Jakie znaczenie mają daty w fakturach ustrukturyzowanych

Wdrażanie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur wprowadza istotne zmiany w zakresie określania dat wystawienia i doręczenia faktur ustrukturyzowanych. Data przesłania faktury do systemu nie zawsze będzie oznaczać datę jej wystawienia, a różnice między trybami online, offline i offline24 wprowadzają nowe zasady interpretacji dat, które mogą mieć kluczowe znaczenie dla rozliczeń podatkowych.

Krajowy System e-Faktur. Wdrożenie w firmie »

Inaczej niż to było pierwotnie zakładane przez ustawodawcę, wbrew brzmieniu art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, nie zawsze data przesłania faktury do KSeF będzie wyznaczała datę jej wystawienia. Taka będzie ogólna zasada. Ponieważ jednak w KSeF będą występowały dwa tryby wystawiania faktur: tryb online i offline, pod tym względem należy je przenalizować w zakresie znaczenia wykazanych na nich dat.

Tryby wystawiania faktur w KSeF

Data wystawienia faktury w trybie online

Tryb online to wystawianie faktur polegające na wysyłce pliku faktury w czasie rzeczywistym do KSeF. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Datą wystawienia faktury w trybie offline24 będzie data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.

Natomiast gdy podatnik wystawi fakturę „online”, ale data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data zadeklarowana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA, wówczas datą wystawienia faktury w trybie online będzie data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.

Data wystawienia faktury w trybach offline

Tryb offline sprowadza się do wystawienia faktury poza KSeF i dosłania jej później do systemu w określonym ustawowo terminie. Tryb offline to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie zaplanowanych prac serwisowych KSeF. Dzięki temu rozwiązaniu, pomimo czasowej niedostępności systemu, procesy związane z wystawianiem faktur będą przebiegały płynnie i nieprzerwanie. Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej w BIP MF awarii albo niedostępności KSeF będzie mógł wystawić fakturę w trybie offline.

Datą wystawienia faktury w trybie offline będzie:	Datą otrzymania faktury w trybie offline będzie:
data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.	data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, gdy jest wcześniejsza niż data faktycznego otrzymania i nie dotyczy podmiotów wymienionych w art. 106gb ustawy o VAT, którym dostarcza się faktury poza KSeF, albo data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w pozostałych przypadkach.

Tryb offline24 to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem. Rozwiązanie stanowi odpowiedź na obawy przedsiębiorców związane z wydłużonym czasem oczekiwania na przetworzenie się faktur w KSeF. Każdy podatnik będzie mógł wystawiać faktury w trybie offline24. Ustawa nie zawiera ograniczeń w tym zakresie.

Datą wystawienia faktury w trybie offline24 będzie:	Data otrzymania faktury w trybie offline24 to:
data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury.	data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, data faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę – w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, czyli m.in. podmiotowi zagranicznemu, konsumentowi czy nabywcy bez NIP (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób uzgodniony).

Ważne

W każdym przypadku wysyłki faktury offline do KSeF w innym dniu niż wskazany w samym dokumencie za datę wysyłki będzie uznawana data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 schemy FA(3). Za datę otrzymania, gdy nabywcą jest przedsiębiorca krajowy z NIP, będzie uznawana data przydzielenia numeru w KSeF.

Antydatowanie faktur w KSeF

Efekt jest taki, że w każdym przypadku faktura ustrukturyzowana będzie uznawana za wystawioną w dniu wskazanym w jej treści, bez względu na to, czy będzie to identyfikowane formalnie z uwzględnieniem dnia wysyłki do KSeF czy poprzez odwołanie się do informacji z pola P_1. W szczególności w tych przypadkach, w których prawodawca wiąże skutek podatkowy z datą wystawienia faktury, podatnicy muszą zwracać na to szczególną uwagę, a tak jest np. w przypadku niektórych świadczeń, jak np. roboty budowlane, najem, leasing, dostarczanie tzw. mediów (woda, energia, gaz, usługi telekomunikacyjne) i innych wskazanych przez prawodawcę. W takich przypadkach może się okazać, że pomimo fizycznego wystawienia faktury w terminie późniejszym data jej wystawienia będzie wcześniejsza. Przy tym nie chodzi o automatycznie prezentowaną datę systemową wskazaną w nagłówku w polu DataWytworzeniaFa, ale o datę wskazaną przez samego podatnika w polu P_1. Swoją drogą może pojawić się obawa, że skoro organ będzie widział to, kiedy dokument został fizyczne wystawiony (DataWytworzeniaFa), kiedy był przesłany do KSeF i będzie znał datę wpisaną (de facto dowolnie) przez podatnika w polu P_1, może zainteresować się podatnikami, którzy nagminnie będą w ten sposób antydatowali faktury.

Nie sposób pominąć faktu, że poprzez tego rodzaju rozwiązania, jakie prawodawca daje do dyspozycji podatników w KSeF, może dochodzić do nadużyć. Otóż bodaj pierwszy raz w całej historii polskiego fakturowania ustawodawca wprowadza legalne, systemowe antydatowanie faktur, czyli działanie, które dzisiaj jeszcze prowadzi do nierzetelności faktury i jako takie jest sankcjonowane karami z KKS. Warto przy okazji wspomnieć, że inaczej, niż to było pierwotnie zakładane, data „zaszyta” w numerze KSeF nie zawsze będzie odpowiadała formalnej dacie wystawienia faktury.

Autor: Radosław Kowalski

Przeczytaj więcej na ten temat: Jak wystawiać, pobierać i rozliczać faktury ustrukturyzowane w okresie przejściowym wprowadzania KSeF »