi dotychczasową FA(2). Oznacza to, że wszystkie faktury ustrukturyzowane – zarówno pierwotne, korygujące, jak i rozliczające – wystawiane od tej daty będą musiały być zgodne z FA(3), niezależnie od daty dokumentu źródłowego. Nowa struktura wprowadza szereg zmian, m.in. możliwość oznaczania pracownika jako nabywcy, dodawania załączników do faktury oraz bardziej elastyczne sposoby określania terminu płatności.

1 lutego 2026 r. KSeF 2.0 zostanie udostępniony w wersji obowiązkowej dla wszystkich użytkowników. Tego samego dnia struktura logiczna FA(3) zastąpi obecnie obowiązującą strukturę logiczną FA(2). Oznacza to, że do wszystkich faktur ustrukturyzowanych wystawianych od 1 lutego 2026 r. w KSeF będziemy stosowali nową strukturę. Do tego czasu stosujemy strukturę FA(2). Jak poinformowało Ministerstwo Finansów, strukturę logiczną e-faktury w wersji FA(3) będziemy wykorzystywać od 1 lutego 2026 r. także do wystawienia:

• faktur korygujących, w sytuacji gdy faktura pierwotna, której dotyczy faktura korygująca, została wystawiona przed 1 lutego 2026 r. przy użyciu struktury FA(2) lub FA(1),

• faktur rozliczających, w przypadku gdy faktura zaliczkowa została wystawiona przed 1 lutego 2026 r. przy użyciu struktury FA(2) lub FA(1).

Dane pracownika na fakturze

Nowym rozwiązaniem, które pojawiło się w strukturze logicznej w wersji FA(3), jest możliwość oznaczania zakupów dokonywanych przez pracowników w imieniu pracodawcy.

W tym celu w sekcji Podmiot3 w polu Rola trzeba będzie wpisywać znacznik 11 – „Pracownik”. W takim przypadku sprzedawca będzie musiał poza wskazaniem wartości „11” w polu Rola w elemencie DaneIdentyfikacyjne w polu BrakID podać „1”, a w polu Nazwa imię i nazwisko pracownika. Będzie można również wskazać dane adresowe pracownika (element Adres, AdresKoresp) i jego dane kontaktowe (element DaneKontaktowe zawierający pola Email i Telefon), ale są to pozycje fakultatywne.

Nowa rola została wprowadzona, aby usprawnić rozliczanie tzw. wydatków pracowniczych (gdy np. pracownik w trakcie podróży dokonuje zakupów).

Załączniki do faktury

Nowa struktura będzie umożliwiała dołączenie do faktury załącznika w formie ustrukturyzowanej. Jak wynika z projektu ustawy zmieniającej ustawę o VAT, będzie to możliwe po zgłoszeniu Szefowi KAS takiego zamiaru. Załącznik będzie można dołączyć do faktury w przypadku czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług, cen jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku (cen jednostkowych netto). Zgłoszenie będzie można złożyć za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym, najwcześniej od 1 stycznia 2026 r.

Zmiany w informacjach o płatnościach

Wprowadzono również wiele zmian dotyczących wpisywania informacji o płatnościach na fakturze.

Umożliwiono wskazanie formy płatności odrębnie dla każdej z częściowych płatności (pole FormaPlatnosci w ZaplataCzesciowa) czy podawanie na fakturze linka do płatności (pole LinkDoPlatnosci w TerminPlatnosci) lub identyfikatora płatności KSeF (pole IPKSeF w TerminPlatnosci), generowanych przez operatora płatniczego.

Zlikwidowano obowiązek podawania terminu płatności wyłącznie w formie daty w przypadku chęci podania terminu płatności na fakturze. Termin ten będzie można również wskazać poprzez określenie daty początkowej i liczby dni od tej daty, np. 14 dni od dnia wystawienia faktury. W takim przypadku podatnik wpisze ten opis w polu TerminOpis. Gdy termin płatności będzie wskazany w formie daty, zostanie wpisany w polu Termin. Wypełnianie pól wskazujących na termin płatności nie jest obowiązkowe.

Autor: Joanna Dmowska