Udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego bez zgody pracownika

Zgodnie z ogólną zasadą, urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany do końca roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył do niego prawo – najlepiej zgodnie z planem urlopowym ustalonym przez pracodawcę. Kodeks pracy dopuszcza jednak wyjątek: w szczególnych przypadkach możliwe jest przesunięcie urlopu na okres do końca września kolejnego roku. W takich sytuacjach pojawia się pytanie, czy pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin zaległego urlopu, nawet bez zgody pracownika. Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna – stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy i Sądu Najwyższego wskazują odmienne ścieżki postępowania.

Urlopy wypoczynkowe. Udzielanie, ustalanie wymiaru i rozliczanie wynagrodzenia »

Czy pracodawca może jednostronnie wysłać pracownika na zaległy urlop

Pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem urlopów lub, w przypadku jego niesporządzenia, po porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu w terminie uzgodnionym z pracownikiem, jeżeli doszło do przesunięcia urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem (§ 5 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop). Powstaje w związku z tym wątpliwość, czy pracodawca może skierować pracownika bez jego zgody na zaległy urlop, jeżeli mija już termin jego udzielenia, a pracownik nie zgadza się na jego wykorzystanie.

Problem ten rozpatrywał Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05, OSNP 2006/23–24/354, M.P.Pr. 2006/3/119), w którym uznał, że pracodawca może jednostronnie udzielić pracownikowi zaległego urlopu, mimo że ten odmawia jego wykorzystania. Stanowisko to potwierdzają również wyroki Sądu Najwyższego z 7 maja 2008 r. (sygn. akt II PK 313/07, OSNP 2009/17–18/229) i 2 września 2003 r. (sygn. akt I PK 403/02, OSNP 2004/18/310).

Możliwość wysłania pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy przez pracodawcę, nawet gdy pracownik nie wyraża na to zgody, potwierdziło również Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację nr 8918 z 6 sierpnia 2020 r. w sprawie udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego, według której:

Inne zdanie w tej kwestii prezentuje Państwowa Inspekcja Pracy. Zdaniem PIP (sygn. GNP-110-4560-46/07/PE), nawet gdy kończy się termin na udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego, pracodawca powinien ustalić z pracownikiem termin wykorzystania tego urlopu.

Dwie procedury udzielania zaległego urlopu

Wobec takich rozbieżności interpretacyjnych od uznania pracodawcy zależy, czy udzieli pracownikowi zaległego urlopu w ustalonym z nim terminie, czy bez jego zgody. W razie zarzutów ze strony PIP dotyczących nieuzyskania zgody pracownika na udzielenie mu zaległego urlopu pracodawca może powołać się na ww. wyrok Sądu Najwyższego. Gdyby w tej sprawie powstał spór z PIP lub pracownikiem, sąd pracy rozstrzygnie, czy postępowanie pracodawcy było prawidłowe. Sąd pracy może natomiast kierować się wcześniejszym orzecznictwem Sądu Najwyższego w tej kwestii.

Udzielenie urlopu zgodne ze stanowiskiem PIP

Jeżeli pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego, a pracodawca chce postąpić zgodnie ze stanowiskiem PIP i udzielić mu tego urlopu w terminie z nim ustalonym, to powinien przed zakończeniem września:

Krok 1. Poinformować pracownika na piśmie o konieczności wykorzystania zaległego urlopu.

Krok 2. Wskazać na piśmie kilka terminów wykorzystania zaległego urlopu.

Krok 3. Sporządzić notatkę służbową, jeżeli pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu w terminie do 30 września (taką notatkę powinni podpisać świadkowie tego zdarzenia, np. pracownik kadr).

Postępując w ten sposób, pracodawca będzie miał dowód w przypadku kontroli PIP, że chciał udzielić pracownikowi zaległego urlopu, ale ten odmówił jego wykorzystania.

Jednostronne udzielenie urlopu zgodne ze stanowiskiem SN

Natomiast gdy pracodawca chce postąpić zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego i udzielić zaległego urlopu pracownikowi bez jego zgody przed końcem września, powinien:

Krok 1. Wskazać mu na piśmie termin udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego.

Krok 2. W razie stawienia się pracownika w pracy w czasie udzielonego zaległego urlopu odmówić mu dopuszczenia do pracy.

Krok 3. Zaznaczyć w ewidencji czasu pracy termin wykorzystania zaległego urlopu.

Autor: Marek Skałkowski