Tryb offline24 w KSeF. Jak będą wystawiane faktury?

Obowiązek korzystania z systemu e-fakturowania wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. dla dużych firm, od 1 kwietnia 2026 r. obejmie pozostałych przedsiębiorców, a od 1 stycznia 2027 r. najmniejsze podmioty. Podstawowym sposobem wystawiania faktur będzie tryb online, polegający na przesyłaniu dokumentów w czasie rzeczywistym do KSeF. Ustawodawca przewidział jednak wyjątek – możliwość bezterminowego korzystania z trybu offline24.

ksef, faktury

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF budzi wiele obaw wśród przedsiębiorców. Jedną z nich są problemy techniczne zarówno po stronie samego systemu, jak i po stronie użytkowników. Z tego powodu przepisy ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) w zakresie KSeF przewidują od 1 lutego 2026 r. kilka trybów, aby poradzić sobie z takimi właśnie problemami. Należą do nich:

• awaria zwykła (art. 106nh ustawy o VAT),
• awaria ogłoszona w mediach (art. 106ne ustawy o VAT),
• niedostępność systemu (art. 106nh ustawy o VAT).

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1203) wprowadza na stałe, dodatkowo, możliwość wystawiania i przesyłania do KSeF faktur w trybie offline24 (art. 106nda ustawy o VAT). Tryb ten ma na celu wzmocnienie pewności obrotu gospodarczego w sytuacji, gdy podatnik napotka trudności z wystawianiem i przesyłaniem e-faktur do systemu w czasie rzeczywistym lub generalnie specyfika jego działalności uzasadnia stosowanie tego trybu. To oznacza, że każdy podatnik może stosować ten tryb na co dzień.

Faktury w trybie offline24

Warunkiem skorzystania z trybu offline24 jest wystawienie faktury zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym przez MF i niezwłoczne jej przesłanie do systemu KSeF. Faktura będzie musiała być przesłana do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.

Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu nowelizacji, wprowadzenie trybu offline24 jest odpowiedzią na obawy przedsiębiorców, że dokumenty przesyłane do KSeF mogą nie zostać przyjęte w czasie rzeczywistym. W takiej sytuacji nabywca nie otrzymałby faktury w momencie dokonania transakcji, co mogłoby utrudnić i spowolnić prowadzenie działalności. Warto podkreślić, że skorzystanie z trybu offline24 jest dobrowolne. Może on być przydatny m.in. w razie problemów z wystawieniem faktury online, a także przy wystawianiu dokumentów dla podmiotów niezarejestrowanych jako podatnicy VAT, nieposiadających NIP (w tym konsumentów i kontrahentów zagranicznych), czy podmiotów korzystających ze zwolnienia w procedurze SME.

Faktury w trybie offline 24 będą wystawiane według struktury logicznej XML i przesyłane do systemu KSeF, jednak nie w czasie rzeczywistym. Podatnik ma na to czas (jeden dzień roboczy od dnia wystawienia), zatem nie musi tego robić od razu, byleby zdążył w wymaganym terminie.

Pamiętać jednak należy, że w przypadku gdy nabywcą jest przedsiębiorca „krajowy” posługujący się NIP – fakturę wystawioną w trybie offline24 otrzymuje w KSeF. Przepisy nie przewidują wydania tego dokumentu nabywcy w inny sposób niż przy użyciu KSeF. Dlatego w zakresie ustalenia momentu powstania prawa do odliczenia u nabywcy uwzględnia się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.

Faktura wystawiona w trybie offline24, udostępniana poza KSeF, będzie musiała zostać opatrzona dwoma kodami QR (art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT). Inaczej niż w przypadku faktury ustrukturyzowanej przesłanej do KSeF w czasie rzeczywistym, udostępnionej następnie poza systemem. Taka faktura będzie oznaczana tylko jednym kodem weryfikującym.

Faktura oznaczona w ten sposób posiada pełną moc prawną i stanowi prawidłowy dokument księgowy.

Certyfikat zagwarantuje autentyczność faktury

Aby wystawić fakturę w nowym trybie offline24, podatnik będzie musiał wcześniej pobrać certyfikat KSeF. Dokument ten potwierdza tożsamość wystawcy i stanowi niezbędny element procesu wystawiania faktur poza systemem. Faktury wystawione w trybie offline24 i udostępniane wyłącznie w KSeF nie będą podlegały oznaczaniu kodami QR.

Dzięki temu nabywca, otrzymując fakturę oznaczoną specjalnym kodem QR, zyska potwierdzenie, że dokument został prawidłowo wystawiony i jest w pełni wiarygodny.

Od 1 listopada 2025 r. ma zostać zapewniona możliwość wcześniejszego poboru certyfikatów KSeF w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, a także gdy podatnik będzie korzystał z wystawiania faktur w nowym trybie offline24.

Jak ustalić datę wystawienia i otrzymania faktury wystawionej w trybie offline24

Za datę wystawienia faktury w trybie offline24 uznaje się datę wskazaną przez podatnika na tej fakturze, zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT (art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT).

Za fakturę wystawioną w trybie offline24 będzie uznawać się również fakturę ustrukturyzowaną wystawioną w trybie online, w sytuacji gdy data jej przesłania do KSeF jest późniejsza niż data wskazana przez podatnika na tej fakturze, zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. W takim przypadku uznaje się, że datą wystawienia faktury jest data wskazana na fakturze. Jak wynika z uzasadnienia do projektu ustawy zmieniającej, zmiana statusu faktury na offline24 następuje jedynie w systemie.

Z kolei datą otrzymania takiej faktury, gdy nabywcą jest:

1) przedsiębiorca krajowy posługujący się NIP – będzie data przydzielenia numeru w KSeF,

2) podmiot, który nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej na potrzeby wystawienia faktury i jest podmiotem innym niż zarejestrowany na potrzeby podatku, w tym podmiot zagraniczny lub podmiot korzystający ze zwolnienia w procedurze SME – będzie data faktycznego otrzymania dokumentu.

Autor: Patrycja Kubiesa